Frågor och svar

Om ersättningen överstiger självkostnaden uppstår en marginal i timkostnaden. Om ersättningen understiger självkostnaden får entreprenören i stället en kostnad som behöver finansieras någon annanstans i affären. Båda situationerna riskerar att skapa ekonomiska incitament som motverkar den öppenhet och transparens som partnering bygger på.

En tydlig ersättningsmodell ska därför skilja mellan kostnad och vinst. Beställaren ska ersätta den definierade självkostnaden fullt ut, men inte mer. Entreprenören ska samtidigt kunna göra en sund och tydlig affär genom det entreprenörsarvode som parterna har konkurrensutsatt och avtalat.

Det minskar behovet och incitamentet att skapa marginaler eller kompensera kostnader på andra delar av entreprenaden och gör det tydligt för båda parter var entreprenörens vinst ska uppstå.

Självkostnad tid ska därför vara just självkostnad – varken mer eller mindre.

Den är viktig eftersom den årliga personalkostnaden ska fördelas över den tid som faktiskt utgör beräkningsgrund för arbetad tid.

Beräkningsprincipen är:

Årlig personalkostnad per anställd ÷ Tillgänglig årsarbetstid = Självkostnad tid per timme

Om årsarbetstiden sätts för högt blir självkostnaden per timme för låg. Om den sätts för lågt blir självkostnad tid för hög.

Rätt självkostnad tid förutsätter därför både rätt personalkostnad och rätt beräkningsgrund för arbetstiden.

Entreprenörer har olika interna modeller för hur kostnader, påslag och marginaler hanteras. Om beställaren inte tydligt anger vilken modell som ska gälla i entreprenaden finns därför en risk att anbudsgivarna räknar på olika förutsättningar. Anbuden kan då se jämförbara ut utan att faktiskt vara det.

Det är också viktigt att de ekonomiska förutsättningarna inte förändras efter tilldelningen på ett sätt som innebär att den vinnande entreprenören får möjligheter till ersättning eller marginaler som övriga anbudsgivare inte hade kännedom om när de lämnade sina anbud. En entreprenör kan exempelvis ha vunnit upphandlingen med ett lägre entreprenörsarvode, men om nya ersättningar, påslag eller marginaler förhandlas fram efteråt förändras de ekonomiska förutsättningar som konkurrensen byggde på.

Det riskerar att sätta likabehandlingen och konkurrensneutraliteten ur spel och kan även aktualisera upphandlingsrättsliga frågor om förändringar av det upphandlade kontraktet.

Därför anser vi att beställaren redan i upphandlingen ska definiera hur självkostnader beräknas, vad entreprenörsarvodet ska täcka, hur inköp och rabatter hanteras, vilka påslag som får göras och hur övriga kostnader ska ersättas.

Det som entreprenörerna konkurrerar om ska också vara den affär som genomförs efter tilldelningen.

Det behöver därför vara tydligt redan i upphandlingen vad entreprenörsarvodet ska täcka, så att varje anbudsgivare kan bedöma sina kostnader, sin risk och vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att genomföra entreprenaden som en sund och lönsam affär.

Entreprenören ska ges möjlighet att själv prissätta sitt entreprenörsarvode i konkurrensen utifrån de förutsättningar som beställaren har angett. Det är entreprenören som bäst känner den egna verksamheten, dess kostnadsstruktur och affärsmässiga förutsättningar och som därför behöver bedöma vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att täcka de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt ge möjlighet till vinst. När förutsättningarna är tydligt angivna i upphandlingen är det också entreprenören som ansvarar för det entreprenörsarvode som lämnas i anbudet.

Om entreprenören väljer att lämna ett entreprenörsarvode som inte ger täckning för de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt möjlighet till vinst, ska detta inte kompenseras genom att kostnader eller marginaler senare flyttas till andra delar av entreprenaden. Om så sker riskerar det att motverka den öppenhet och transparens som ersättningsmodellen och partnering bygger på.

Ett entreprenörsarvode kan därför inte bedömas enbart utifrån procentsatsen. Det måste alltid bedömas tillsammans med vad arvodet ska täcka och vilka övriga ersättningsprinciper som gäller i entreprenaden.

Självkostnad tid omfattar de kostnader som enligt beräkningsprinciperna ska hänföras till den enskilda anställde. Andra kostnader ska hanteras enligt entreprenadens ersättningsmodell, exempelvis genom entreprenörsarvodet eller som en separat ersättningsgill kostnad om detta framgår av Entreprenadkontraktet.

Alla verkliga kostnader är alltså inte självkostnad tid, men relevanta kostnader behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.

I vår beräkningsmodell används den anställdes faktiska antal semesterdagar, dock högst 30 dagar. Har den anställde 25 dagar används 25, har personen 28 används 28 och vid 30 dagar eller fler används högst 30 dagar.

Semesterdagar därutöver betraktas i modellen som individuella eller företagsspecifika anställningsvillkor och ska finansieras genom entreprenörsarvodet.

Den gemensamma övre gränsen skapar likvärdiga förutsättningar och konkurrensneutralitet mellan entreprenörerna, samtidigt som den anställdes faktiska semestervillkor beaktas upp till 30 dagar.

Sjukfrånvaron beaktas i stället när den tillgängliga årsarbetstiden beräknas. Om den inte beaktades skulle arbetsgivarens årliga personalkostnad fördelas över fler arbetstimmar än vad som normalt är tillgängligt för arbete, vilket skulle innebära att den beräknade självkostnaden per arbetad timme blir för låg.

