Tjänster inom partnering

URKRAFT:s experter svarar*: Partnering kan ge beställaren bättre förutsättningar att påverka projektet medan det fortfarande finns verkliga möjligheter att påverka ekonomi, kvalitet, tid och lösningar.

Den stora möjligheten ligger enligt vår erfarenhet i tidig involvering av rätt kompetens.

När entreprenörer, konsulter, verksamhet och andra viktiga aktörer kommer in innan avgörande lösningar är låsta kan beställaren använda betydligt mer av projektorganisationens samlade kunskap som underlag för sina beslut.

Men partnering innebär samtidigt större krav på beställaren.

Beställaren behöver vara aktiv, ha rätt kompetens, resurser och mandat och kunna fatta beslut när de behöver fattas.

Vi brukar uttrycka det som att beställaren håller i taktpinnen – men använder hela orkesterns kompetens. (5)

URKRAFTs experter svarar*: Partnering kan skapa mycket goda förutsättningar för att använda projektets samlade kompetens, identifiera risker och möjligheter tidigare och tillsammans utveckla lösningar som skapar största möjliga värde. Men partnering skapar inte automatiskt ett bra projekt.

Det intressanta är att många av partneringens största möjligheter också kan bli dess största risker.

Att involvera entreprenören tidigt skapar möjlighet att använda kunskap om produktion, kalkyl, inköp och byggbarhet medan projektet fortfarande går att påverka. Men om entreprenören får ett stort kunskapsövertag samtidigt som beställaren blir passiv eller saknar tillräcklig kompetens kan samma förutsättning bli en risk.

Öppen ekonomi kan ge beställaren bättre insyn och möjlighet att tillsammans med entreprenören styra projektets ekonomi. Men om det är oklart vad öppna böcker faktiskt innebär, hur självkostnader beräknas eller hur rabatter, bonusar och återbäringar hanteras kan den upplevda transparensen vara större än den verkliga.

En gemensam organisation kan ge snabbare beslut och bättre användning av projektets samlade kompetens. Men om roller, ansvar och mandat är otydliga kan samma organisation i stället skapa långsamma beslutsvägar och osäkerhet.

Och en kultur byggd på öppenhet och tillit kan göra det möjligt att lyfta problem tidigt och lösa dem tillsammans. Men tillit får inte förväxlas med att kontroll inte behövs eller att svåra frågor ska undvikas för att bevara en god relation.

Det är därför vi på URKRAFT arbetar utifrån A-S-K modellen – Affären, Strukturen och Kulturen. De tre delarna behöver stödja varandra.

En bra kultur kan inte kompensera för en affär som skapar fel ekonomiska drivkrafter. En bra affär räcker inte om organisationen saknar mandat och rätt kompetens. Och tydliga strukturer skapar inte ett bra projekt om människorna ändå arbetar i egna stuprör.

Partnering tar alltså inte bort projektets risker. Möjligheten ligger i att göra dem synliga tidigare och använda projektets samlade kompetens för att förebygga, hantera och följa upp dem.

URKRAFT rekommenderar:

Se möjligheter och risker som något projektet ska arbeta aktivt med genom hela processen – från upphandling och tidig utveckling till projektering, produktion och uppföljning.

Fråga regelbundet:

Har vi skapat en affär, en struktur och en kultur som gör det lättare för människorna i projektet att göra det som är bäst för projektet?

Och när svaret är nej – agera medan det fortfarande går att påverka.

URKRAFT:s experter svarar*: Den viktigaste skillnaden ligger inte i entreprenadjuridiken utan i när och hur projektets samlade kompetens används och hur Affären, Strukturen och Kulturen utformas.

I många mer traditionellt genomförda projekt arbetar beställare, konsulter och entreprenörer mer sekventiellt. Beställaren och konsulterna utvecklar projektet långt innan entreprenörens och underentreprenörernas kompetens kommer in.

I partnering försöker vi i stället involvera rätt kompetens tidigare, innan viktiga lösningar och kostnader redan är låsta. Det innebär däremot inte att ansvar eller risker automatiskt delas. Ansvar och riskfördelning följer fortfarande av kontraktet och de standardavtal som parterna har valt att tillämpa.

För oss på URKRAFT ligger den stora skillnaden därför i helheten:
Affären ska skapa rätt ekonomiska drivkrafter.
Strukturen ska skapa tydliga roller, mandat och beslutsvägar.
Kulturen ska skapa förutsättningar för öppenhet, tillit och samverkan.

När dessa tre delar hänger ihop kan projektets samlade kompetens användas tidigare och bättre. (31)

URKRAFTs experter svarar*: Partnering innebär ofta att fler kompetenser involveras i beslut och utvecklingsarbete. Det är en stor möjlighet – men fler människor är inte automatiskt bättre.

Om det är oklart vem som ansvarar för vad, vilka som ska delta i olika forum eller var ett beslut faktiskt ska fattas kan den gemensamma organisationen bli tung.

Möten blir informationsmöten i stället för arbetsmöten. Samma frågor behandlas på flera nivåer. Beslut skjuts upp eller omprövas. Till slut kan den struktur som skulle skapa snabbare samarbete i stället skapa mer administration.

URKRAFT rekommenderar:

Bygg organisationen utifrån uppgiften och besluten, inte utifrån ambitionen att alla ska vara med överallt.

Var tydlig med roller, ansvar, mandat, mötesstruktur och beslutsvägar – och våga förändra organisationen när projektet går från en fas till en annan.

URKRAFT:s experter svarar*: Ja. En av de stora möjligheterna med partnering är att skapa bättre kvalitet genom att använda rätt kompetens vid rätt tidpunkt.

Det börjar redan i upphandlingen.

I stället för att enbart ställa grundläggande krav och låta exempelvis ett lågt pris få stor betydelse kan beställaren utforma utvärderingen utifrån det aktuella projektets behov. Kompetens, organisation, erfarenhet, kvalitet, arbetssätt och pris kan tillsammans vara viktiga delar i utvärderingen.

Detta blir särskilt betydelsefullt i komplexa och ovanliga projekt.

En kommun, region eller annan beställare bygger kanske ett nytt vattenverk, en simhall, en större skola eller en avancerad energianläggning mycket sällan. Den egna organisationen kan därför inte förväntas besitta all den specialistkunskap som behövs för varje vägval.

Genom partnering kan beställaren tidigare få tillgång till kompetens från entreprenörer, projektörer, specialister, underentreprenörer och leverantörer som har erfarenhet av just den typen av anläggning.

Det gör att lösningar kan prövas utifrån exempelvis funktion, byggbarhet, investering, drift, underhåll, energianvändning och livslängd innan de är låsta eller redan byggda.

I en mer traditionell process kan en entreprenör uppfylla ställda krav och vinna upphandlingen utan att organisationen som helhet har stor erfarenhet av just den typ av projekt som ska genomföras.

URKRAFTs utgångspunkt är därför att kvalitet inte bara ska kontrolleras i slutet. Förutsättningarna för kvalitet skapas långt tidigare – genom vilka människor och kompetenser vi får in, när de kommer in och hur deras samlade kunskap används. (56)