Självkostnad tid - principer & beräkningsmall
En tydligare modell för självkostnad tid
Vad kostar egentligen en arbetad timme? I partnering- och samverkansprojekt är frågan central – men svaret är inte alltid självklart. URKRAFT har därför tagit fram en öppen och transparent modell för hur självkostnad tid kan beräknas. Modellen tydliggör vilka faktiska kostnader som ska ingå, hur de ska beräknas och vad som i stället ska täckas av entreprenörsarvodet. Grundprincipen är enkel: entreprenören ska varken tjäna eller förlora pengar på sin självkostnad. Med tydliga spelregler redan i upphandlingen vill vi bidra till mer jämförbara anbud, sundare konkurrens och färre ekonomiska diskussioner under projektets genomförande.
Innehållsförteckning: Självkostnad tid – principer & beräkningsmall
- Varför har vi tagit fram en modell för självkostnad tid?
- Självkostnad ska vara självkostnad – åt båda håll
- Samma ersättningsprincip genom hela entreprenaden
- En sund affär kräver rätt förutsättningar
- Tydligheten behöver finnas redan i upphandlingen
- Därför gör vi modellen öppen för alla
- Vad bygger beräkningsmodellen på?
- Så fungerar beräkningsmodellen
- Beräkningsprinciper och beräkningsmall
- Användning vid upphandling
- Källor och beräkningsunderlag
- Princip för källsättning
- Källförteckning med direkta länkar
- Om informationen på denna sida
- En tydlig modell från upphandling till genomförande
- Frågor och svar om självkostnad tid
Vad kostar egentligen en arbetad timme?
Frågan kan verka enkel. I praktiken är den betydligt mer komplicerad – och har under lång tid varit föremål för olika tolkningar i bygg- och anläggningsbranschen.
Det gäller inte minst i entreprenader som genomförs på löpande räkning och i partnering- och samverkansprojekt, där en stor del av ekonomin bygger på öppenhet, transparens och ersättning enligt självkostnadsprincipen.
URKRAFT har under många år arbetat med beräkning av självkostnad tid i samband med upphandling och genomförande av entreprenader. Erfarenheterna från ett stort antal projekt har visat att det finns ett behov av gemensamma och tydliga principer för vad en arbetad timme faktiskt kostar och hur den kostnaden ska beräknas.
Vi har därför utvecklat en mer detaljerad modell för självkostnad tid. Ambitionen är att skapa en transparent och konkurrensneutral beräkningsgrund där det tydligt framgår vilka kostnader som bygger upp den faktiska självkostnaden för en arbetad timme, hur de beräknas och vilka kostnader som ska hanteras på annat sätt i entreprenadens ersättningsmodell.
Grundprincipen är enkel: entreprenören ska få ersättning för sin definierade och verifierbara självkostnad – varken mer eller mindre. Entreprenörens affär och möjlighet till vinst ska i stället finnas öppet och tydligt i det avtalade entreprenörsarvodet.
Varför behövs gemensamma beräkningsprinciper?
Frågan om självkostnad är inte ny. Det har genom åren tagits fram olika modeller och vägledningar för att förenkla debitering och tillämpning av självkostnadsprincipen.
Ett exempel är LR06, som utvecklades för förenklad debitering och kontroll vid arbeten på löpande räkning och bland annat byggde på schabloniserade procentpåslag på verifierade löner.
Efter 2015 upphörde Sveriges Byggindustrier, numera Byggföretagen, med att ta fram generella procentsatser. Bland annat hade pensionssystemet förändrats samtidigt som företagens kostnadsbilder skiljde sig åt på ett sätt som gjorde det svårt att genom generella schabloner spegla det enskilda företagets faktiska kostnader.
Byggherrarna har senare tagit fram en omfattande vägledning om tillämpningen av självkostnadsprincipen. Där uppmärksammas bland annat att timpris inte är definierat i AB 04 eller ABT 06 och vikten av att parterna tydliggör vad ett överenskommet timpris faktiskt omfattar.
Det är här vi ser en av de stora praktiska utmaningarna.
Entreprenörer har olika kostnadsstrukturer och använder olika modeller för att beräkna och fördela sina kostnader. Beställare och upphandlare kan samtidigt använda egna beräkningsgrunder, schabloner och krav. Om det inte redan i upphandlingen är tydligt vad som ska ingå i självkostnaden, hur den ska beräknas och vilka kostnader som ska ersättas på annat sätt, skapas utrymme för olika tolkningar.
Det kan innebära att anbud som på ytan ser jämförbara ut i själva verket bygger på olika ekonomiska förutsättningar. En entreprenör kan exempelvis räkna en viss kostnad i sin självkostnad, medan en annan förutsätter att samma kostnad ska täckas genom entreprenörsarvodet.
Det riskerar att leda till svårjämförbara anbud, diskussioner och förhandlingar efter kontraktstecknandet samt ekonomiska incitament som motverkar den öppenhet och transparens som partnering och självkostnadsprincipen bygger på.
För oss handlar därför modellen om mer än att beräkna ett timpris. De ekonomiska spelreglerna behöver vara tydliga redan när konkurrensen sker. Alla anbudsgivare ska känna till samma förutsättningar och kunna prissätta sin affär utifrån dem.
Det är också viktigt att principen fungerar åt båda håll. Beställaren ska inte betala mer än den definierade självkostnaden, men modellen ska inte heller innebära att entreprenören får sämre kostnadstäckning och därför behöver söka kompensation eller skapa marginaler på andra delar av entreprenaden.
En tydlig självkostnadsmodell skapar därför bättre förutsättningar för konkurrensneutralitet i upphandlingen, transparens i genomförandet och en sund affär för båda parter.
Självkostnad ska vara självkostnad – åt båda håll
Utgångspunkten för vår modell är enkel:
Entreprenören ska varken tjäna eller förlora pengar på sin självkostnad för arbetad tid.
