Självkostnad tid - principer & beräkningsmall

URKRAFT:s experter svarar*: Schabloner eller á-timpriser kan vara enklare att administrera, men de behöver inte motsvara den individuellt beräknade självkostnaden för den person som utför arbetet.

Två personer med samma roll kan ha olika lön och därmed olika lagstadgade och kollektivavtalade kostnader. Skillnaden i självkostnad tid kan därför vara betydande.

Om en roll exempelvis ersätts med ett á-timpris på 750 kronor per timme, men personens beräknade självkostnad är 650 kronor, uppstår en marginal på 100 kronor per timme innan entreprenörsarvodet läggs på. Om självkostnaden i stället är 850 kronor får entreprenören inte täckning för den kostnad som enligt modellen ska ersättas.

En avvikelse på 100 kronor per timme kan låta liten, men motsvarar 100 000 kronor vid 1 000 arbetade timmar för en person. I en entreprenad med exempelvis fem tjänstemän och fem yrkesarbetare kan motsvarande avvikelse innebära 1 miljon kronor vid samma antal arbetade timmar per person.

Schabloner och á-timpriser kan därmed skapa ekonomiska incitament kopplade till vilken person som används i projektet. Det riskerar att skapa dolda marginaler eller kostnader och motverka de principer om öppenhet, transparens och gemensam ekonomi som partnering bygger på.

Vår modell utgår därför från den individuellt beräknade och verifierbara självkostnaden för den person som utför arbetet. Det skapar också spårbarhet mellan den person vars självkostnad har beräknats och den person vars arbetade tid redovisas och ersätts i projektet.

Schabloner kan däremot vara lämpliga för enskilda beräkningsfaktorer där individuell beräkning inte är ändamålsenlig. I vår modell används exempelvis branschstatistik för sjukfrånvaro och föräldralön som gemensam beräkningsgrund. Schabloner kan även användas som stöd vid budgetering och kalkylering, men ska då inte förväxlas med den individuellt beräknade självkostnad tid som ligger till grund för ersättningen.

URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid ska motsvara entreprenörens definierade och verifierbara kostnad för den arbetade timmen enligt beräkningsprinciperna. Det är en grundläggande princip i en transparent partneringaffär.

Om ersättningen överstiger självkostnaden uppstår en marginal i timkostnaden. Om ersättningen understiger självkostnaden får entreprenören i stället en kostnad som behöver finansieras någon annanstans i affären. Båda situationerna riskerar att skapa ekonomiska incitament som motverkar den öppenhet och transparens som partnering bygger på.

En tydlig ersättningsmodell ska därför skilja mellan kostnad och vinst. Beställaren ska ersätta den definierade självkostnaden fullt ut, men inte mer. Entreprenören ska samtidigt kunna göra en sund och tydlig affär genom det entreprenörsarvode som parterna har konkurrensutsatt och avtalat.

Det minskar behovet och incitamentet att skapa marginaler eller kompensera kostnader på andra delar av entreprenaden och gör det tydligt för båda parter var entreprenörens vinst ska uppstå.

Självkostnad tid ska därför vara just självkostnad – varken mer eller mindre.

URKRAFT:s experter svarar*: Tillgänglig årsarbetstid är den arbetstid som enligt beräkningsmodellen återstår när årets möjliga arbetstid har reducerats med de tidsreducerande faktorer som ska beaktas, exempelvis semester, helgdagar, arbetstidsförkortning och sjukfrånvaro.

Den är viktig eftersom den årliga personalkostnaden ska fördelas över den tid som faktiskt utgör beräkningsgrund för arbetad tid.

Beräkningsprincipen är:

Årlig personalkostnad per anställd ÷ Tillgänglig årsarbetstid = Självkostnad tid per timme

Om årsarbetstiden sätts för högt blir självkostnaden per timme för låg. Om den sätts för lågt blir självkostnad tid för hög.

Rätt självkostnad tid förutsätter därför både rätt personalkostnad och rätt beräkningsgrund för arbetstiden.

URKRAFT:s experter svarar*: De ekonomiska spelreglerna behöver vara tydliga och kända för samtliga anbudsgivare innan anbud lämnas. Det gäller inte bara beräkningen av självkostnad tid, utan hela ersättningsmodellen – exempelvis självkostnader, entreprenörsarvode, inköp, rabatter, påslag och vilka kostnader som ska ersättas på olika sätt.

