Frågor och svar

URKRAFTs experter svarar*: En investeringsram behöver inte vara detsamma som entreprenadens slutliga kostnad.

I ett tidigt skede kan det finnas betydande osäkerheter kring exempelvis projektering, markförhållanden, tekniska lösningar, risker och marknadspriser.

Samtidigt behöver beställaren göra en seriös bedömning av upphandlingens uppskattade värde enligt LOU. Det uppskattade värdet används bland annat för att avgöra vilka upphandlingsregler som ska tillämpas.

En investeringsram, en budget, ett uppskattat kontraktsvärde och en senare framtagen riktkostnad är därför olika saker och bör inte blandas ihop.

URKRAFTs rekommendation:

En investeringsram blir ett bra styrmedel först när beställaren förstår vad pengarna förväntas räcka till.

Därför bör beställaren kunna beskriva vilka antaganden som ligger bakom ramen och vilka osäkerheter som fortfarande finns.

I partnering kan det tidiga arbetet sedan användas för att pröva dessa antaganden, utveckla lösningarna och successivt öka säkerheten i kalkylen.

Det viktiga är alltså inte att låtsas veta mer än man gör.

En tidig kalkyl får vara osäker – men beställaren behöver förstå varför den är osäker och vad den bygger på.

URKRAFTs experter svarar*: Strategisk partnering behöver inte missgynna det lokala näringslivet. Tvärtom kan arbetsformen skapa goda möjligheter för lokala entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer att delta i projekten och utveckla sina verksamheter långsiktigt.

En offentlig beställare får inte gynna företag enbart för att de är lokala. Upphandlingar måste genomföras enligt principerna om bland annat likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet och öppenhet. Däremot kan en genomtänkt marknadsanalys, rimliga krav och en tydlig inköpsstrategi skapa goda möjligheter även för mindre företag att konkurrera.

URKRAFTs erfarenhet från strategiska partneringprojekt är att en betydande del av arbetsstyrkan under produktionsskedet ofta kommer från det lokala näringslivet, i många fall närmare hälften.

Genom att delta får även företag som tidigare saknat erfarenhet av partnering möjlighet att utveckla sin kompetens, sina arbetssätt och sin organisation tillsammans med mer erfarna aktörer. På sikt kan detta stärka deras konkurrenskraft och skapa förutsättningar för att själva konkurrera om större entreprenader.

Det avgörande är att beställaren och entreprenören arbetar aktivt med inköp och konkurrensutsättning under hela samarbetet, så att även mindre företag får möjlighet att lämna anbud på affärsmässiga och likvärdiga villkor.

URKRAFTs experter svarar*: Ja. Det finns inget generellt krav i LOU på att en byggentreprenad måste vara färdigprojekterad innan entreprenören upphandlas.

I partnering är tidig entreprenörsmedverkan ofta en central del av arbetsformen. Entreprenören kan bidra med bland annat produktionskunskap, kalkylering, planering, byggbarhet samt arbete med risker och möjligheter innan alla lösningar är färdigprojekterade.

Det förändrar däremot inte kravet på att upphandlingen måste vara tillräckligt tydlig.

Anbudsgivarna behöver kunna förstå vilket uppdrag de konkurrerar om, vilken ungefärlig omfattning det har och vilka huvudsakliga förutsättningar som gäller.

URKRAFTs rekommendation:

Här ser vi en viktig skillnad: Att upphandla tidigt är inte samma sak som att upphandla otydligt.

Tvärtom kräver tidig entreprenörsmedverkan enligt vår erfarenhet ett genomarbetat beställararbete.

Beställaren behöver vara tydlig med det man vet – exempelvis behov, mål, omfattning, funktioner, kvalitetskrav, ekonomiska ramar, fastighet eller geografiska förutsättningar och tid.

Samtidigt kan beställaren vara lika tydlig med vad man ännu inte vet och vad entreprenören ska vara med och utveckla.

Det är där partnering kan skapa ett stort värde:

Beställaren sätter behovet, riktningen och ramarna – och använder sedan den samlade kompetensen för att tillsammans utveckla den bästa lösningen.