Byggherrarnas vägledning beskriver samma grundläggande princip: entreprenörens vinst ska ligga i det avtalade entreprenörsarvodet och entreprenören ska, innan arvodet läggs på, i teorin varken ha gjort vinst eller förlust på projektets direkta kostnader.
Det innebär att en entreprenör inte ska bygga in dolda marginaler eller vinster i den redovisade självkostnaden. Vinsten ska vara synlig och hanteras genom det entreprenörsarvode som parterna har avtalat.
Men principen måste fungera åt båda håll.
En beställare bör på motsvarande sätt inte använda en beräkningsmodell som innebär att entreprenörens ersättning för arbetad tid systematiskt understiger den faktiska och relevanta självkostnaden.
Om entreprenörens faktiska självkostnad exempelvis är 650 kronor per timme men upphandlingsmodellen endast medger ersättning med 550 kronor, försvinner inte de resterande 100 kronorna för entreprenören.
Kostnaden finns fortfarande kvar.
Entreprenören måste då antingen acceptera en förlust eller försöka kompensera den någon annanstans i affären. Det kan exempelvis skapa incitament till högre entreprenörsarvode, andra påslag eller marginaler på andra kostnadsposter.
På motsvarande sätt ska en faktisk självkostnad på 600 kronor inte genom schabloner, interna beräkningsmodeller eller andra påslag förvandlas till 700 kronor innan entreprenörsarvodet läggs på.
Båda situationerna motverkar tanken med självkostnadsprincipen och minskar transparensen i affären.
En sund affär kräver rätt förutsättningar
Det handlar därför inte bara om hur entreprenören räknar.
Även beställaren, byggherren och upphandlaren behöver förstå hur en faktisk självkostnad för arbetad tid är uppbyggd.
Om en upphandling utformas så att en seriös entreprenör inte kan få täckning för sina faktiska och relevanta kostnader riskerar man att skapa ekonomiska drivkrafter till just de beteenden som en transparent ersättningsmodell är tänkt att motverka.
Det betyder självklart inte att dolda marginaler eller osunda prissättningsmodeller ska accepteras. Tvärtom.
Det betyder att affärsmodellen måste vara konstruerad så att öppenhet och korrekta kostnader också är ekonomiskt rationella för båda parter.
För oss är detta en viktig utgångspunkt:
En bra självkostnadsmodell ska inte gynna beställaren på entreprenörens bekostnad – eller entreprenören på beställarens. Den ska skapa förutsättningar för en sund och transparent affär mellan två parter.
Tydligheten behöver finnas redan i upphandlingen
Vår erfarenhet är att en fungerande självkostnadsmodell inte i första hand handlar om att kontrollera entreprenören i efterhand.
Det viktigaste är att beställare och entreprenör redan vid upphandlingen förstår och accepterar de ekonomiska spelreglerna. Samtliga anbudsgivare behöver utgå från samma förutsättningar och veta hur kostnader ska beräknas och ersättas innan anbud lämnas.
Det behöver bland annat vara tydligt:
- vad som ingår i självkostnad tid och hur den ska beräknas,
- hur lön och tillgänglig arbetstid ska hanteras,
- hur semester, arbetstidsförkortning, pensioner, försäkringar, arbetsgivaravgifter och andra lagstadgade eller kollektivavtalade kostnader ska beräknas,
- vilka individuella eller företagsspecifika kostnader och förmåner som inte ska ingå i självkostnad tid,
- vad entreprenörsarvodet ska täcka och hur andra kostnader som inte ingår i självkostnad tid ska hanteras,
- hur förändringar av löner och andra beräkningsunderlag ska hanteras under entreprenadtiden, och
- hur beräkningsunderlagen ska redovisas, vara spårbara och kunna verifieras.
Byggherrarnas vägledning framhåller också att parterna har stora möjligheter att avtala om hur kostnadsposterna ska hanteras och att förenklingar som avtalas redan vid upphandlingen kan göra anbuden lättare att jämföra och kostnaderna enklare att kontrollera.
Ju tydligare de ekonomiska spelreglerna är före anbudslämningen, desto mindre utrymme finns för olika beräkningsmodeller, strategisk prissättning, olika tolkningar och efterföljande diskussioner.
Det skapar bättre jämförbarhet mellan anbudsgivarna, stärker konkurrensneutraliteten och ger bättre förutsättningar för en öppen, transparent och sund affär för både beställare och entreprenör.
Samma ersättningsprincip genom hela entreprenaden
URKRAFTs modell för självkostnad tid är avsedd att tillämpas genom hela entreprenaden. När upphandlingen är avslutad, entreprenören är kontrakterad och självkostnad tid har fastställts för de personer som ska arbeta i projektet, används samma beräknings- och ersättningsprincip genom entreprenadens samtliga faser fram till dess att entreprenaden är färdigställd och avlämnad.
Det innebär att ersättningsprincipen för arbetad tid inte behöver förändras när projektet går från en fas till en annan. Det är särskilt värdefullt i partneringprojekt där olika faser kan överlappa varandra och samma person under en och samma period kan arbeta med frågor som hör till olika skeden av entreprenaden. Projektet behöver då inte avgöra vilken ersättningsmodell som ska tillämpas för den enskilda arbetstimmen beroende på i vilken fas arbetet utförs.
Självkostnad tid är samtidigt inte entreprenörens slutliga ersättning för den arbetade timmen. På den verifierade självkostnaden tillkommer det entreprenörsarvode som entreprenören har lämnat i anbudet och som parterna har avtalat i Entreprenadkontraktet.
Entreprenören får därmed täckning för sin definierade självkostnad för den arbetade tiden, medan entreprenörens affär och möjlighet till vinst finns i det avtalade entreprenörsarvodet. Samma grundprincip gäller genom hela entreprenaden.
Självkostnad tid + avtalat entreprenörsarvode = ersättning för arbetad tid
En sammanhängande ersättningsprincip skapar tydlighet och minskar risken för ekonomiska gränsdragningsfrågor mellan olika faser. Projektets organisation kan i stället fokusera på vilka personer, resurser och kompetenser som projektet behöver vid varje tidpunkt, utan att ersättningsprincipen i sig behöver förändras.
