Frågor och svar

URKRAFTs experter svarar*: Det är två olika delar av upphandlingen.

Vid kvalificeringen kontrollerar beställaren om anbudsgivaren uppfyller de krav på förmåga som ställts för att få delta i upphandlingen.

En anbudsgivare som uppfyller kvalificeringskraven är kvalificerad.

Vid utvärderingen bedöms i stället själva anbudet utifrån de tilldelningskriterier som beställaren har angett i upphandlingsdokumenten. Syftet är att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån den utvärderingsgrund som beställaren har valt.

URKRAFTs rekommendation:

En enkel kontrollfråga är: Handlar kravet om vem som får vara med – eller om vilket anbud som ska vinna?

Det första handlar normalt om kvalificering. Det andra handlar om utvärdering.

Blanda inte ihop dessa delar. Kvalificeringskraven bör säkerställa att anbudsgivarna har den förmåga som behövs för uppdraget. Utvärderingen bör därefter användas för att bedöma de skillnader mellan anbuden som faktiskt skapar värde för beställaren och projektet.

När vi utbildar inom offentlig upphandling brukar vi lägga stor vikt vid just den här skillnaden. Den kan verka självklar, men får stor betydelse för hur hela upphandlingen byggs upp.

Kvalificera utifrån den förmåga som behövs – och utvärdera sedan det som verkligen skapar skillnad och värde i anbuden.

URKRAFTs experter svarar*: Öppen ekonomi är en av partneringens stora möjligheter – men bara om öppenheten ger projektet möjlighet att förstå och påverka ekonomin.

Det räcker inte att beställaren får se fakturor. Öppna böcker behöver ge rätt personer tillgång till relevant ekonomisk information och verifierbara underlag. Men öppenheten ska inte stanna vid kontrollen.

Den verkliga möjligheten uppstår när informationen används för att jämföra alternativ, planera inköp, utveckla lösningar, göra prognoser och påverka projektets framtida kostnader innan pengarna är spenderade.

Det är därför vi på URKRAFT skiljer mellan ekonomisk kontroll och aktiv ekonomistyrning. Det går att ha ordning på varje faktura och ändå använda projektets pengar till fel saker. Ekonomistyrning i partnering

Genom att arbeta aktivt med ekonomin kan parterna tillsammans identifiera möjligheter, prioritera rätt åtgärder och fatta beslut som skapar största möjliga värde för projektet.

URKRAFT rekommenderar:

Använd öppna böcker som ett verktyg för aktiv ekonomistyrning, inte enbart för kontroll av kostnader.

Skapa gemensamma arbetssätt där beställare, entreprenör och övriga nyckelpersoner regelbundet analyserar ekonomin, jämför alternativ och arbetar med prognoser och kostnadspåverkande beslut.

Öppenheten behöver följa pengarna – men syftet är att förstå och påverka ekonomin, inte att samla dokument. Självkostnad Material & Köpta tjänster

URKRAFTs experter svarar*: Om en beställare inte har tillräcklig kunskap om marknadens förutsättningar finns en risk att upphandlingen utformas utifrån antaganden som inte stämmer med leverantörernas faktiska möjligheter, kapacitet eller intresse.

Det kan exempelvis leda till att krav, ansvarsfördelning, tidplaner eller affärsvillkor blir mindre ändamålsenliga. Konsekvensen kan bli färre anbud, begränsad konkurrens, högre riskpåslag eller att beställaren inte får de lösningar och den kompetens som projektet behöver.

I komplexa projekt kan bristande marknadskännedom också innebära att viktiga möjligheter till innovation, effektivisering och alternativa genomförandelösningar förbises.

En väl genomförd marknadsanalys och marknadsdialog kan bidra till att minska dessa risker och skapa bättre förutsättningar för en attraktiv, konkurrensutsatt och genomförbar upphandling.

URKRAFT:s experter svarar*: Löpande räkning är en ersättningsform där entreprenörens ersättning bestäms utifrån de resurser och kostnader som uppkommer under entreprenaden, i stället för genom ett på förhand bestämt fast pris.

När ersättning sker enligt självkostnadsprincipen i AB 04 eller ABT 06 regleras vilka kostnadsslag som entreprenören har rätt till ersättning för. Därutöver utgår entreprenörsarvode enligt de förutsättningar som parterna har avtalat.

Löpande räkning kan exempelvis vara aktuellt när omfattningen eller förutsättningarna för arbetet inte går att bestämma tillräckligt tydligt i förväg. Ersättningsformen förekommer också vid reglering av arbeten där avtalat pris eller á-pris saknas.

Det är viktigt att skilja mellan löpande räkning och självkostnadsprincipen. Löpande räkning är ett bredare begrepp och kan exempelvis även innebära ersättning utifrån arbetad tid till avtalade timpriser. Självkostnadsprincipen innebär däremot att ersättningen beräknas med utgångspunkt i de kostnader som omfattas av de avtalade självkostnadsreglerna.