URKRAFT:s experter svarar*: Det var verkstads- och tillverkningsindustrin som introducerade och började arbeta i partnering i Sverige. Inom byggbranschen genomfördes det första projektet med arbetsformen partnering år 2000. Det var Centralsjukhuset i Karlstad som på ett föredömligt sätt provade upplägget på rätt sätt. Resultatet av arbetet översteg förväntningarna med råge och påvisade många goda effekter som inte tidigare hade uppfyllts. Det medförde att flera beställare runt om i Sverige blev intresserade och ville prova i sina projekt.

– Partnering inom entreprenad kom till Sverige tack vare att framstående byggherrar och intresserade entreprenörer fördjupade sig i ämnet. Flera reste också till Storbritannien och USA för att ta intryck av arbetsformen. Där har partnering använts och fungerat effektfullt i 30 respektive 40 år. Inom byggbranschen genomfördes det första partneringprojektet på rätt sätt för ca 25 år sedan. Inom anläggningsbranschen dröjde det ytterligare många år innan man genomförde det första projektet med partnering rätt sätt. (14)

URKRAFTs experter svarar*: Det finns alltid en risk att möta oärliga aktörer, oavsett vilken entreprenad- eller arbetsform som används. Partnering är ingen garanti mot oegentligheter, men rätt utformad kan arbetsformen minska utrymmet för oärligt agerande.

Partnering bygger på tydliga affärsvillkor, ekonomisk transparens, gemensamma arbetssätt och ett aktivt ansvarstagande från båda parter. Genom öppna böcker, spårbara kostnader och insyn i inköp skapas bättre möjligheter att upptäcka avvikelser och ifrågasätta kostnader eller ageranden som inte följer överenskomna principer.

Det är samtidigt viktigt att inte förväxla tillit med avsaknad av kontroll. Förtroende utvecklas genom att parterna är öppna, håller sina överenskommelser och accepterar att verksamheten följs upp.

Partnering innebär alltså inte att man kan sluta kontrollera, utan att tillit och kontroll behöver fungera tillsammans.

URKRAFTs experter svarar*: Öppen ekonomi är en viktig del av partnering, men det finns en risk att öppenheten blir mer formell än verklig.

En faktura visar vad som har fakturerats, men inte alltid den verkliga ekonomin bakom inköpet. Projektpriser, direktrabatter, årsomsättningsrabatter, bonusar, återbäringar, koncernbolag och olika leverantörsled kan påverka den verkliga kostnaden.

Därför skiljer vi på URKRAFT mellan att se en kostnad och att förstå en kostnad.

Om den ekonomiska transparensen brister riskerar beställaren att få en felaktig bild av projektets verkliga kostnader. Det kan också skapa ekonomiska drivkrafter som gör att beslut om material, leverantörer och underentreprenörer inte alltid fattas utifrån projektets bästa.

Bristande öppenhet kan dessutom leda till misstro mellan parterna, försvåra ekonomisk uppföljning och minska möjligheterna att fatta välgrundade beslut.

URKRAFT rekommenderar:

Definiera redan i upphandlingen vad öppna böcker och öppen ekonomi faktiskt ska innebära.

Det behöver bland annat vara tydligt vilka kostnader som är ersättningsgilla, hur självkostnad beräknas, vad entreprenörsarvodet täcker, hur material och köpta tjänster hanteras, vilka underlag som ska kunna granskas och hur rabatter, bonusar och återbäringar behandlas.

Säkerställ att den ekonomiska informationen är relevant, spårbar och möjlig att verifiera. Det räcker inte att kunna följa fakturorna – parterna behöver också kunna förstå vilka kostnader som faktiskt belastar projektet.

Verklig ekonomisk transparens skapar förtroende, bättre beslutsunderlag och förutsättningar för att använda projektets pengar där de gör störst nytta.

URKRAFTs experter svarar*: Att beställaren har egna anställda i projektets nyckelroller är enligt vår erfarenhet en avgörande framgångsfaktor i partnering. Lika viktigt är att dessa personer har rätt kompetens, tydliga mandat och tillräckligt med tid för att aktivt delta i projektets arbete.

Beställarens bemanning är därför en av de viktigaste frågorna att ta ställning till innan beslut fattas om att genomföra ett projekt i partnering. Saknas egna resurser i nyckelroller behöver beställaren ha en tydlig plan för hur dessa ska tillsättas innan upphandlingen påbörjas.