Det är en viktig del av den öppenhet och transparens som modellen bygger på: självkostnaden ska visa kostnaden och entreprenörsarvodet ska bära entreprenörens affär och möjlighet till vinst – tydligt och öppet genom hela entreprenaden.
Därför gör vi modellen öppen för alla
Vi har valt att publicera vår modell öppet och göra den tillgänglig för hela branschen.
Det gör vi därför att vi tror att både beställare och entreprenörer tjänar på gemensam kunskap, transparens och tydligare ekonomiska spelregler.
Modellen är inte framtagen för att fastställa vilket timpris en entreprenör ”ska” ha. Olika företag har olika lönenivåer, pensionskostnader, kollektivavtalade kostnader och andra företagsspecifika förutsättningar. Det är också en viktig anledning till att generella schabloner har sina begränsningar.
Vår ambition är i stället att skapa en gemensam struktur för hur självkostnad tid ska beräknas, vilka kostnader som ska ingå och vilka kostnader som ska hanteras på annat sätt i entreprenadens ersättningsmodell. De uppgifter och beräkningsunderlag som ligger till grund för självkostnad tid ska vara transparenta, spårbara och verifierbara.
Genom att publicera beräkningsmodell, principer, definitioner och källor vill vi också göra det möjligt för andra att förstå, använda, granska och utveckla modellen.
Vi gör inte anspråk på att ha det slutliga svaret på varje gränsdragningsfråga. Tvärtom välkomnar vi synpunkter och en fortsatt diskussion om hur modellen kan utvecklas när lagar, kollektivavtal, pensionsvillkor och andra förutsättningar förändras.
Vår förhoppning är att arbetet kan bidra till mer transparenta upphandlingar, mer jämförbara anbud, sundare konkurrens och färre ekonomiska diskussioner under entreprenadens genomförande.
En tydlig självkostnad handlar ytterst inte om att någon part ska betala mindre eller få mer betalt. Det handlar om att båda parter ska förstå vad den faktiska kostnaden är – och därefter avtala öppet om affären.
Vad bygger beräkningsmodellen på?
För att skapa en gemensam och verifierbar beräkningsgrund har vi gått igenom de lagar, kollektivavtal, standardavtal, vägledningar och andra underlag som påverkar entreprenörens kostnad för en anställd och den tid som kostnaden ska fördelas över.
Beräkningsmodellen bygger i grunden på två delar: den årliga personalkostnaden per anställd och den tillgängliga årsarbetstiden. Tillsammans utgör dessa grunden för beräkningen av självkostnad tid.
I den årliga personalkostnaden beaktas lön samt de lagstadgade och kollektivavtalade kostnader som är hänförliga till anställningen. Den tillgängliga årsarbetstiden utgår från årets möjliga arbetstid och reduceras med de faktorer som enligt modellen ska beaktas, exempelvis semester, helgdagar, arbetstidsförkortning och sjukfrånvaro.
För att fastställa vilka kostnader och tidsreducerande faktorer som ska ingå och hur de ska hanteras har vi bland annat utgått från:
- AB 04 och ABT 06 samt vägledningar om tillämpningen av självkostnadsprincipen,
- tillämpliga kollektivavtal för tjänstemän och yrkesarbetare,
- svensk lagstiftning avseende bland annat semester, sjuklön, arbetsgivaravgifter och pensioner,
- uppgifter från relevanta myndigheter och partsorganisationer, samt
- branschstatistik där en individuell faktisk kostnad eller frånvaro inte är lämplig som beräkningsgrund.
För varje kostnad eller tidsreducerande faktor som ingår i modellen har ambitionen varit att det ska finnas en tydlig, relevant och verifierbar grund. På motsvarande sätt ska kostnader som inte följer av dessa principer kunna identifieras och hållas utanför självkostnad tid.
Det innebär exempelvis att individuella eller företagsspecifika förmåner utöver vad som följer av lag eller kollektivavtal inte automatiskt blir en del av självkostnaden. Detsamma gäller kostnader som enligt entreprenadens ersättningsmodell ska täckas genom entreprenörsarvodet.
På så sätt skiljer modellen tydligt mellan entreprenörens faktiska självkostnad för den anställde och de kostnader samt den vinst som ska finansieras genom entreprenörsarvodet.
För att modellen ska vara möjlig att granska redovisar vi därför öppet de huvudsakliga rättskällor, kollektivavtal, vägledningar, statistik och övriga beräkningsunderlag som ligger till grund för den.
Ambitionen är att den som använder modellen inte bara ska kunna se hur självkostnad tid har beräknats – utan också förstå och verifiera varför respektive kostnad eller beräkningsfaktor ingår.
Så fungerar beräkningsmodellen
Beräkningsmodellen utgår från att självkostnad tid ska fastställas individuellt för respektive anställd utifrån två huvuddelar:
1. Årlig personalkostnad per anställd
Den årliga personalkostnaden består av den anställdes lön samt de lagstadgade och kollektivavtalade kostnader som enligt beräkningsprinciperna ska hänföras till anställningen.
2. Tillgänglig årsarbetstid
Den tillgängliga årsarbetstiden utgår från årets möjliga arbetstid och reduceras med den tid som enligt beräkningsprinciperna ska beaktas, exempelvis semester, helgdagar, arbetstidsförkortning och sjukfrånvaro.
Självkostnad tid beräknas därefter enligt följande princip:
Årlig personalkostnad per anställd ÷ Tillgänglig årsarbetstid = Självkostnad tid
Modellen innebär därmed att kostnaden för den anställde fördelas över den tid som utgör beräkningsgrund för självkostnad tid.
Det är viktigt att båda delarna blir rätt. En korrekt beräknad årlig personalkostnad ger inte en korrekt självkostnad per timme om den fördelas över fel antal timmar. På motsvarande sätt blir resultatet missvisande om årsarbetstiden är korrekt men kostnader som inte ska ingå har lagts till i personalkostnaden.
