Frågor och svar

URKRAFTs experter svarar*: En av de stora möjligheterna med partnering är att skapa högre kvalitet genom att använda rätt kompetens vid rätt tidpunkt. Förutsättningarna för detta skapas redan i upphandlingen.

I stället för att låta ett lågt pris få alltför stor betydelse kan beställaren utforma upphandlingen utifrån projektets specifika behov och värdera exempelvis kompetens, erfarenhet, organisation, kvalitet, arbetssätt och pris.

Detta är särskilt viktigt i komplexa projekt, exempelvis vattenverk, sjukhus, simhallar och avancerade energianläggningar, där beställaren kanske bara genomför liknande investeringar vid enstaka tillfällen och därför inte själv besitter all den specialistkompetens som behövs.

Genom partnering kan beställaren tidigt få tillgång till erfarenhet och kunskap från entreprenörer, projektörer, specialister, underentreprenörer och leverantörer. Tillsammans kan parterna utveckla och utvärdera lösningar utifrån funktion, byggbarhet, investeringskostnad, drift, underhåll, energianvändning och livslängd innan viktiga beslut är låsta.

Det skapar bättre förutsättningar att välja rätt lösningar från början, minska risken för fel och omarbetningar samt uppnå den kvalitet och funktion som projektet behöver.

URKRAFTs utgångspunkt är att kvalitet inte enbart ska kontrolleras i slutet av projektet. Förutsättningarna för kvalitet skapas långt tidigare – genom vilka kompetenser som involveras, när de kommer in och hur deras samlade kunskap används.

URKRAFTs experter svarar*: Muntliga moment kan användas i offentlig upphandling, men de behöver utformas med stor omsorg.

När intervjuer eller presentationer påverkar utvärderingen måste det vara tydligt vad som ska bedömas och hur bedömningen går till. Likabehandling, öppenhet och dokumentation blir särskilt viktiga.

Muntliga moment kan innebära upphandlingsrättsliga risker om bedömningen blir alltför subjektiv eller om anbudsgivarna får olika förutsättningar.

URKRAFTs rekommendation:

I bygg- och anläggningsprojekt, och inte minst vid partnering och andra kvalitetsupphandlingar, kan det vara svårt att förstå en anbudsgivares organisation, arbetssätt och nyckelpersoners förmåga enbart genom skriftliga dokument.

Där kan ett väl utformat muntligt moment ge beställaren värdefull information.

Det förutsätter samtidigt att anbudsgivarna får likvärdiga förutsättningar och att bedömningen sker utifrån i förväg angivna kriterier.

URKRAFT har under många år arbetat med muntliga utvärderingar och utvecklat ett strukturerat arbetssätt för hur dessa kan förberedas, genomföras och bedömas. Vår erfarenhet är att ett genomtänkt upplägg kan ge beställaren en betydligt bättre förståelse för det erbjudande och den organisation som anbudsgivaren faktiskt erbjuder.

Det muntliga mötet ska hjälpa beställaren att bedöma det som efterfrågats – inte bli en allmän bedömning av vem man tycker bäst om.

URKRAFTs experter svarar*: Partneringens idé om rätt kompetens vid rätt tidpunkt gäller inte bara beställaren och huvudentreprenören.

I många projekt finns en stor del av specialistkompetensen hos underentreprenörer och leverantörer. Det kan handla om installationer, konstruktion, mark, betong, prefab, tekniska system eller andra delar där de som faktiskt ska genomföra arbetet har erfarenheter som kan påverka både lösning, produktion, tid och kostnad.

Om dessa aktörer kommer in först när lösningarna redan är bestämda går en del av möjligheten förlorad. De får då i praktiken lämna pris på någon annans lösning i stället för att bidra till att utveckla den.

Vi på URKRAFT ser därför partnering som mer än ett samarbete mellan beställare och entreprenör. Den gemensamma organisationen behöver successivt kompletteras med de kompetenser som kan skapa värde för projektet.