Entreprenörer har olika interna modeller för hur kostnader, påslag och marginaler hanteras. Om beställaren inte tydligt anger vilken modell som ska gälla i entreprenaden finns därför en risk att anbudsgivarna räknar på olika förutsättningar. Anbuden kan då se jämförbara ut utan att faktiskt vara det.

Det är också viktigt att de ekonomiska förutsättningarna inte förändras efter tilldelningen på ett sätt som innebär att den vinnande entreprenören får möjligheter till ersättning eller marginaler som övriga anbudsgivare inte hade kännedom om när de lämnade sina anbud. En entreprenör kan exempelvis ha vunnit upphandlingen med ett lägre entreprenörsarvode, men om nya ersättningar, påslag eller marginaler förhandlas fram efteråt förändras de ekonomiska förutsättningar som konkurrensen byggde på.

Det riskerar att sätta likabehandlingen och konkurrensneutraliteten ur spel och kan även aktualisera upphandlingsrättsliga frågor om förändringar av det upphandlade kontraktet.

Därför anser vi att beställaren redan i upphandlingen ska definiera hur självkostnader beräknas, vad entreprenörsarvodet ska täcka, hur inköp och rabatter hanteras, vilka påslag som får göras och hur övriga kostnader ska ersättas.

Det som entreprenörerna konkurrerar om ska också vara den affär som genomförs efter tilldelningen.

URKRAFT:s experter svarar*: Entreprenörsarvodet är en central del av entreprenörens affär och ska täcka de kostnader och ekonomiska åtaganden som enligt Entreprenadkontraktet inte ersätts som självkostnader eller på annat särskilt avtalat sätt. I entreprenörsarvodet ska också entreprenörens möjlighet till vinst finnas.

Det behöver därför vara tydligt redan i upphandlingen vad entreprenörsarvodet ska täcka, så att varje anbudsgivare kan bedöma sina kostnader, sin risk och vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att genomföra entreprenaden som en sund och lönsam affär.

Entreprenören ska ges möjlighet att själv prissätta sitt entreprenörsarvode i konkurrensen utifrån de förutsättningar som beställaren har angett. Det är entreprenören som bäst känner den egna verksamheten, dess kostnadsstruktur och affärsmässiga förutsättningar och som därför behöver bedöma vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att täcka de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt ge möjlighet till vinst. När förutsättningarna är tydligt angivna i upphandlingen är det också entreprenören som ansvarar för det entreprenörsarvode som lämnas i anbudet.

Om entreprenören väljer att lämna ett entreprenörsarvode som inte ger täckning för de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt möjlighet till vinst, ska detta inte kompenseras genom att kostnader eller marginaler senare flyttas till andra delar av entreprenaden. Om så sker riskerar det att motverka den öppenhet och transparens som ersättningsmodellen och partnering bygger på.

Ett entreprenörsarvode kan därför inte bedömas enbart utifrån procentsatsen. Det måste alltid bedömas tillsammans med vad arvodet ska täcka och vilka övriga ersättningsprinciper som gäller i entreprenaden.

URKRAFT:s experter svarar*: Nej. Att entreprenören har en verklig kostnad innebär inte automatiskt att kostnaden ska ingå i självkostnad tid.

Självkostnad tid omfattar de kostnader som enligt beräkningsprinciperna ska hänföras till den enskilda anställde. Andra kostnader ska hanteras enligt entreprenadens ersättningsmodell, exempelvis genom entreprenörsarvodet eller som en separat ersättningsgill kostnad om detta framgår av Entreprenadkontraktet.

Alla verkliga kostnader är alltså inte självkostnad tid, men relevanta kostnader behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.

URKRAFT:s experter svarar*: Enligt semesterlagen har en anställd rätt till 25 semesterdagar per semesterår. Genom kollektivavtal eller individuella anställningsvillkor kan den anställde ha rätt till fler semesterdagar.

I vår beräkningsmodell används den anställdes faktiska antal semesterdagar, dock högst 30 dagar. Har den anställde 25 dagar används 25, har personen 28 används 28 och vid 30 dagar eller fler används högst 30 dagar.

Semesterdagar därutöver betraktas i modellen som individuella eller företagsspecifika anställningsvillkor och ska finansieras genom entreprenörsarvodet.

Den gemensamma övre gränsen skapar likvärdiga förutsättningar och konkurrensneutralitet mellan entreprenörerna, samtidigt som den anställdes faktiska semestervillkor beaktas upp till 30 dagar.

URKRAFT:s experter svarar*: Sjukfrånvaro är en normal kostnadsfaktor för en arbetsgivare. Samtidigt ersätts entreprenören enligt modellen endast för den tid som faktiskt arbetas och redovisas i projektet. Beställaren betalar alltså inte för de timmar en medarbetare är sjuk.