För att den enskilda medarbetarens faktiska sjukfrånvaro inte ska påverka beställarens kostnad använder URKRAFTs modell aktuell branschstatistik som en gemensam beräkningsgrund. Modellen blir därmed både mer förutsägbar och konkurrensneutral mellan entreprenörerna.

Kostnaden för sjukfrånvaro skulle även kunna hanteras genom entreprenörsarvodet. I så fall behöver det vara tydligt redan i upphandlingen att entreprenörsarvodet ska bära denna kostnad, så att anbudsgivarna kan ta hänsyn till detta när arvodet prissätts.

URKRAFT har i stället valt att beakta normal sjukfrånvaro vid beräkningen av tillgänglig årsarbetstid, eftersom syftet är att självkostnad tid så långt som möjligt ska motsvara entreprenörens relevanta kostnad för den arbetade timmen – varken mer eller mindre.

Kostnaden för föräldralön försvinner däremot inte för arbetsgivaren utan behöver ha en tydlig plats i entreprenadens ersättningsmodell. Om den inte beaktas vid beräkningen av självkostnad tid behöver den i stället finansieras på annat avtalat sätt, exempelvis genom entreprenörsarvodet.

I URKRAFTs modell har vi valt att beakta föräldralön vid beräkningen av självkostnad tid. Eftersom den faktiska föräldraledigheten varierar mellan individer används aktuell branschstatistik som en gemensam beräkningsgrund, i stället för den enskilda medarbetarens faktiska uttag.

Det innebär att en entreprenör inte får högre ersättning därför att en enskild medarbetare tar ut mer föräldraledighet, och beställarens kostnad påverkas inte heller av den enskilda individens uttag.

På så sätt beaktas en kollektivavtalad personalkostnad på ett enhetligt och konkurrensneutralt sätt, utan att den enskilda medarbetarens faktiska föräldraledighet direkt påverkar projektets självkostnad tid.

En arbetsgivare kan därutöver välja att erbjuda sina anställda bättre eller andra villkor. Det kan exempelvis vara högre pensionsavsättningar, semesterdagar utöver 30 dagar, friskvårdsförmåner, friskvård på arbetstid, kollektivtrafikkort eller andra individuellt framförhandlade villkor. Det kan också handla om företagsspecifika förmåner, exempelvis frukost, profilkläder eller andra personalförmåner. Sådana villkor kan vara en viktig del i företagets ambition att vara en attraktiv arbetsgivare.

I URKRAFTs modell ska dessa individuella eller företagsspecifika förmåner inte påverka självkostnad tid. De är resultatet av det enskilda företagets val och ska därför finansieras genom entreprenörsarvodet.

Det är viktigt för att skapa likvärdiga och konkurrensneutrala förutsättningar mellan entreprenörerna. En entreprenör som väljer att erbjuda mer omfattande personalförmåner ska inte genom detta automatiskt få en högre ersättning från beställaren än en entreprenör som uppfyller motsvarande lag- och kollektivavtalskrav men har valt ett annat arbetsgivarerbjudande.

Därför behöver det redan i upphandlingen och Entreprenadkontraktet finnas en tydlig gränsdragning för vilka kostnader som får belasta självkostnaden och vilka kostnader som ska täckas genom entreprenörsarvodet. I URKRAFTs Entreprenadkontrakt hanteras denna gränsdragning genom CAK-listan.

Vår erfarenhet är att företag har olika modeller för hur centrala kostnader och overhead beräknas och fördelas. Vissa företag finansierar dessa kostnader genom entreprenörsarvodet, medan andra fördelar delar av dem på individer, timkostnader eller enskilda projekt. Både vilka kostnader som ingår och hur de beräknas och fördelas kan därför skilja sig betydligt mellan olika företag.

Det kan exempelvis handla om kostnader för företagsledning, central administration och stödfunktioner, huvudkontor, företagsövergripande utbildning och kompetensutveckling samt andra kostnader som avser företagets verksamhet som helhet och inte den enskilda entreprenaden.

Om varje entreprenör tillåts använda sin egen modell för att fördela sådana kostnader på självkostnad tid blir entreprenörernas timkostnader inte beräknade på samma grunder. Det försvårar jämförelser och riskerar att motverka den konkurrensneutralitet och transparens som den gemensamma beräkningsmodellen ska skapa.

I URKRAFTs modell ska därför företagsövergripande och centrala kostnader finansieras genom entreprenörsarvodet enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser, och inte genom den individuellt beräknade självkostnadstiden.

Projektspecifika kostnader är däremot något annat. Om exempelvis en person från en central stödfunktion eller företagsledningen behöver utföra arbete specifikt för entreprenaden kan personen, om det är avtalat och relevant för projektet, avropas och ersättas för sin arbetade tid enligt samma principer för självkostnad tid som övriga personer i projektet. På motsvarande sätt kan projektspecifika utbildningar eller andra insatser som krävs för entreprenadens genomförande ersättas som projektkostnad om detta följer av Entreprenadkontraktet.

Avgörande är alltså om kostnaden avser företagets verksamhet generellt eller uppstår specifikt för den aktuella entreprenaden – och att det redan i upphandlingen är tydligt hur respektive kostnad ska ersättas.