Frågor och svar

I URKRAFTs Entreprenadkontrakt ska beställaren skriftligen godkänna en tillkommande nyckelperson. Personen ska bland annat ha minst likvärdig kompetens och erfarenhet samt uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.

Förändring av personal berättigar enligt våra kontraktsvillkor inte till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Att en ersättande person har en högre individuell självkostnad innebär därför inte att merkostnaden automatiskt får föras över på beställaren.

Den nya personens självkostnad tid ska samtidigt beräknas enligt samma principer som för övriga medarbetare och vara transparent, spårbar och verifierbar. Att den nya personens självkostnad kan beräknas och verifieras innebär alltså inte i sig att beställaren har accepterat en högre kostnad till följd av personbytet.

I entreprenader där motsvarande reglering saknas behöver frågan hanteras utifrån de kontraktshandlingar och ersättningsprinciper som parterna faktiskt har avtalat.

Det innebär däremot inte att entreprenören utan vidare kan ersätta en överenskommen resurs med en person med högre självkostnad och låta merkostnaden belasta beställaren. Om förändringen innebär en annan bemanning, ansvarsfördelning eller organisation än den som avtalats ska detta hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser.

En projektchef med en självkostnad på exempelvis 750 kronor per timme får alltså inte en lägre individuellt beräknad självkostnad för att personen utför arbetsuppgifter som tidigare utförts av en projektingenjör med lägre självkostnad. Frågan är i stället om den förändrade bemanningen är överenskommen och om beställaren enligt Entreprenadkontraktet ska bära den eventuella merkostnad som uppstår.

I URKRAFTs Entreprenadkontrakt regleras förändringar av personal och organisation, och förändring av personal berättigar inte till ersättning för eventuella merkostnader eller till förändring av avtalade villkor.

Självkostnadsmodellen visar individens självkostnad enligt de avtalade beräkningsprinciperna. Den avgör däremot inte vilken bemanning eller kostnadsnivå beställaren ska acceptera för en viss arbetsuppgift. Det regleras genom entreprenadens organisation, bemanning och kontraktsvillkor.

Behovet och kostnaden kan dessutom skilja sig betydligt mellan olika personer och funktioner. En yrkesarbetare kan exempelvis ha ett större behov av arbetskläder, arbetsskor och handverktyg än en tjänsteperson. Att lägga ett generellt påslag på samtliga individers självkostnad tid riskerar därför att ge en ersättning som inte motsvarar den kostnad som det aktuella behovet faktiskt medför.

Hur dessa kostnader ska ersättas behöver i stället regleras tydligt i Entreprenadkontraktet och vara känt redan vid upphandlingen. Kostnaderna kan exempelvis täckas genom entreprenörsarvodet, ersättas separat enligt avtalade principer eller hanteras genom ett särskilt timtillägg.

Om parterna väljer ett timtillägg kan detta exempelvis beräknas genom att en överenskommen årlig kostnad för den aktuella kostnadsposten fördelas över relevant antal arbetstimmar. Ett sådant tillägg är då en separat avtalad ersättning och inte en del av den individuellt beräknade självkostnad tid enligt vår modell.

Det avgörande är alltså inte om kostnaden finns, utan var den enligt Entreprenadkontraktet ska ersättas. Kostnaden ska inte automatiskt läggas på självkostnad tid utan behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.

Utifrån erfarenheterna från den praktiska tillämpningen har vi nu valt att utveckla beräkningsmetoden ytterligare. I den nya modellen utgår beräkningen i stället från den årliga personalkostnaden för respektive individ och den tillgängliga årsarbetstid som kostnaden ska fördelas över.

Det är alltså inte grundprincipen som har förändrats, utan metoden för hur självkostnad tid beräknas. Ambitionen är fortfarande densamma: självkostnad tid ska varken skapa vinst eller förlust.

Den årsbaserade modellen ger en mer sammanhållen beräkningsgrund där personalkostnaden och den arbetstid som kostnaden ska fördelas över hanteras under samma period.

Det räcker inte alltid att titta på det pris som står på leverantörsfakturan. Årsomsättningsrabatter, projektbonusar och andra retroaktiva ersättningar kan påverka den verkliga kostnaden utan att synas på den enskilda fakturan.

Vår grundsyn är därför att entreprenörens affär och möjlighet till vinst ska vara tydligt reglerad genom entreprenörsarvodet – inte genom dolda marginaler i projektets självkostnader.

Hur detta ska hanteras behöver vara tydligt reglerat redan i upphandlingen och entreprenadkontraktet.

Men att ett företag tillhör samma koncern som huvudentreprenören är inte i sig ett skäl att välja det.

I våra partneringupplägg är grundprincipen att inköp ska hanteras affärsmässigt och med transparens. Även ett koncernbolag behöver därför bedömas utifrån vad som är bäst för projektet och utifrån den upphandlings- och inköpsstrategi som parterna gemensamt har kommit överens om.

Om ett närstående bolag anlitas utan konkurrensutsättning behöver skälen vara tydliga och den ekonomiska modellen utformas så att det inte skapas osunda incitament.

Koncernbolaget får gärna vinna – men det ska vinna för att det är ett bra val för projektet.

En leverantör har sin ersättning. En underentreprenör kan lägga till sin marginal och därefter kan huvudentreprenörens entreprenörsarvode tillkomma.

Det är inte fel att varje företag får betalt för det värde, den risk och den prestation som företaget faktiskt tillför.

Problemet uppstår om projektet inte kan förstå vilka kostnader och marginaler som finns i de olika leden eller varför de finns där.

Öppna böcker behöver därför ge möjlighet att förstå hela värdekedjan. Frågan är inte bara vilken procentsats som läggs på, utan vilket värde respektive aktör tillför och vilken verklig kostnad projektet får.

Därför räcker det inte att jämföra ett inköpspris med en månadshyra.

Projektet behöver jämföra den verkliga totalkostnaden för alternativen under hela den förväntade användningstiden.

I partnering är detta en typisk fråga för den gemensamma ekonomistyrningen och upphandlings- och inköpsstrategin. Om projektet tidigt ser att en resurs ska användas under lång tid kan det finnas stora värden i att pröva andra lösningar än den som normalt används.

Aktiv ekonomistyrning börjar tidigare.

Då frågar projektorganisationen också om vi behöver köpa detta, om lösningen kan förändras, om ett annat material eller en annan leverantör ger större värde, om en resurs ska hyras eller köpas och hur beslutet påverkar slutkostnadsprognosen.

Det innebär att öppna böcker används som underlag för beslut och inte bara för kontroll.

Det är möjligt att ha ordning på varje faktura och ändå använda pengarna på fel saker.

För oss är därför ett av de viktigaste syftena med öppen ekonomi att skapa möjlighet att påverka projektets framtida kostnader medan det fortfarande går att påverka dem.