Sjukfrånvaron beaktas i stället när den tillgängliga årsarbetstiden beräknas. Om den inte beaktades skulle arbetsgivarens årliga personalkostnad fördelas över fler arbetstimmar än vad som normalt är tillgängligt för arbete, vilket skulle innebära att den beräknade självkostnaden per arbetad timme blir för låg.

För att den enskilda medarbetarens faktiska sjukfrånvaro inte ska påverka beställarens kostnad använder URKRAFTs modell aktuell branschstatistik som en gemensam beräkningsgrund. Modellen blir därmed både mer förutsägbar och konkurrensneutral mellan entreprenörerna.

Kostnaden för sjukfrånvaro skulle även kunna hanteras genom entreprenörsarvodet. I så fall behöver det vara tydligt redan i upphandlingen att entreprenörsarvodet ska bära denna kostnad, så att anbudsgivarna kan ta hänsyn till detta när arvodet prissätts.

URKRAFT har i stället valt att beakta normal sjukfrånvaro vid beräkningen av tillgänglig årsarbetstid, eftersom syftet är att självkostnad tid så långt som möjligt ska motsvara entreprenörens relevanta kostnad för den arbetade timmen – varken mer eller mindre.

URKRAFT:s experter svarar*: Föräldralön är en kostnad som följer av tillämpliga kollektivavtal och är därmed en kollektivavtalad personalkostnad för arbetsgivaren. Samtidigt ersätts entreprenören enligt modellen endast för den tid som faktiskt arbetas och redovisas i projektet. Beställaren betalar alltså inte för den tid en medarbetare är föräldraledig.

Kostnaden för föräldralön försvinner däremot inte för arbetsgivaren utan behöver ha en tydlig plats i entreprenadens ersättningsmodell. Om den inte beaktas vid beräkningen av självkostnad tid behöver den i stället finansieras på annat avtalat sätt, exempelvis genom entreprenörsarvodet.

I URKRAFTs modell har vi valt att beakta föräldralön vid beräkningen av självkostnad tid. Eftersom den faktiska föräldraledigheten varierar mellan individer används aktuell branschstatistik som en gemensam beräkningsgrund, i stället för den enskilda medarbetarens faktiska uttag.

Det innebär att en entreprenör inte får högre ersättning därför att en enskild medarbetare tar ut mer föräldraledighet, och beställarens kostnad påverkas inte heller av den enskilda individens uttag.

På så sätt beaktas en kollektivavtalad personalkostnad på ett enhetligt och konkurrensneutralt sätt, utan att den enskilda medarbetarens faktiska föräldraledighet direkt påverkar projektets självkostnad tid.

URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid baseras på den anställdes lön samt de kostnader och villkor som enligt beräkningsmodellen följer av lag och tillämpliga kollektivavtal.

En arbetsgivare kan därutöver välja att erbjuda sina anställda bättre eller andra villkor. Det kan exempelvis vara högre pensionsavsättningar, semesterdagar utöver 30 dagar, friskvårdsförmåner, friskvård på arbetstid, kollektivtrafikkort eller andra individuellt framförhandlade villkor. Det kan också handla om företagsspecifika förmåner, exempelvis frukost, profilkläder eller andra personalförmåner. Sådana villkor kan vara en viktig del i företagets ambition att vara en attraktiv arbetsgivare.

I URKRAFTs modell ska dessa individuella eller företagsspecifika förmåner inte påverka självkostnad tid. De är resultatet av det enskilda företagets val och ska därför finansieras genom entreprenörsarvodet.

Det är viktigt för att skapa likvärdiga och konkurrensneutrala förutsättningar mellan entreprenörerna. En entreprenör som väljer att erbjuda mer omfattande personalförmåner ska inte genom detta automatiskt få en högre ersättning från beställaren än en entreprenör som uppfyller motsvarande lag- och kollektivavtalskrav men har valt ett annat arbetsgivarerbjudande.

Därför behöver det redan i upphandlingen och Entreprenadkontraktet finnas en tydlig gränsdragning för vilka kostnader som får belasta självkostnaden och vilka kostnader som ska täckas genom entreprenörsarvodet. I URKRAFTs Entreprenadkontrakt hanteras denna gränsdragning genom CAK-listan.

URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid ska visa den definierade kostnaden för den anställde och ska inte användas för att finansiera entreprenörens företagsövergripande organisation eller andra centrala kostnader.

