Frågor och svar

URKRAFT:s experter svarar*: Partnering innebär inte att parterna får ett gemensamt juridiskt ansvar för allt som händer i projektet.

Beställaren är fortfarande beställare. Entreprenören är fortfarande entreprenör. Konsulter och övriga aktörer har sina roller och sitt ansvar.

Vilken part som ansvarar när något går fel avgörs av entreprenadkontraktet och de standardavtal och övriga kontraktshandlingar som parterna har avtalat.

Partnering förändrar däremot hur vi arbetar när problem uppstår.

Vår utgångspunkt är att projektorganisationen ska identifiera problem tidigt, använda den samlade kompetensen och gemensamt försöka hitta den bästa lösningen för projektet. Men det gemensamma problemlösandet innebär inte att det kontraktuella ansvaret försvinner eller automatiskt delas. (62)

URKRAFTs experter svarar*: Partnering innebär ofta att mer tid och kompetens används i projektets tidiga skeden, men det betyder inte att projektet som helhet behöver ta längre tid. Tvärtom kan ett väl genomarbetat tidigt skede bidra till ett effektivare genomförande.

Genom att beställare, entreprenör och andra viktiga kompetenser tidigt arbetar tillsammans med projektering, kalkyl, risker, möjligheter, byggbarhet, inköp och tidplan kan problem identifieras och lösas innan de blir kostsamma eller tidskrävande.

Samtidigt kan vissa aktiviteter genomföras parallellt. Exempelvis kan tidskritisk projektering, undersökningar, inköp och förberedande arbeten påbörjas innan hela projektet har gått vidare till nästa fas, förutsatt att besluten är genomarbetade och riskerna hanterade.

Partnering handlar därför inte om att nå byggstart så snabbt som möjligt, utan om att använda projektets totala tid på ett klokare sätt. Målet är att skapa rätt förutsättningar från början, minska störningar under produktionen och nå ett bättre slutresultat.

URKRAFTs experter svarar*: En förstudie genomförs i ett tidigt skede för att undersöka projektets behov, förutsättningar och genomförbarhet. Syftet är att skapa ett beslutsunderlag för om och hur projektet ska drivas vidare.

I förstudien formuleras projektets vision, syfte och övergripande mål. Byggherren utreder bland annat vad som ska byggas, var det ska placeras, vilka funktioner och ytor som behövs samt vilka tekniska och ekonomiska förutsättningar som finns.

Förstudien kan också omfatta vad detaljplanen tillåter, vilka krav som följer av plan- och bygglagen (PBL), preliminära kostnadsbedömningar, tidsramar, risker, möjliga entreprenad- och upphandlingsformer samt behovet av ytterligare utredningar.

Resultatet blir ett underlag för att bedöma projektets möjligheter, fatta beslut om fortsatt inriktning och planera nästa steg.

Här förklarar URKRAFT begrepp och definitioner som används i samband med bygg- och anläggningsprojekt kopplat till partnering och samverkan.

URKRAFTs experter svarar*: En relationshandling är en ritning, beskrivning eller ett annat tekniskt dokument som visar hur en byggnad eller anläggning faktiskt har utförts.

Relationshandlingar tas normalt fram genom att bygghandlingarna uppdateras med de ändringar och justeringar som har gjorts under produktionen. De ska spegla det färdiga resultatet och kan innehålla information om exempelvis konstruktioner, installationer, material och tekniska lösningar.

Relationshandlingarna är viktiga vid överlämnandet till beställaren och används bland annat som underlag för framtida drift, underhåll, ombyggnader och förvaltning.

Här förklarar URKRAFT begrepp och definitioner som används i samband med bygg- och anläggningsprojekt kopplat till partnering och samverkan.

URKRAFT:s experter svarar*: En stor del av potentialen i partnering ligger i att människor och kompetenser som annars kommer in vid olika tidpunkter kan arbeta tillsammans betydligt tidigare.

När beställare, verksamhet, projektörer, entreprenör, underentreprenörer och leverantörer tillsammans kan arbeta med projektets lösningar går det att väga samman fler perspektiv innan viktiga beslut fattas.

Det kan handla om att:

• välja lösningar som både uppfyller verksamhetens behov och är rationella att bygga,
• använda entreprenörers och leverantörers produktions- och marknadskunskap redan under projekteringen,
• identifiera material och utrustning med långa leveranstider,
• arbeta med risker och möjligheter innan de utvecklas till problem,
• väga investering mot drift, underhåll och livslängd,
• utveckla kalkyl och projektering tillsammans, och
• fatta beslut när det fortfarande finns verkliga möjligheter att påverka.

Det här blir särskilt värdefullt i komplexa projekt där ingen enskild aktör sitter på all kunskap.

För URKRAFT är det själva kärnan: projektet ska inte bara samla många kompetenta människor – arbetsformen ska göra det möjligt att använda deras samlade kompetens för projektets bästa.