Vad som faktiskt gäller i den enskilda entreprenaden avgörs alltid av kontraktet och de bestämmelser som parterna har avtalat. (42)

URKRAFT skapar struktur för dialog och gemensam reflektion. Med stöd i forskning om team och psykologisk trygghet, samt verktyg som SWOT-analys på teamnivå, synliggörs både styrkor och hinder. Team upplever att detta skapar bättre förståelse och ett mer konstruktivt samarbetsklimat. (13)

I samband med din anmälan kan du ange eventuell specialkost eller allergier. Om du behöver komplettera eller ändra uppgifterna efter bokningen är du välkommen att kontakta oss.

Meddela oss gärna så tidigt som möjligt så att vi tillsammans med konferensanläggningen kan skapa så bra förutsättningar som möjligt.

URKRAFTs experter svarar*: Nej. Vid upphandling över tröskelvärdena ska beställaren anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det kan utvärderas utifrån någon av tre grunder: Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, kostnad, eller pris.

Om beställaren väljer bästa förhållandet mellan pris och kvalitet kan andra egenskaper än pris få betydelse för vilket anbud som vinner. Vilka tilldelningskriterier som används och hur de viktas ska framgå av upphandlingsdokumenten.

URKRAFTs rekommendation:

För många bygg- och anläggningsprojekt är priset självklart viktigt – men priset vid upphandlingstillfället är bara en del av den affär som ska genomföras.

I projekt där organisation, kompetens, arbetssätt, nyckelpersoner, riskhantering, utvecklingsförmåga eller samverkan har stor betydelse kan det finnas goda skäl att låta även kvalitet påverka utvärderingen.

Men kvalitet ska inte utvärderas bara för att man vill ha en kvalitetsutvärdering.

Beställaren bör först fråga sig:
Vilka skillnader mellan anbuden kommer faktiskt att skapa värde i det här projektet?

Det är dessa skillnader som bör ligga till grund för utvärderingen.

När vi arbetar med kvalitetsupphandlingar lägger vi därför stor vikt vid att först förstå beställarens verkliga behov och vad som ska skapa värde i projektet. Hur detta sedan omsätts i en tydlig och fungerande utvärderingsmodell är en viktig del av upphandlingsarbetet.

En bra utvärdering ska göra det attraktivt för anbudsgivarna att erbjuda det som beställaren faktiskt värdesätter.

URKRAFTs experter svarar*: I bygg- och anläggningsbranschen kan fakturapriset skilja sig från den verkliga kostnaden.

Projektpriser, direktrabatter, årsomsättningsrabatter, bonusar, återbäringar och andra kommersiella villkor kan innebära att en ekonomisk förmån uppstår utan att den syns på den enskilda fakturan. Självkostnad Material & Köpta tjänster

Det skapar flera risker i ett partneringprojekt.

För det första kan beställaren få en felaktig bild av vad materialet eller tjänsten faktiskt kostar. För det andra kan olika ekonomiska drivkrafter påverka vilket material, vilken leverantör eller vilken underentreprenör som föreslås. Ett alternativ som ger en hög bonus eller förmån för en aktör behöver inte vara det alternativ som ger störst värde för projektet.

Det är därför vi på URKRAFT är tydliga med att den verkliga nettokostnaden behöver vara synlig när ersättningen bygger på självkostnad.

Entreprenören ska självklart kunna tjäna pengar. Men affären ska vara tydlig. I våra partneringupplägg är grundtanken att entreprenörens möjlighet till vinst ska finnas i den affär och det entreprenörsarvode som parterna har kommit överens om – inte vara beroende av dolda marginaler eller svårgenomträngliga rabattsystem. Självkostnad Material & Köpta tjänster

Det skapar också bättre drivkrafter. När projektet får del av verkliga nettopriser kan material, underentreprenörer och leverantörer jämföras utifrån pris, kvalitet, produktivitet, risk, livslängd och totalt värde, i stället för utifrån vilken affär som är mest fördelaktig för en enskild aktör.

URKRAFT rekommenderar:

Bestäm spelreglerna innan kontraktet tecknas.

Det ska vara tydligt hur direktrabatter, retroaktiva rabatter, bonusar, återbäringar, krediteringar och andra ekonomiska förmåner ska hanteras och hur de ska verifieras.

Vår utgångspunkt i partnering är att ekonomiska förmåner som hör till projektets inköp och påverkar den verkliga självkostnaden ska komma projektet till godo enligt den affär parterna har avtalat. Entreprenörens affär ska samtidigt vara tydlig och hållbar.

Det ger både bättre transparens och bättre förutsättningar att göra det som är själva poängen med den öppna ekonomin: använda projektets pengar där de skapar störst värde. Självkostnad Material & Köpta tjänster

Vi arbetar med tydlighet i uppdrag, roller och ansvar, grundat i forskning om teamroller och samspel. Genom reflektion och AAR tränar teamet på att följa upp sitt eget arbete. Resultatet är ofta ett mer ansvarstagande och effektfullt teamarbete. (14)

Våra digitala utbildningar genomförs live med utbildningsledare från URKRAFT. Inför utbildningen får du information om hur du ansluter och vad du behöver förbereda.

Även i det digitala formatet vill vi skapa en aktiv utbildning där deltagarna får möjlighet att ställa frågor, diskutera och dela erfarenheter.