Vår erfarenhet är att företag har olika modeller för hur centrala kostnader och overhead beräknas och fördelas. Vissa företag finansierar dessa kostnader genom entreprenörsarvodet, medan andra fördelar delar av dem på individer, timkostnader eller enskilda projekt. Både vilka kostnader som ingår och hur de beräknas och fördelas kan därför skilja sig betydligt mellan olika företag.

Det kan exempelvis handla om kostnader för företagsledning, central administration och stödfunktioner, huvudkontor, företagsövergripande utbildning och kompetensutveckling samt andra kostnader som avser företagets verksamhet som helhet och inte den enskilda entreprenaden.

Om varje entreprenör tillåts använda sin egen modell för att fördela sådana kostnader på självkostnad tid blir entreprenörernas timkostnader inte beräknade på samma grunder. Det försvårar jämförelser och riskerar att motverka den konkurrensneutralitet och transparens som den gemensamma beräkningsmodellen ska skapa.

I URKRAFTs modell ska därför företagsövergripande och centrala kostnader finansieras genom entreprenörsarvodet enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser, och inte genom den individuellt beräknade självkostnadstiden.

Projektspecifika kostnader är däremot något annat. Om exempelvis en person från en central stödfunktion eller företagsledningen behöver utföra arbete specifikt för entreprenaden kan personen, om det är avtalat och relevant för projektet, avropas och ersättas för sin arbetade tid enligt samma principer för självkostnad tid som övriga personer i projektet. På motsvarande sätt kan projektspecifika utbildningar eller andra insatser som krävs för entreprenadens genomförande ersättas som projektkostnad om detta följer av Entreprenadkontraktet.

Avgörande är alltså om kostnaden avser företagets verksamhet generellt eller uppstår specifikt för den aktuella entreprenaden – och att det redan i upphandlingen är tydligt hur respektive kostnad ska ersättas.

URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid ska vara transparent, spårbar och verifierbar. Det innebär att beräkningen ska kunna följas från den färdiga timkostnaden tillbaka till de uppgifter och underlag som ligger till grund för den.

Beräkningen ska på begäran kunna styrkas med exempelvis lönespecifikationer, underlag för lagstadgade och kollektivavtalade kostnader samt annan relevant dokumentation. Underlagen ska vara spårbara till respektive individ och kunna följas över tid i den omfattning som krävs för att verifiera beräkningen.

Det gäller även när någon av de uppgifter som ligger till grund för självkostnaden förändras. Förändringar av lön och andra beräkningsunderlag ska kunna styrkas med relevant dokumentation och verifieras innan de tillämpas vid beräkningen av självkostnad tid.

Syftet är inte att beställaren ska bedöma hur entreprenören driver sitt företag eller sätter sina löner, utan att beställaren ska kunna verifiera den kostnad som enligt Entreprenadkontraktet ska ligga till grund för ersättningen i entreprenaden.

Öppna böcker förutsätter att den kostnad som ersätts också går att följa och verifiera.

URKRAFT:s experter svarar*: Förändringar av en anställds lön till följd av ordinarie lönerevision hanteras enligt det kollektivavtal som är tillämpligt för den anställde. Den förändrade lönen får tillämpas från den tidpunkt då lönerevisionen gäller, under förutsättning att den kan styrkas och verifieras.

De gemensamma beräkningsfaktorerna i modellen revideras den 1 april varje år. Då uppdateras de procentuella satser och andra beräkningsunderlag som är kända och som enligt modellen ska ingå i självkostnad tid.

Individuella löneförändringar utöver ordinarie lönerevision, exempelvis till följd av befordran, förändrad befattning eller andra företagsspecifika beslut, ska däremot inte automatiskt påverka självkostnad tid. Sådana förändringar ska godkännas av beställaren innan de får påverka ersättningen.

Om förändringen samtidigt innebär en förändring av organisation, roll eller personal ska detta även hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser.

URKRAFT:s experter svarar*: Byte av en offererad eller överenskommen nyckelperson ska hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser. Det är därför viktigt att redan i upphandlingen reglera både förutsättningarna för personbyte och hur eventuella ekonomiska konsekvenser ska hanteras.

I URKRAFTs Entreprenadkontrakt ska beställaren skriftligen godkänna en tillkommande nyckelperson. Personen ska bland annat ha minst likvärdig kompetens och erfarenhet samt uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.

Förändring av personal berättigar enligt våra kontraktsvillkor inte till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Att en ersättande person har en högre individuell självkostnad innebär därför inte att merkostnaden automatiskt får föras över på beställaren.