Det är därför kombinationen av rätt kostnader och rätt beräkningsgrund för arbetstiden som skapar en transparent och verifierbar självkostnad tid.
Beräkningsprinciper och beräkningsmall
För att göra modellen möjlig att använda i både upphandling och genomförande har vi tagit fram två dokument som hör samman och ska användas tillsammans.
Bilaga 1.1 – Beräkningsprinciper för självkostnad tid
Beräkningsprinciperna beskriver de gemensamma reglerna för hur självkostnad tid ska fastställas.
Bilagan reglerar bland annat vilka kostnader som ska ingå respektive inte ingå i självkostnad tid, hur den tillgängliga årsarbetstiden ska fastställas samt vilka krav som ställs på transparens, spårbarhet och verifierbarhet.
Dokumentet är utformat för att kunna användas som en kontraktshandling i partneringprojekt där arbetad tid ersätts enligt självkostnadsprincipen.
[Ladda ner Bilaga 1.1 – Beräkningsprinciper för självkostnad tid]
Bilaga 1.2 – Beräkningsmall för självkostnad tid
Beräkningsmallen är det praktiska verktyget för att genomföra beräkningen.
I mallen anges de individ- och företagsspecifika uppgifter som behövs för att beräkna den årliga personalkostnaden och den tillgängliga årsarbetstiden. Utifrån dessa uppgifter beräknas självkostnad tid för respektive individ.
Mallen skapar samtidigt en gemensam struktur som gör beräkningen lättare att följa, jämföra och verifiera.
[Ladda ner Bilaga 1.2 – Beräkningsmall för självkostnad tid]
Bilaga 1.1 och bilaga 1.2 är framtagna för att användas tillsammans. Beräkningsmallen ska tillämpas enligt de principer och avgränsningar som anges i bilaga 1.1.
Användning vid upphandling
Beräkningsprinciperna och beräkningsmallen är i första hand framtagna för att skapa tydlighet redan vid upphandlingen.
När samma principer gäller för samtliga anbudsgivare blir det tydligare vilka kostnader som får ingå i självkostnad tid och vilka kostnader som ska hanteras genom entreprenörsarvodet. Det skapar bättre förutsättningar för jämförbara anbud och minskar utrymmet för olika tolkningar efter kontraktstecknandet.
Om modellen ska vara avtalsbindande behöver den därför införas i upphandlingsdokumenten och kopplas till entreprenadkontraktet på ett tydligt sätt.
I genomförandet används samma modell för att fastställa, följa upp och verifiera självkostnad tid.
Samma ekonomiska spelregler följer därmed projektet från upphandling till genomförande.
Källor och beräkningsunderlag
För att modellen ska vara transparent redovisar vi öppet de huvudsakliga källor och underlag som ligger till grund för beräkningsprinciperna.
Källorna omfattar bland annat lagstiftning, kollektivavtal, standardavtal och vägledningar samt information från myndigheter och arbetsmarknadens parter. För vissa beräkningsfaktorer används även branschstatistik.
Källorna har olika funktion i modellen. Vissa reglerar en kostnad eller rättighet, medan andra används för att fastställa en procentsats, beräkningsgrund eller annan faktor.
Källmatrisen visar därför både vilket område som berörs, hur det behandlas i modellen och vilken huvudsaklig källa som ligger till grund för tillämpningen.
Princip för källsättning:
För tjänstepersoner/tjänstemän har källor från Byggföretagen/Unionen/Sveriges Ingenjörer/Ledarna och ITP-systemet använts i första hand. För yrkesarbetare har Byggavtalet mellan Byggföretagen och Byggnads samt Fora/SAF-LO använts i första hand. Lagkällor används för sådant som följer direkt av lag, exempelvis semester, arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt. Basbelopp anges som faktor, t.ex. 7,5 inkomstbasbelopp och 30 inkomstbasbelopp, inte som omräknade krontal i löptexten.
Område
Vad modellen utgår från
Huvudsaklig källa
Självkostnadsprincip
Faktisk och verifierbar självkostnad, transparens, originalverifikat och gränsdragning mot entreprenörsarvode
Byggherrarna [SK1] och BKK [SK2]
Tjänstemän
Lön, arbetstid, arbetstidsförkortning (ATF) och övriga kollektivavtalsvillkor
Sveriges Ingenjörer [TA1], Byggföretagen [TA2] och Unionen [TA3]
Yrkesarbetare
Lön, arbetstid, ATF och övriga kollektivavtalsvillkor
Byggnads [BA1–BA2]
Semester
Lagstadgad semester samt kompletterande kollektivavtalsvillkor
Semesterlagen [L3], Sveriges Ingenjörer [TA1] och Byggnads [BA1]
Pension – tjänstemän
ITP, pensionspremier och särskild löneskatt på pensionskostnader
Collectum [P1], Avtalat [P2, F1] och Skatteverket [L4]
Pension – yrkesarbetare
Avtalspension SAF-LO och särskild löneskatt på pensionskostnader
Fora [P3], Avtalat [P4] och Skatteverket [L4]
Arbetsgivaravgifter
Lagstadgade arbetsgivaravgifter
Skatteverket [L1] och Socialavgiftslagen [L2]
Sjukfrånvaro
Statistik över sjukfrånvaro under arbetsgivarens sjuklöneperiod
SCB [L5]
Källförteckning med direkta länkar
[SK1] Byggherrarna – Vägledning om tillämpning av självkostnadsprincipen
(https://www.byggherre.se/vara-fragor/upphandling-avtal-och-juridik/vagledningar-avtal-och-kontraktsmallar/vagledning-om-sjalvkostnadsprincipen)
[SK2] BKK – Förtydligande nr 2 om AB 04/ABT 06 kap. 6 §§ 9–10 och originalverifikat
(https://foreningenbkk.se/wp-content/uploads/2016/11/BKKs-fortydligande-2-11-110908.pdf)