I de marknadsanalyser URKRAFT genomfört har flera entreprenörer framhållit att de upplever en lägre affärsrisk när beställaren har egna anställda i ledande roller, jämfört med när organisationen huvudsakligen bygger på inhyrda konsulter.

Om beställaren inte avsätter tillräckliga egna resurser finns risken att beslutsvägarna blir otydliga, att mandat saknas och att dialogen mellan parterna blir obalanserad. Det kan försvåra det gemensamma ansvarstagande som är en viktig förutsättning för att partnering ska fungera väl.

URKRAFT:s experter svarar*: Den viktigaste skillnaden ligger inte i entreprenadjuridiken utan i när och hur projektets samlade kompetens används och hur Affären, Strukturen och Kulturen utformas.

I många mer traditionellt genomförda projekt arbetar beställare, konsulter och entreprenörer mer sekventiellt. Beställaren och konsulterna utvecklar projektet långt innan entreprenörens och underentreprenörernas kompetens kommer in.

I partnering försöker vi i stället involvera rätt kompetens tidigare, innan viktiga lösningar och kostnader redan är låsta. Det innebär däremot inte att ansvar eller risker automatiskt delas. Ansvar och riskfördelning följer fortfarande av kontraktet och de standardavtal som parterna har valt att tillämpa.

För oss på URKRAFT ligger den stora skillnaden därför i helheten:
Affären ska skapa rätt ekonomiska drivkrafter.
Strukturen ska skapa tydliga roller, mandat och beslutsvägar.
Kulturen ska skapa förutsättningar för öppenhet, tillit och samverkan.

När dessa tre delar hänger ihop kan projektets samlade kompetens användas tidigare och bättre. (31)

URKRAFT:s experter svarar*: Det finns flera fördelar med att använda sig av strategisk partnering, dels finns det projektspecifika mervärden och dels finns det upphandlingsmässiga mervärden.

Beställaren kan med fördel använda arbetsformen strategisk partnering för att beställarens huvuddelar är repetitiva projekt med avseende på innehåll och svårighetsgrad och att man ser en vinning i att använda samma upphandlade organisation om och om igen för respektive huvuddel. Exempelvis kan det vara för att man vill korta ledtider, samverka med erfarenhetsåterföring kring tekniska lösningar, säkerställa resurser organisationsmässigt för genomförandet, medverka till bättre arbetsmiljö i projektet och för tredje man eller att öka kostnadskontrollen för att identifiera och reducera de icke värdeskapande processerna. Det finns inget som säger att respektive huvuddel behöver vara utmanande eller komplexa för att ingå i en strategisk partnering.

En annan fördel är också att beställaren gör en upphandling istället för flera, och genom det sparar både tid och pengar, samt minimerar sina risker med att få in anbud från icke kompetenta anbudsgivare. Även för entreprenörerna är det en fördel med mindre kostnader för anbudsarbete. (60)

URKRAFTs experter svarar*: Det är en viktig fråga eftersom beställare och entreprenörer ibland har olika uppfattningar om vad som gäller när en entreprenad ersätts enligt självkostnadsprincipen.

I AB 04 och ABT 06, kapitel 6 § 10 punkt 2, regleras hur rabatter ska hanteras. Där anges att årsomsättningsrabatter ska beaktas när entreprenörsarvodet bestäms, medan övriga rabatter ska gottskrivas beställaren.

Det innebär att beställaren inte automatiskt kan utgå från att alla rabatter och ekonomiska förmåner ska tillfalla projektet bara för att entreprenaden genomförs i partnering eller ersätts enligt självkostnadsprincipen.

Samtidigt kan parterna avtala om andra principer. Om beställaren vill att exempelvis samtliga rabatter, bonusar och återbäringar som hör till projektets inköp ska minska den ersättningsgilla självkostnaden behöver detta framgå tydligt redan i upphandlingsdokumenten och entreprenadkontraktet.

Då får också entreprenören möjlighet att ta hänsyn till förutsättningarna när entreprenörsarvodet prissätts.

Vår erfarenhet är att otydlighet i dessa frågor kan skapa betydande ekonomiska diskussioner under genomförandet, trots att båda parter upplever att de följer kontraktet.

Det som ska gälla under entreprenaden behöver därför vara tydligt redan när entreprenörerna lämnar sina anbud.