Frågor och svar

Kontakta oss om du behöver byta utbildningstillfälle. Möjligheten att flytta en bokning beror bland annat på hur nära utbildningsstart du kontaktar oss och om det finns lediga platser vid ett senare tillfälle.

URKRAFTs experter svarar*: En anbudsgivare kan begära att vissa uppgifter i anbudet ska omfattas av sekretess, exempelvis uppgifter om affärs- eller driftförhållanden där ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada.

Det kan exempelvis handla om detaljerade prisuppgifter, företagsspecifika arbetsmetoder, tekniska lösningar, strategier eller andra affärsmässigt känsliga uppgifter.

Anbudsgivaren bestämmer däremot inte själv vad som slutligen omfattas av sekretess. När den absoluta anbudssekretessen har upphört ska den upphandlande organisation som omfattas av offentlighetsprincipen göra en självständig sekretessprövning när handlingarna begärs ut.

En sekretessbegäran bör därför tydligt ange vilka uppgifter som anses känsliga och vilken skada ett offentliggörande skulle kunna medföra.

URKRAFTs rekommendation:

Begär inte slentrianmässigt sekretess för hela anbudet eller stora textblock. Identifiera i stället de konkreta uppgifter som verkligen är affärskritiska.

En bra kontrollfråga är:

Är uppgiften verkligen företagsunik och känslig – eller går samma information redan att hitta offentligt?

Om exempelvis namn på medarbetare, organisation, referensprojekt, arbetsmetoder eller andra uppgifter redan finns på företagets hemsida, i årsredovisningar, artiklar, sociala medier eller andra öppna källor blir det normalt svårare att motivera varför samma information i anbudet behöver omfattas av sekretess.

Det kan naturligtvis finnas mer detaljerad information i anbudet som inte tidigare offentliggjorts. Därför måste den konkreta uppgiften och risken för skada alltid bedömas.

Vårt råd är därför att begära sekretess så precist som möjligt – för de uppgifter som verkligen behöver skyddas, inte för hela avsnitt för säkerhets skull.

URKRAFTs experter svarar*: Det här är en risk som ibland blir synlig först när projektet redan har startat.

Ett företag kan i sitt anbud beskriva hur man vill arbeta öppet, transparent och för projektets bästa. Men när projektorganisationen sedan börjar arbeta kan det visa sig att företagets interna styrning, ekonomiska krav eller arbetssätt inte fullt ut stödjer det som utlovats.

Projektorganisationen kan exempelvis vilja dela information eller fatta ett beslut som är bra för projektet, samtidigt som den egna organisationens styrning drar åt ett annat håll.

Det kan också finnas ekonomiska förutsättningar bakom affären som projektorganisationen inte känner till – exempelvis interna resultatkrav, bonusstrukturer, inköpsmarginaler eller andra ekonomiska drivkrafter som behöver hanteras för att företagets kalkylerade affär ska uppnås.

Vi på URKRAFT kommer ibland in i projekt där vi inte deltagit från början men där parterna söker stöd därför att samarbetet eller ekonomin inte fungerar som tänkt. En fråga vi då behöver förstå är om de organisatoriska och ekonomiska förutsättningarna faktiskt stödjer den partneringmodell som projektet säger sig arbeta efter.

Det här är också ett skäl till att partnering inte bara kan vara en fråga för projektgruppen. Företagens ledningar och ombud behöver förstå vad arbetsformen innebär och stå bakom de förutsättningar som krävs.

URKRAFT rekommenderar:

Förankra partnering högre upp än hos den operativa projektorganisationen.

Företagens ombud och ledningar behöver förstå vad företaget har lovat i anbudet, vilken affär man har ingått, vilka krav på transparens som gäller och vilket mandat projektorganisationen behöver för att kunna arbeta för projektets bästa.

URKRAFTs experter svarar*: I partnering ska utgångspunkten vara att agera och rekommendera de lösningar, arbetsmetoder och åtgärder som bäst uppfyller beställarens behov och projektets gemensamma mål.

Det handlar inte enbart om vilka produkter eller tekniska lösningar som föreslås, utan också om vilket arbete som utförs, vilka resurser som används och vilka insatser som faktiskt skapar värde.