[TA1] Sveriges Ingenjörer – Tjänstemannaavtalet Byggföretagen 2025–2027, avtal mellan Byggföretagen, Unionen, Sveriges Ingenjörer och Ledarna
(https://www.sverigesingenjorer.se/kollektivavtal/avtalsomrade/byggforetagen/?block=22154&mode=Index&resourcename=1.+Tj%C3%A4nstemannaavtalet+-+Byggf%C3%B6retagen+2025+-+2027.pdf)
[TA2] Byggföretagen – Tjänstemannaavtalet; arbetstidsförkortning för tjänstemän från 1 april 2026
(https://byggforetagen.se/avtal/a3cd80f7-ff07-de11-b4e1-02bf9e69ca65/)
[TA3] Unionen – Byggföretagen, kollektivavtal och avtalsdokument
(https://www.unionen.se/kollektivavtal/byggforetagen)
[BA1] Byggnads – Ditt kollektivavtal; Byggavtalet 2025–2027 mellan Byggföretagen och Byggnads
(https://www.byggnads.se/stod-pa-jobbet/byggnads-kollektivavtal/ditt-kollektivavtal)
[BA2] Byggnads – ATF som kollektivavtalad förmån
(https://www.byggnads.se/aktuellt/2025/november/maxa-din-ledighet-med-hjalp-av-atf/)
[P1] Collectum – Aktuella premier och basbelopp för ITP; ange nivåer som faktor av inkomstbasbelopp, t.ex. 7,5 IBB och 30 IBB
(https://collectum.se/avtal-och-faktura/faktura-och-premier/aktuella-premier-och-basbelopp)
[P2] Avtalat – Tjänstepensionen ITP för tjänstemän
(https://www.avtalat.se/tjansteman/tjanstepensionen-itp/)
[P3] Fora – Avtalspension SAF-LO för arbetare
(https://www.fora.se/foretag/forsakringsavtalet-med-fora/tjanstepension-och-forsakringar-som-ingar/avtalspension-saf-lo/)
[P4] Avtalat – Avtalspension SAF-LO för arbetare
(https://www.avtalat.se/arbetare/avtalspension-saf-lo/)
[F1] Avtalat – Premier tjänstemän ITP 1; kollektivavtalade försäkringar och premier
(https://www.avtalat.se/arbetsgivare/kostnader-och-premier/premier-tjansteman-itp1/)
[L1] Skatteverket – Arbetsgivaravgifter
(https://www.skatteverket.se/foretag/arbetsgivare/arbetsgivaravgifterochskatteavdrag/arbetsgivaravgifter.4.233f91f71260075abe8800020817.html)
[L2] Socialavgiftslag (2000:980)
(https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/socialavgiftslag-2000980_sfs-2000-980/)
[L3] Semesterlag (1977:480)
(https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/semesterlag-1977480_sfs-1977-480/)
[L4] Skatteverket – Särskild löneskatt på pensionskostnader
(https://www.skatteverket.se/foretag/drivaforetag/foretagsformer/aktiebolag/sarskildloneskatt.4.6e8a1495181dad540843a8.html)
[L5] SCB – Sjukfrånvaro under sjuklöneperioden, de första 14 dagarna då arbetsgivaren betalar sjuklön
(https://www.scb.se/lamna-uppgifter/undersokningar/sjukfranvaro-under-sjukloneperioden-sus/)
Så är modellen tänkt att användas
URKRAFTs modell för självkostnad tid är framtagen för att skapa transparens, spårbarhet och konkurrensneutralitet från upphandling till färdig entreprenad. Grundprincipen är att ersättningen för arbetad tid ska utgå från entreprenörens definierade och verifierbara självkostnad – varken mer eller mindre – medan entreprenörens affär och möjlighet till vinst finns i det avtalade entreprenörsarvodet.
För att modellen ska fungera som avsett behöver de ekonomiska spelreglerna vara tydliga redan när upphandlingen genomförs. Det ska framgå vad som ingår i självkostnad tid, vad entreprenörsarvodet ska täcka och hur övriga kostnader ska hanteras. Samma principer kan därefter tillämpas genom entreprenadens olika faser och skapa en sammanhängande ersättningsmodell under hela genomförandet.
Informationen på denna sida är framtagen för att förklara modellen, bakgrunden till våra ställningstaganden och hur vi på URKRAFT ser på de frågor som kan uppstå vid tillämpningen. Här redovisar vi därför även de huvudsakliga källor och beräkningsunderlag som modellen bygger på samt våra svar på återkommande frågor från beställare och entreprenörer.
Bilaga 1.1 Beräkningsprinciper för självkostnad tid och bilaga 1.2 Beräkningsmall för självkostnad tid är framtagna för att kunna användas som kontraktshandlingar tillsammans med de övriga ersättningsbestämmelser som regleras i Entreprenadkontraktet. Informationen och förklaringarna på denna webbsida utgör däremot inte i sig kontraktshandlingar.
I det enskilda projektet är det alltid de kontraktshandlingar och de versioner av bilagorna som parterna har avtalat som reglerar vad som gäller mellan beställare och entreprenör.
Frågor och svar om självkostnad tid
I vårt arbete med självkostnad tid möter vi återkommande frågor från både beställare och entreprenörer om hur olika kostnader och situationer ska hanteras. Här har vi samlat några av de vanligaste frågorna och beskriver hur vi på URKRAFT ser på dem.
Frågorna och svaren utgår från URKRAFTs beräkningsmodell för självkostnad tid och de principer för upphandling, entreprenadkontrakt och ersättning som vi har tagit fram. Tillsammans bildar dessa en sammanhängande ersättningsmodell där det ska vara tydligt vad som utgör självkostnad, vad entreprenörsarvodet ska täcka och hur övriga kostnader ska hanteras.
I entreprenader som har upphandlats med andra kontraktshandlingar eller ersättningsprinciper kan förutsättningarna vara annorlunda. Frågorna och svaren ska därför ses som vägledning för hur URKRAFTs modell är tänkt att tillämpas och för att förstå de frågor som kan uppstå kring självkostnad tid.