Den nya personens självkostnad tid ska samtidigt beräknas enligt samma principer som för övriga medarbetare och vara transparent, spårbar och verifierbar. Att den nya personens självkostnad kan beräknas och verifieras innebär alltså inte i sig att beställaren har accepterat en högre kostnad till följd av personbytet.

I entreprenader där motsvarande reglering saknas behöver frågan hanteras utifrån de kontraktshandlingar och ersättningsprinciper som parterna faktiskt har avtalat.

URKRAFT:s experter svarar*: I URKRAFTs modell beräknas självkostnad tid för den individ som faktiskt utför arbetet och inte som ett schablonpris för den roll personen har. En persons individuellt beräknade självkostnad förändras därför inte beroende på vilken arbetsuppgift personen utför.

Det innebär däremot inte att entreprenören utan vidare kan ersätta en överenskommen resurs med en person med högre självkostnad och låta merkostnaden belasta beställaren. Om förändringen innebär en annan bemanning, ansvarsfördelning eller organisation än den som avtalats ska detta hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser.

En projektchef med en självkostnad på exempelvis 750 kronor per timme får alltså inte en lägre individuellt beräknad självkostnad för att personen utför arbetsuppgifter som tidigare utförts av en projektingenjör med lägre självkostnad. Frågan är i stället om den förändrade bemanningen är överenskommen och om beställaren enligt Entreprenadkontraktet ska bära den eventuella merkostnad som uppstår.

I URKRAFTs Entreprenadkontrakt regleras förändringar av personal och organisation, och förändring av personal berättigar inte till ersättning för eventuella merkostnader eller till förändring av avtalade villkor.

Självkostnadsmodellen visar individens självkostnad enligt de avtalade beräkningsprinciperna. Den avgör däremot inte vilken bemanning eller kostnadsnivå beställaren ska acceptera för en viss arbetsuppgift. Det regleras genom entreprenadens organisation, bemanning och kontraktsvillkor.

URKRAFT:s experter svarar*: Kostnader för arbetskläder, arbetsskor, handverktyg och annan personlig utrustning kan vara nödvändiga kostnader för att en medarbetare ska kunna utföra sitt arbete. De ingår däremot inte i den individuellt beräknade självkostnad tid enligt URKRAFTs modell.

Behovet och kostnaden kan dessutom skilja sig betydligt mellan olika personer och funktioner. En yrkesarbetare kan exempelvis ha ett större behov av arbetskläder, arbetsskor och handverktyg än en tjänsteperson. Att lägga ett generellt påslag på samtliga individers självkostnad tid riskerar därför att ge en ersättning som inte motsvarar den kostnad som det aktuella behovet faktiskt medför.

Hur dessa kostnader ska ersättas behöver i stället regleras tydligt i Entreprenadkontraktet och vara känt redan vid upphandlingen. Kostnaderna kan exempelvis täckas genom entreprenörsarvodet, ersättas separat enligt avtalade principer eller hanteras genom ett särskilt timtillägg.

Om parterna väljer ett timtillägg kan detta exempelvis beräknas genom att en överenskommen årlig kostnad för den aktuella kostnadsposten fördelas över relevant antal arbetstimmar. Ett sådant tillägg är då en separat avtalad ersättning och inte en del av den individuellt beräknade självkostnad tid enligt vår modell.

Det avgörande är alltså inte om kostnaden finns, utan var den enligt Entreprenadkontraktet ska ersättas. Kostnaden ska inte automatiskt läggas på självkostnad tid utan behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.

URKRAFT:s experter svarar*: URKRAFT har under flera år använt beräkningsmallar för självkostnad tid där månadslönen för tjänstemän dividerats med ett genomsnitt om 168 timmar per månad. Modellen har använts i många av våra upphandlingar och fungerat som en praktisk grund för beräkningen av självkostnad tid.

Utifrån erfarenheterna från den praktiska tillämpningen har vi nu valt att utveckla beräkningsmetoden ytterligare. I den nya modellen utgår beräkningen i stället från den årliga personalkostnaden för respektive individ och den tillgängliga årsarbetstid som kostnaden ska fördelas över.

Det är alltså inte grundprincipen som har förändrats, utan metoden för hur självkostnad tid beräknas. Ambitionen är fortfarande densamma: självkostnad tid ska varken skapa vinst eller förlust.

Den årsbaserade modellen ger en mer sammanhållen beräkningsgrund där personalkostnaden och den arbetstid som kostnaden ska fördelas över hanteras under samma period.