URKRAFT rekommenderar:

Identifiera tidigt vilka underentreprenörer, specialister och leverantörer som kan påverka projektets viktigaste vägval.

Ta in dem när deras kunskap fortfarande kan påverka, inte först när det är dags att lämna pris eller börja producera.

URKRAFT utgår från en stabil metodisk grund men anpassar innehåll och exempel till verksamhetens kontext. Med hjälp av 4-MAT säkerställs att olika individer och lärostilar inkluderas. Kunder upplever att teamutvecklingen känns relevant och direkt kopplad till verksamhetens uppdrag. (15)

Ja. Många av våra utbildningar genomförs som företags- eller projektinterna utbildningar. Det kan vara för en enskild organisation eller gemensamt för exempelvis beställare, entreprenörer och konsulter i ett projekt.

Kontakta oss så diskuterar vi vilken utbildning och vilket upplägg som passar era behov. info@urkraft.com – 0500-48 14 44

URKRAFT:s experter svarar*: Partnering används i dag återkommande inom svensk bygg- och anläggningsverksamhet och förekommer hos såväl offentliga som privata beställare.
Arbetsformen används bland annat vid byggnader, VA-anläggningar, infrastruktur, energiprojekt, sjukhus, skolor, simhallar och andra projekt.

Det finns däremot ingen enkel officiell statistik som visar exakt hur stor andel av svenska bygg- och anläggningsprojekt som genomförs i partnering.

Vår egen erfarenhet är tydlig: intresset och kunskapen om arbetsformen har ökat kraftigt under de år vi har arbetat med partnering. Samtidigt genomförs fortfarande en mycket stor del av marknadens projekt med andra upplägg. (13)

URKRAFTs experter svarar*: Ett mycket lågt entreprenörsarvode innebär inte automatiskt att anbudet ska förkastas.

I en partneringupphandling kan entreprenörsarvodet vara en viktig del av anbudet och samtidigt bli en del av de ekonomiska villkoren under kontraktstiden. Om arvodet förefaller vara onormalt lågt finns det därför anledning för beställaren att undersöka och förstå varför.

Vid upphandling över tröskelvärdena finns särskilda regler om onormalt låga anbud. Om beställaren bedömer att ett anbud förefaller vara onormalt lågt ska anbudsgivaren få möjlighet att förklara det låga priset eller kostnaden innan beställaren tar ställning till om anbudet kan godtas.

Ett lågt entreprenörsarvode behöver samtidigt inte vara osunt. Det kan finnas fullt affärsmässiga och godtagbara förklaringar till att en anbudsgivare kan eller vill erbjuda ett lägre arvode än andra.

URKRAFTs rekommendation:

I partnering är entreprenörsarvodet inte bara en siffra som används för att vinna upphandlingen. Arvodet ska tillsammans med övriga ersättningsprinciper fungera under hela genomförandet.

Beställaren behöver därför redan när upphandlingen utformas fundera över vad som händer om en anbudsgivare erbjuder ett mycket lågt entreprenörsarvode.

Vår erfarenhet är att stora skillnader mellan anbudsgivarnas entreprenörsarvoden kan ha flera förklaringar. Det kan finnas en genomtänkt och fullt affärsmässig förklaring, men det kan också bero på att anbudsgivaren inte fullt ut har förstått affärsmodellen, vad entreprenörsarvodet ska täcka eller hur ekonomin i partnering och ersättning enligt självkostnadsprincipen är tänkt att fungera.

Det är därför viktigt att upphandlingsdokumenten tydligt beskriver vad entreprenörsarvodet ska omfatta och vilka kostnader som ska täckas av arvodet respektive ersättas på annat sätt.

I vårt arbete som beställarstöd har vi utvecklat ett arbetssätt för hur dessa frågor kan hanteras redan när upphandlingen utformas. Syftet är att skapa tydlighet, jämförbarhet och sund konkurrens – utan att i detalj styra hur anbudsgivarna ska prissätta sina anbud.