I det enskilda projektet är det alltid de avtalade kontraktshandlingarna som reglerar vad som gäller mellan parterna.
Frågor och svar
Se allaTvå personer med samma roll kan ha olika lön och därmed olika lagstadgade och kollektivavtalade kostnader. Skillnaden i faktisk självkostnad kan därför vara betydande.
Om en roll exempelvis ersätts med ett á-timpris på 750 kronor per timme, men personens faktiska självkostnad är 650 kronor, uppstår en marginal på 100 kronor per timme innan entreprenörsarvodet läggs på. Om självkostnaden i stället är 850 kronor får entreprenören inte täckning för sin faktiska kostnad.
En avvikelse på 100 kronor per timme kan låta liten, men motsvarar 100 000 kronor vid 1 000 arbetade timmar för en person. I en entreprenad med exempelvis fem tjänstemän och fem yrkesarbetare kan motsvarande avvikelse innebära 1 miljon kronor vid samma antal arbetade timmar per person.
Schabloner och á-timpriser kan därmed skapa ekonomiska incitament kopplade till vilken person som används i projektet. Det riskerar att skapa dolda marginaler eller kostnader och motverka de principer om öppenhet, transparens och gemensam ekonomi som partnering bygger på.
Vår modell utgår därför från den faktiska och verifierbara kostnaden för den individ som utför arbetet. Det skapar också spårbarhet mellan den person vars självkostnad har beräknats och den person vars arbetade tid redovisas och ersätts i projektet.
Schabloner kan däremot vara lämpliga för enskilda beräkningsfaktorer där individuell beräkning inte är ändamålsenlig. I vår modell används exempelvis branschstatistik för sjukfrånvaro och föräldralön som gemensam beräkningsgrund. Schabloner kan även användas som stöd vid budgetering och kalkylering, men ska då inte förväxlas med den individuellt beräknade självkostnad tid som ligger till grund för ersättningen.
Om ersättningen överstiger självkostnaden uppstår en marginal i timkostnaden. Om ersättningen understiger självkostnaden får entreprenören i stället en kostnad som behöver finansieras någon annanstans i affären. Båda situationerna riskerar att skapa ekonomiska incitament som motverkar den öppenhet och transparens som partnering bygger på.
En tydlig ersättningsmodell ska därför skilja mellan kostnad och vinst. Beställaren ska ersätta den definierade självkostnaden fullt ut, men inte mer. Entreprenören ska samtidigt kunna göra en sund och tydlig affär genom det entreprenörsarvode som parterna har konkurrensutsatt och avtalat.
Det minskar behovet och incitamentet att skapa marginaler eller kompensera kostnader på andra delar av entreprenaden och gör det tydligt för båda parter var entreprenörens vinst ska uppstå.
Självkostnad tid ska därför vara just självkostnad – varken mer eller mindre.
Den är viktig eftersom den årliga personalkostnaden ska fördelas över den tid som faktiskt utgör beräkningsgrund för arbetad tid.
Beräkningsprincipen är:
Årlig personalkostnad per anställd ÷ Tillgänglig årsarbetstid = Självkostnad tid per timme
Om årsarbetstiden sätts för högt blir självkostnaden per timme för låg. Om den sätts för lågt blir självkostnad tid för hög.
Rätt självkostnad tid förutsätter därför både rätt personalkostnad och rätt beräkningsgrund för arbetstiden.
Entreprenörer har olika interna modeller för hur kostnader, påslag och marginaler hanteras. Om beställaren inte tydligt anger vilken modell som ska gälla i entreprenaden finns därför en risk att anbudsgivarna räknar på olika förutsättningar. Anbuden kan då se jämförbara ut utan att faktiskt vara det.
Det är också viktigt att de ekonomiska förutsättningarna inte förändras efter tilldelningen på ett sätt som innebär att den vinnande entreprenören får möjligheter till ersättning eller marginaler som övriga anbudsgivare inte hade kännedom om när de lämnade sina anbud. En entreprenör kan exempelvis ha vunnit upphandlingen med ett lägre entreprenörsarvode, men om nya ersättningar, påslag eller marginaler förhandlas fram efteråt förändras de ekonomiska förutsättningar som konkurrensen byggde på.
Det riskerar att sätta likabehandlingen och konkurrensneutraliteten ur spel och kan även aktualisera upphandlingsrättsliga frågor om förändringar av det upphandlade kontraktet.
Därför anser vi att beställaren redan i upphandlingen ska definiera hur självkostnader beräknas, vad entreprenörsarvodet ska täcka, hur inköp och rabatter hanteras, vilka påslag som får göras och hur övriga kostnader ska ersättas.
Det som entreprenörerna konkurrerar om ska också vara den affär som genomförs efter tilldelningen.
Det behöver därför vara tydligt redan i upphandlingen vad entreprenörsarvodet ska täcka, så att varje anbudsgivare kan bedöma sina kostnader, sin risk och vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att genomföra entreprenaden som en sund och lönsam affär.
Entreprenören ska ges möjlighet att själv prissätta sitt entreprenörsarvode i konkurrensen utifrån de förutsättningar som beställaren har angett. Det är entreprenören som bäst känner den egna verksamheten, dess kostnadsstruktur och affärsmässiga förutsättningar och som därför behöver bedöma vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att täcka de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt ge möjlighet till vinst. När förutsättningarna är tydligt angivna i upphandlingen är det också entreprenören som ansvarar för det entreprenörsarvode som lämnas i anbudet.
Om entreprenören väljer att lämna ett entreprenörsarvode som inte ger täckning för de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt möjlighet till vinst, ska detta inte kompenseras genom att kostnader eller marginaler senare flyttas till andra delar av entreprenaden. Om så sker riskerar det att motverka den öppenhet och transparens som ersättningsmodellen och partnering bygger på.
Ett entreprenörsarvode kan därför inte bedömas enbart utifrån procentsatsen. Det måste alltid bedömas tillsammans med vad arvodet ska täcka och vilka övriga ersättningsprinciper som gäller i entreprenaden.