Det är också därför vi beskriver partnering genom A-S-K modellen – Affären, Strukturen och Kulturen. Alla tre behöver stödja den ambitionen. (33)

URKRAFTs experter svarar*: Det räcker inte att beställaren och huvudentreprenören kommer överens om öppna böcker och tydliga självkostnadsprinciper om dessa inte förs vidare till de företag som utför arbetet och levererar material och tjänster.

En betydande del av projektets kostnader kan uppstå genom underentreprenörer och leverantörer. Dessa företag kan dessutom ha egna inköpsavtal, grossistrabatter, bonusar och andra ekonomiska förmåner som påverkar den verkliga kostnaden.

Därför behöver huvudentreprenören redan vid upphandling och kontraktering säkerställa att relevanta krav på självkostnad, rabatter, återbäringar, redovisning och verifiering blir en del av avtalen med underentreprenörer och leverantörer.

Det behöver också vara tydligt hur ekonomin ska följas upp och vem som ansvarar för att underlagen finns tillgängliga.

För oss på URKRAFT handlar detta inte om att beställaren ska detaljstyra varje underentreprenör eller leverantör. Det handlar om att huvudentreprenören tar ansvar för att den affär som överenskommits med beställaren också fungerar i de efterföljande leden.

Öppna böcker behöver fungera där kostnaderna faktiskt uppstår – inte bara mellan beställaren och huvudentreprenören.

URKRAFTs experter svarar*: En bygghandling är en ritning, beskrivning eller ett annat tekniskt dokument som redovisar hur en byggnad eller anläggning ska utföras.

Bygghandlingar tas normalt fram under projekteringen och innehåller detaljerade uppgifter om exempelvis konstruktioner, material, dimensioner, installationer och tekniska lösningar.

De används som underlag för produktionen och ska ge entreprenören den information som behövs för att kunna utföra arbetet enligt projektets krav.

Här förklarar URKRAFT begrepp och definitioner som används i samband med bygg- och anläggningsprojekt kopplat till partnering och samverkan.

URKRAFTs experter svarar*: Arbetsplatskostnader kan utgöra en betydande del av ett bygg- eller anläggningsprojekts ekonomi. Det kan exempelvis handla om bodetablering, tillfälliga installationer, stängsel och avgränsningar, byggström, maskiner, ställningar, transporter och andra gemensamma resurser.

Precis som för material och köpta tjänster behöver det vara tydligt vilka kostnader som ska ersättas som självkostnad och vilka som ingår i entreprenörsarvodet eller ersätts på annat särskilt avtalat sätt.

Det är också viktigt att projektet arbetar aktivt med att påverka kostnaderna. Hur länge behövs bodetableringen? Kan flera entreprenörer dela på samma resurser? Är det mest ekonomiskt att hyra eller köpa viss utrustning? Finns det möjlighet att förändra etableringen när projektet går in i en ny fas?

Vid inköp eller hyra från närstående företag behöver samma krav på transparens och affärsmässighet gälla som för andra inköp.

För oss på URKRAFT är arbetsplatskostnader därför inte bara något som ska kontrolleras i efterhand. De ska planeras, konkurrensutsättas där det är relevant och följas upp som en del av projektets gemensamma ekonomistyrning.

URKRAFT:s experter svarar*: Om beställaren eller entreprenören har rätt att avsluta samarbetet mellan olika faser beror på hur upphandlingen och entreprenadkontraktet har utformats.

I partneringprojekt arbetar man ofta med tydliga beslutspunkter mellan olika faser. Beställaren kan exempelvis ha möjlighet att efter en utvecklings- eller projekteringsfas besluta att inte gå vidare med entreprenören till nästa fas.

Vilka sådana möjligheter som finns måste vara tydligt reglerade redan i de ursprungliga upphandlingsdokumenten och kontraktet.

För offentliga beställare behöver upplägget dessutom utformas i enlighet med LOU eller LUF. Det viktiga är därför inte att partnering i sig ger någon generell ”exit”, utan vilka rättigheter och skyldigheter som faktiskt har upphandlats och avtalats. (34)

URKRAFT:s experter svarar*: Som samverkansledare verkar man som en coach, moderator eller samarbetsledare med kulturen i projektet. Det vill säga relationerna mellan människorna genom workshops och möten mm. Medan man som partneringledare, förutom att ha kunskap och hantera kulturen, också har adderat förståelsen för affärsupplägg och entreprenadjuridik med dess konsekvenser avseende drivkrafter. Dessutom har man kompetensen att hantera och förstå strukturen som gör att man arbetar sig framåt i ett projekts olika faser.

– Partneringledaren anlitas tidigt för att med kunskap stötta och vägleda utformandet av affärsupplägg och upphandling i ett projekt. Samverkansledaren kommer som oftast in när affären är avklarad och börjar sitt arbete när startworkshopen ska hållas. (35)