Det kräver en gemensam förståelse, värdegrund och acceptans för att projektets bästa ska vara vägledande – även när det innebär mindre arbete, lägre omsättning eller andra nackdelar för det egna företaget.

En entreprenör kan exempelvis behöva föreslå en enklare konstruktion, en effektivare arbetsmetod eller att vissa arbeten inte behöver utföras. På motsvarande sätt behöver en konsult kunna rekommendera att en projekteringsinsats begränsas eller förändras när det är bättre för projektet.

För oss på URKRAFT handlar detta inte om att företagen ska avstå från att göra bra affärer, utan om att de ska förstå, acceptera och agera utifrån att projektets bästa går före den egna organisationens kortsiktiga intressen.

Därför behöver både affären, strukturen och kulturen utformas så att de stödjer dessa beteenden. Genom A-S-K modellen arbetar vi med att skapa förutsättningar för att alla medverkande ska kunna bidra med sin kompetens och ta ansvar för helheten.

Det är först när värdegrunden också visar sig i praktiska handlingar som partnering får verklig betydelse.

URKRAFTs experter svarar*: Öppen ekonomi i partnering handlar om betydligt mer än att redovisa fakturor och kostnader. Det handlar också om att skapa förståelse för hur ekonomin fungerar, vilka ekonomiska intressen som finns och vad som påverkar de rekommendationer och beslut som fattas.

I ett partneringprojekt ska beställaren kunna känna trygghet i att föreslagna lösningar utgår från projektets behov och inte från ekonomiska fördelar som är okända för beställaren.

Det innebär att exempelvis rabatter, återbäringar, bonusar, påslag, koncerninterna affärer och andra ekonomiska ersättningar behöver vara tydligt reglerade och hanteras enligt de principer som parterna har kommit överens om.

Det behöver inte vara fel att sådana ekonomiska förhållanden förekommer. Problemet uppstår när de är okända, otydliga eller skapar incitament som riskerar att motverka projektets bästa.

För oss på URKRAFT är transparens inte enbart en fråga om kontroll, utan framför allt en förutsättning för att kunna fatta rätt beslut.

Därför behöver beställaren och entreprenören tidigt komma överens om hur självkostnader ska beräknas, hur inköp ska genomföras, vilka ersättningar som ingår i entreprenörsarvodet och hur den ekonomiska uppföljningen ska fungera.

Genom tydliga spelregler, öppen redovisning och gemensam ekonomistyrning skapas förutsättningar för en affär där alla parter kan göra en sund affär samtidigt som projektets bästa styr besluten.

Läs mer om våra principer för självkostnad för tid samt material och köpta tjänster.

Rekommenderade interna länkar: Självkostnad – material och köpta tjänster samt sidan om självkostnad för tid.

URKRAFTs experter svarar*: I partnering behöver det finnas en kultur där rekommendationer, arbetsmetoder och beslut kan diskuteras, ifrågasättas och prövas öppet utifrån vad som är bäst för projektet.

Det gäller inte enbart ekonomiska frågor. En entreprenör, underentreprenör, leverantör eller konsult kan föreslå en teknisk lösning, en viss kvalitetsnivå, en arbetsmetod eller ett genomförande som passar den egna organisationen väl, men som inte nödvändigtvis är bäst för beställaren och projektet som helhet.

Det kan exempelvis handla om att välja en invand produktionsmetod framför en mer effektiv, föreslå en lösning som underlättar det egna arbetet men försvårar för andra eller prioritera kortsiktiga besparingar framför kvalitet, funktion och framtida driftkostnader.

I partnering ska sådana förslag prövas utifrån projektets gemensamma mål och beställarens behov – inte utifrån vilken part som har föreslagit dem eller vem som gynnas mest.

Det innebär inte att alla alltid måste vara överens. Tvärtom är olika erfarenheter, perspektiv och uppfattningar viktiga för att kunna utveckla och jämföra alternativ.

När ett förslag ifrågasätts behöver projektorganisationen därför kunna diskutera dess konsekvenser för ekonomi, tid, kvalitet, funktion, arbetsmiljö, hållbarhet och andra relevanta projektmål.