Självkostnad tid omfattar de kostnader som enligt beräkningsprinciperna ska hänföras till den enskilda anställde. Andra kostnader ska hanteras enligt entreprenadens ersättningsmodell, exempelvis genom entreprenörsarvodet eller som en separat ersättningsgill kostnad om detta framgår av Entreprenadkontraktet.
Alla verkliga kostnader är alltså inte självkostnad tid, men relevanta kostnader behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.
I vår beräkningsmodell används den anställdes faktiska antal semesterdagar, dock högst 30 dagar. Har den anställde 25 dagar används 25, har personen 28 används 28 och vid 30 dagar eller fler används högst 30 dagar.
Semesterdagar därutöver betraktas i modellen som individuella eller företagsspecifika anställningsvillkor och ska finansieras genom entreprenörsarvodet.
Den gemensamma övre gränsen skapar likvärdiga förutsättningar och konkurrensneutralitet mellan entreprenörerna, samtidigt som den anställdes faktiska semestervillkor beaktas upp till 30 dagar.
Sjukfrånvaron beaktas i stället när den tillgängliga årsarbetstiden beräknas. Om den inte beaktades skulle arbetsgivarens årliga personalkostnad fördelas över fler arbetstimmar än vad som normalt är tillgängligt för arbete, vilket skulle innebära att den beräknade självkostnaden per arbetad timme blir för låg.
För att den enskilda medarbetarens faktiska sjukfrånvaro inte ska påverka beställarens kostnad använder URKRAFTs modell aktuell branschstatistik som en gemensam beräkningsgrund. Modellen blir därmed både mer förutsägbar och konkurrensneutral mellan entreprenörerna.
Kostnaden för sjukfrånvaro skulle även kunna hanteras genom entreprenörsarvodet. I så fall behöver det vara tydligt redan i upphandlingen att entreprenörsarvodet ska bära denna kostnad, så att anbudsgivarna kan ta hänsyn till detta när arvodet prissätts.
URKRAFT har i stället valt att beakta normal sjukfrånvaro vid beräkningen av tillgänglig årsarbetstid, eftersom syftet är att självkostnad tid så långt som möjligt ska motsvara entreprenörens relevanta kostnad för den arbetade timmen – varken mer eller mindre.
Kostnaden för föräldralön försvinner däremot inte för arbetsgivaren utan behöver ha en tydlig plats i entreprenadens ersättningsmodell. Om den inte beaktas vid beräkningen av självkostnad tid behöver den i stället finansieras på annat avtalat sätt, exempelvis genom entreprenörsarvodet.
I URKRAFTs modell har vi valt att beakta föräldralön vid beräkningen av självkostnad tid. Eftersom den faktiska föräldraledigheten varierar mellan individer används aktuell branschstatistik som en gemensam beräkningsgrund, i stället för den enskilda medarbetarens faktiska uttag.
Det innebär att en entreprenör inte får högre ersättning därför att en enskild medarbetare tar ut mer föräldraledighet, och beställarens kostnad påverkas inte heller av den enskilda individens uttag.
På så sätt beaktas en kollektivavtalad personalkostnad på ett enhetligt och konkurrensneutralt sätt, utan att den enskilda medarbetarens faktiska föräldraledighet direkt påverkar projektets självkostnad tid.
En arbetsgivare kan därutöver välja att erbjuda sina anställda bättre eller andra villkor. Det kan exempelvis vara högre pensionsavsättningar, semesterdagar utöver 30 dagar, friskvårdsförmåner, friskvård på arbetstid, kollektivtrafikkort eller andra individuellt framförhandlade villkor. Det kan också handla om företagsspecifika förmåner, exempelvis frukost, profilkläder eller andra personalförmåner. Sådana villkor kan vara en viktig del i företagets ambition att vara en attraktiv arbetsgivare.
I URKRAFTs modell ska dessa individuella eller företagsspecifika förmåner inte påverka självkostnad tid. De är resultatet av det enskilda företagets val och ska därför finansieras genom entreprenörsarvodet.
Det är viktigt för att skapa likvärdiga och konkurrensneutrala förutsättningar mellan entreprenörerna. En entreprenör som väljer att erbjuda mer omfattande personalförmåner ska inte genom detta automatiskt få en högre ersättning från beställaren än en entreprenör som uppfyller motsvarande lag- och kollektivavtalskrav men har valt ett annat arbetsgivarerbjudande.
Därför behöver det redan i upphandlingen och Entreprenadkontraktet finnas en tydlig gränsdragning för vilka kostnader som får belasta självkostnaden och vilka kostnader som ska täckas genom entreprenörsarvodet. I URKRAFTs Entreprenadkontrakt hanteras denna gränsdragning genom CAK-listan.
Vår erfarenhet är att företag har olika modeller för hur centrala kostnader och overhead beräknas och fördelas. Vissa företag finansierar dessa kostnader genom entreprenörsarvodet, medan andra fördelar delar av dem på individer, timkostnader eller enskilda projekt. Både vilka kostnader som ingår och hur de beräknas och fördelas kan därför skilja sig betydligt mellan olika företag.
Det kan exempelvis handla om kostnader för företagsledning, central administration och stödfunktioner, huvudkontor, företagsövergripande utbildning och kompetensutveckling samt andra kostnader som avser företagets verksamhet som helhet och inte den enskilda entreprenaden.
Om varje entreprenör tillåts använda sin egen modell för att fördela sådana kostnader på självkostnad tid blir entreprenörernas timkostnader inte beräknade på samma grunder. Det försvårar jämförelser och riskerar att motverka den konkurrensneutralitet och transparens som den gemensamma beräkningsmodellen ska skapa.
I URKRAFTs modell ska därför företagsövergripande och centrala kostnader finansieras genom entreprenörsarvodet enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser, och inte genom den individuellt beräknade självkostnadstiden.
