Frågor och svar

Beräkningen ska på begäran kunna styrkas med exempelvis lönespecifikationer, underlag för lagstadgade och kollektivavtalade kostnader samt annan relevant dokumentation. Underlagen ska vara spårbara till respektive individ och kunna följas över tid i den omfattning som krävs för att verifiera beräkningen.

Det gäller även när någon av de uppgifter som ligger till grund för självkostnaden förändras. Förändringar av en anställds lönenivå eller andra beräkningsunderlag ska kunna motiveras, styrkas med relevant dokumentation och verifieras av beställaren innan de tillämpas vid beräkningen av självkostnad tid.

Syftet är inte att beställaren ska bedöma hur entreprenören driver sitt företag eller sätter sina löner, utan att beställaren ska kunna verifiera den kostnad som enligt Entreprenadkontraktet ska ligga till grund för ersättningen i entreprenaden.

Öppna böcker förutsätter att den kostnad som ersätts också går att följa och verifiera.

Att en medarbetares faktiska lön förändras vid en annan tidpunkt innebär däremot inte att den ersättningsgrundande självkostnadstiden automatiskt förändras. Det gäller exempelvis vid individuell löneökning, befordran, förändrad befattning eller andra beslut som entreprenören fattar under pågående entreprenad.

Sådana förändringar ska kunna motiveras och styrkas med relevant dokumentation samt hanteras enligt Entreprenadkontraktet. En förändrad individuell självkostnad ska verifieras av beställaren innan den får tillämpas som grund för ersättning.

Om förändringen samtidigt innebär att medarbetaren får en annan roll eller ett förändrat ansvar i projektet behöver även detta hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser om organisation, bemanning och eventuella förändringar av nyckelpersoner.

Modellen skiljer därmed mellan den ordinarie årliga revideringen av självkostnad tid och individuella förändringar som uppkommer under entreprenaden. En intern löne- eller organisationsförändring hos entreprenören innebär inte i sig att beställarens ersättning automatiskt ska förändras.

I URKRAFTs Entreprenadkontrakt ska beställaren skriftligen godkänna en tillkommande nyckelperson. Personen ska bland annat ha minst likvärdig kompetens och erfarenhet samt uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.

Förändring av personal berättigar enligt våra kontraktsvillkor inte till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Att en ersättande person har en högre individuell självkostnad innebär därför inte att merkostnaden automatiskt får föras över på beställaren.

Den nya personens självkostnad tid ska samtidigt beräknas enligt samma principer som för övriga medarbetare och vara transparent, spårbar och verifierbar. Att den faktiska självkostnaden kan beräknas och verifieras innebär alltså inte i sig att beställaren har accepterat en högre kostnad till följd av personbytet.

I entreprenader där motsvarande reglering saknas behöver frågan hanteras utifrån de kontraktshandlingar och ersättningsprinciper som parterna faktiskt har avtalat.

Det innebär däremot inte att entreprenören utan vidare kan ersätta en överenskommen resurs med en person med högre självkostnad och låta merkostnaden belasta beställaren. Om förändringen innebär en annan bemanning, ansvarsfördelning eller organisation än den som avtalats ska detta hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser.

En projektchef med en självkostnad på exempelvis 750 kronor per timme får alltså inte en lägre faktisk självkostnad för att personen utför arbetsuppgifter som tidigare utförts av en projektingenjör med lägre självkostnad. Frågan är i stället om den förändrade bemanningen är överenskommen och om beställaren enligt Entreprenadkontraktet ska bära den eventuella merkostnad som uppstår.

I URKRAFTs Entreprenadkontrakt regleras förändringar av personal och organisation, och förändring av personal berättigar inte till ersättning för eventuella merkostnader eller till förändring av avtalade villkor.

Självkostnadsmodellen visar vad individen faktiskt kostar. Den avgör däremot inte vilken bemanning eller kostnadsnivå beställaren ska acceptera för en viss arbetsuppgift. Det regleras genom entreprenadens organisation, bemanning och kontraktsvillkor.

Behovet och kostnaden kan dessutom skilja sig betydligt mellan olika personer och funktioner. En yrkesarbetare kan exempelvis ha ett större behov av arbetskläder, arbetsskor och handverktyg än en tjänsteperson. Att lägga ett generellt påslag på samtliga individers självkostnad tid riskerar därför att ge en ersättning som inte motsvarar den faktiska kostnaden.

Hur dessa kostnader ska ersättas behöver i stället regleras tydligt i Entreprenadkontraktet och vara känt redan vid upphandlingen. Kostnaderna kan exempelvis täckas genom entreprenörsarvodet, ersättas separat enligt avtalade principer eller hanteras genom ett särskilt timtillägg.

Om parterna väljer ett timtillägg kan detta exempelvis beräknas genom att en överenskommen årlig kostnad för den aktuella kostnadsposten fördelas över relevant antal arbetstimmar. Ett sådant tillägg är då en separat avtalad ersättning och inte en del av den individuellt beräknade självkostnad tid enligt vår modell.

Det avgörande är alltså inte om kostnaden finns, utan var den enligt Entreprenadkontraktet ska ersättas. Kostnaden ska inte automatiskt läggas på självkostnad tid utan behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.