För oss på URKRAFT är det avgörande att det finns en gemensam värdegrund där människor vågar vara öppna, ifrågasätta och ompröva tidigare ställningstaganden.

Det ställer också krav på ledarskapet. Alla behöver känna sig trygga med att lyfta problem, föreslå förändringar och dela med sig av sina erfarenheter, även när det innebär att den egna organisationens tidigare förslag behöver förändras.

Samtidigt behöver alla parter förstå och acceptera att projektets bästa ska vara vägledande – även när det innebär att den egna organisationen behöver avstå från en fördel eller förändra ett invant sätt att arbeta.

Det är en viktig skillnad mellan att tala om partnering och att faktiskt arbeta i partnering.

URKRAFTs experter svarar*: En marknadsdialog kan skapa stort värde genom att ge beställaren en bättre förståelse för marknadens förutsättningar, leverantörernas kapacitet och vilka möjligheter som finns inför en kommande upphandling.

Genom dialog med potentiella leverantörer kan beställaren få värdefulla perspektiv på exempelvis projektets genomförbarhet, risker, tidplaner, affärsvillkor och möjliga lösningar. Det kan bidra till att upphandlingen utformas på ett sätt som bättre motsvarar både beställarens behov och marknadens förutsättningar.

En väl genomförd marknadsdialog kan också skapa större intresse för upphandlingen, minska osäkerheter och förbättra förutsättningarna för konkurrens och väl genomarbetade anbud.

Vid offentlig upphandling behöver dialogen genomföras med hänsyn till de grundläggande upphandlingsprinciperna, så att ingen leverantör får en otillbörlig konkurrensfördel.

URKRAFT experter svarar*: Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller som huvudregel absolut anbudssekretess under en pågående upphandling, fram till dess att tilldelningsbeslut har meddelats, anbuden offentliggjorts eller upphandlingen på annat sätt avslutats.

Därefter gäller offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänna handlingar som huvudregel ska kunna lämnas ut. Vissa uppgifter kan dock fortfarande omfattas av sekretess, exempelvis om ett utlämnande kan orsaka ekonomisk skada för en anbudsgivare genom att känsliga affärs- eller driftförhållanden röjs.

Det är den upphandlande myndigheten eller enheten som gör sekretessprövningen när en handling begärs utlämnad. En anbudsgivares sekretessbegäran är ett underlag för bedömningen, inte ett beslut om sekretess.

URKRAFTs experter svarar*: Det som kännetecknar URKRAFTs utbildningar är kombinationen av gedigen teoretisk kunskap och omfattande praktisk erfarenhet från verkliga bygg- och anläggningsprojekt.

Våra utbildare är erfarna utvecklingskonsulter som själva har medverkat i ett stort antal upphandlingar och partneringprojekt, från tidiga skeden till färdigställda anläggningar. Det innebär att vi inte bara förmedlar kunskap om hur partnering ska fungera, utan också delar med oss av erfarenheter, konkreta exempel och lärdomar från verkligheten.

Utbildningarna är utformade för att deltagarna ska kunna omsätta sina nya kunskaper direkt i den egna verksamheten. Genom praktiska övningar, diskussioner och användbara verktyg skapar vi förutsättningar för fortsatt utveckling även efter utbildningen.

Vi ser därför utbildningen som början på en utvecklingsresa. URKRAFT erbjuder även fördjupningsutbildningar inom partnering, team- och ledarskapsutveckling samt stöd från våra utvecklingskonsulter för organisationer som vill fortsätta utveckla sina arbetssätt.

Vår ambition är att utbildningen inte bara ska ge nya kunskaper, utan också leda till verklig förändring i hur människor och organisationer arbetar tillsammans.

URKRAFT hjälper organisationer att översätta värdegrund till vardagligt ledarskap. Genom dialog, reflektion och konkreta exempel tydliggörs vilka beteenden som stärker värdegrunden i praktiken. Ledare upplever att detta ökar trovärdigheten i ledarskapet och stärker tilliten i organisationen. (9)