Projektspecifika kostnader är däremot något annat. Om exempelvis en person från en central stödfunktion eller företagsledningen behöver utföra arbete specifikt för entreprenaden kan personen, om det är avtalat och relevant för projektet, avropas och ersättas för sin arbetade tid enligt samma principer för självkostnad tid som övriga personer i projektet. På motsvarande sätt kan projektspecifika utbildningar eller andra insatser som krävs för entreprenadens genomförande ersättas som projektkostnad om detta följer av Entreprenadkontraktet.
Avgörande är alltså om kostnaden avser företagets verksamhet generellt eller uppstår specifikt för den aktuella entreprenaden – och att det redan i upphandlingen är tydligt hur respektive kostnad ska ersättas.
Beräkningen ska på begäran kunna styrkas med exempelvis lönespecifikationer, underlag för lagstadgade och kollektivavtalade kostnader samt annan relevant dokumentation. Underlagen ska vara spårbara till respektive individ och kunna följas över tid i den omfattning som krävs för att verifiera beräkningen.
Det gäller även när någon av de uppgifter som ligger till grund för självkostnaden förändras. Förändringar av en anställds lönenivå eller andra beräkningsunderlag ska kunna motiveras, styrkas med relevant dokumentation och verifieras av beställaren innan de tillämpas vid beräkningen av självkostnad tid.
Syftet är inte att beställaren ska bedöma hur entreprenören driver sitt företag eller sätter sina löner, utan att beställaren ska kunna verifiera den kostnad som enligt Entreprenadkontraktet ska ligga till grund för ersättningen i entreprenaden.
Öppna böcker förutsätter att den kostnad som ersätts också går att följa och verifiera.
URKRAFT:s experter svarar*: I URKRAFTs modell sker den ordinarie revideringen av självkostnad tid den 1 april varje år. Då uppdateras beräkningen utifrån de förändrade förutsättningar som enligt modellen ska påverka självkostnad tid, exempelvis förändrade lönenivåer samt lagstadgade och kollektivavtalade kostnader.
Att en medarbetares lön förändras vid en annan tidpunkt innebär däremot inte att den ersättningsgrundande självkostnadstiden automatiskt förändras. Det gäller exempelvis vid individuell löneökning, befordran, förändrad befattning eller andra beslut som entreprenören fattar under pågående entreprenad.
Sådana förändringar ska kunna motiveras och styrkas med relevant dokumentation. Individuella löneförändringar som går utöver den ordinarie lönerevisionen ska godkännas av beställaren innan de får påverka självkostnad tid.
Om förändringen samtidigt innebär att medarbetaren får en annan roll eller ett förändrat ansvar i projektet ska detta även hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser om organisation, bemanning och eventuella förändringar av nyckelpersoner.
Modellen skiljer därmed mellan den ordinarie årliga revideringen av självkostnad tid och individuella förändringar som uppkommer under entreprenaden. En intern löne- eller organisationsförändring hos entreprenören innebär inte i sig att beställarens ersättning automatiskt ska förändras.
I URKRAFTs Entreprenadkontrakt ska beställaren skriftligen godkänna en tillkommande nyckelperson. Personen ska bland annat ha minst likvärdig kompetens och erfarenhet samt uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.
Förändring av personal berättigar enligt våra kontraktsvillkor inte till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Att en ersättande person har en högre individuell självkostnad innebär därför inte att merkostnaden automatiskt får föras över på beställaren.
Den nya personens självkostnad tid ska samtidigt beräknas enligt samma principer som för övriga medarbetare och vara transparent, spårbar och verifierbar. Att den faktiska självkostnaden kan beräknas och verifieras innebär alltså inte i sig att beställaren har accepterat en högre kostnad till följd av personbytet.
I entreprenader där motsvarande reglering saknas behöver frågan hanteras utifrån de kontraktshandlingar och ersättningsprinciper som parterna faktiskt har avtalat.
Det innebär däremot inte att entreprenören utan vidare kan ersätta en överenskommen resurs med en person med högre självkostnad och låta merkostnaden belasta beställaren. Om förändringen innebär en annan bemanning, ansvarsfördelning eller organisation än den som avtalats ska detta hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser.
En projektchef med en självkostnad på exempelvis 750 kronor per timme får alltså inte en lägre faktisk självkostnad för att personen utför arbetsuppgifter som tidigare utförts av en projektingenjör med lägre självkostnad. Frågan är i stället om den förändrade bemanningen är överenskommen och om beställaren enligt Entreprenadkontraktet ska bära den eventuella merkostnad som uppstår.
I URKRAFTs Entreprenadkontrakt regleras förändringar av personal och organisation, och förändring av personal berättigar inte till ersättning för eventuella merkostnader eller till förändring av avtalade villkor.
Självkostnadsmodellen visar vad individen faktiskt kostar. Den avgör däremot inte vilken bemanning eller kostnadsnivå beställaren ska acceptera för en viss arbetsuppgift. Det regleras genom entreprenadens organisation, bemanning och kontraktsvillkor.
Behovet och kostnaden kan dessutom skilja sig betydligt mellan olika personer och funktioner. En yrkesarbetare kan exempelvis ha ett större behov av arbetskläder, arbetsskor och handverktyg än en tjänsteperson. Att lägga ett generellt påslag på samtliga individers självkostnad tid riskerar därför att ge en ersättning som inte motsvarar den faktiska kostnaden.
Hur dessa kostnader ska ersättas behöver i stället regleras tydligt i Entreprenadkontraktet och vara känt redan vid upphandlingen. Kostnaderna kan exempelvis täckas genom entreprenörsarvodet, ersättas separat enligt avtalade principer eller hanteras genom ett särskilt timtillägg.
Om parterna väljer ett timtillägg kan detta exempelvis beräknas genom att en överenskommen årlig kostnad för den aktuella kostnadsposten fördelas över relevant antal arbetstimmar. Ett sådant tillägg är då en separat avtalad ersättning och inte en del av den individuellt beräknade självkostnad tid enligt vår modell.
Det avgörande är alltså inte om kostnaden finns, utan var den enligt Entreprenadkontraktet ska ersättas. Kostnaden ska inte automatiskt läggas på självkostnad tid utan behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.