Om ett entreprenörsarvode sticker ut kraftigt är den viktiga frågan:

Vad är förklaringen till det låga entreprenörsarvodet, vad ska arvodet täcka och är anbudet affärsmässigt och genomförbart utifrån kontraktets förutsättningar?

URKRAFTs experter svarar*: Entreprenören har normalt stor kunskap om marknaden och etablerade relationer med underentreprenörer och leverantörer. Det är en tillgång som projektet bör använda.

Men i ett partneringprojekt där beställaren ersätter kostnader enligt självkostnadsprincipen och parterna arbetar med öppen ekonomi finns det skäl att också fundera över vem som påverkar vilka företag som anlitas och på vilka grunder.

Om valet helt överlåts åt entreprenören finns en risk att andra faktorer än projektets samlade bästa påverkar beslutet. Det kan exempelvis finnas etablerade affärsrelationer, koncernkopplingar, inköpsavtal, rabatter eller andra kommersiella förutsättningar.

Det innebär inte att sådana relationer är fel. Men de behöver vara synliga så att projektorganisationen kan förstå alternativen och fatta välgrundade beslut.

URKRAFT rekommenderar:

Använd entreprenörens marknadskunskap, men gör viktiga inköp till projektets fråga.

Bestäm tillsammans vilka kriterier som ska styra valet och jämför relevanta alternativ utifrån exempelvis kostnad, kompetens, kvalitet, kapacitet, risk, produktivitet och förmåga att bidra till projektets arbetssätt.

URKRAFT:s experter svarar*: Under 80-talet uppmärksammade den svenska industrin att de kände sig förbisprungna inom flera olika områden gentemot omvärlden. Man var oroliga över sin konkurrenskraft och fortsatta existens då man blev hårt ifrågasatta av sina kunder. Många svenska företag började outsourca sin produktion till östeuropeiska samt asiatiska låglöneländerna i tron om att det var den bästa lösningen för att snabbt kunna sänka kostnaderna för att behålla marknadsandelar. Detta förfarande med lägre kostnader orsakade andra problem bristande kvalitet, leveransförmåga och lagerhållning etc.

Några av företagsledarna började därför intressera sig för och studera de japanska tillverkarna som på den tiden tog stora marknadsandelar snabbt. De hade tillverkning i Japan som var allt annat än ett låglöneland. Deras framgång bestod i att de hade en helt annan syn på hur relationerna med deras viktigaste leverantörer skulle fungera och hade infört en struktur med partnering som modell man arbetade efter. Skillnaden i hur västvärlden hanterade sina leverantörer med upphandlingar på lägsta pris och konkurrensutsättning av allt var markant i jämförelse och man började från svenskt håll intressera sig mer för det japanska sättet att arbeta.

– Ett av flera företag som tog till sig och ville förändra sitt sätt att arbeta till mer partneringliknande upplägg var Volvo lastvagnar som vi på URKRAFT stöttade i deras arbete som konsulter under sent nittiotal och framåt. Inom byggindustrin känner vi till att man i mitten av 90-talet började få upp ögonen och intressera sig för partnering som arbetsform, men den kultur som då rådde inom byggbranschen med maktövertag, härskartekniker och priskonkurrens gjorde att det första partneringprojektet på rätt sätt handlades upp först i slutet av 90- talet och kom att få namnet CSK 2000 i Karlstad på Centralsjukhuset som genomfördes under flera år. Då hade man redan i decennier använt partnering internationellt vid genomförandet av samhällsviktiga projekt i många olika branscher. (15)

Team beskriver ofta förbättrad kommunikation, tydligare roller och ett gemensamt språk för samarbete. Många upplever också att de fått verktyg som gör att teamet kan fortsätta utvecklas på egen hand. (16)