Frågor och svar

URKRAFT:s experter svarar*: Föräldralön är en kostnad som följer av tillämpliga kollektivavtal och är därmed en kollektivavtalad personalkostnad för arbetsgivaren. Samtidigt ersätts entreprenören enligt modellen endast för den tid som faktiskt arbetas och redovisas i projektet. Beställaren betalar alltså inte för den tid en medarbetare är föräldraledig.

Kostnaden för föräldralön försvinner däremot inte för arbetsgivaren utan behöver ha en tydlig plats i entreprenadens ersättningsmodell. Om den inte beaktas vid beräkningen av självkostnad tid behöver den i stället finansieras på annat avtalat sätt, exempelvis genom entreprenörsarvodet.

I URKRAFTs modell har vi valt att beakta föräldralön vid beräkningen av självkostnad tid. Eftersom den faktiska föräldraledigheten varierar mellan individer används aktuell branschstatistik som en gemensam beräkningsgrund, i stället för den enskilda medarbetarens faktiska uttag.

Det innebär att en entreprenör inte får högre ersättning därför att en enskild medarbetare tar ut mer föräldraledighet, och beställarens kostnad påverkas inte heller av den enskilda individens uttag.

På så sätt beaktas en kollektivavtalad personalkostnad på ett enhetligt och konkurrensneutralt sätt, utan att den enskilda medarbetarens faktiska föräldraledighet direkt påverkar projektets självkostnad tid.

URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid baseras på den anställdes lön samt de kostnader och villkor som enligt beräkningsmodellen följer av lag och tillämpliga kollektivavtal.

En arbetsgivare kan därutöver välja att erbjuda sina anställda bättre eller andra villkor. Det kan exempelvis vara högre pensionsavsättningar, semesterdagar utöver 30 dagar, friskvårdsförmåner, friskvård på arbetstid, kollektivtrafikkort eller andra individuellt framförhandlade villkor. Det kan också handla om företagsspecifika förmåner, exempelvis frukost, profilkläder eller andra personalförmåner. Sådana villkor kan vara en viktig del i företagets ambition att vara en attraktiv arbetsgivare.

I URKRAFTs modell ska dessa individuella eller företagsspecifika förmåner inte påverka självkostnad tid. De är resultatet av det enskilda företagets val och ska därför finansieras genom entreprenörsarvodet.

Det är viktigt för att skapa likvärdiga och konkurrensneutrala förutsättningar mellan entreprenörerna. En entreprenör som väljer att erbjuda mer omfattande personalförmåner ska inte genom detta automatiskt få en högre ersättning från beställaren än en entreprenör som uppfyller motsvarande lag- och kollektivavtalskrav men har valt ett annat arbetsgivarerbjudande.

Därför behöver det redan i upphandlingen och Entreprenadkontraktet finnas en tydlig gränsdragning för vilka kostnader som får belasta självkostnaden och vilka kostnader som ska täckas genom entreprenörsarvodet. I URKRAFTs Entreprenadkontrakt hanteras denna gränsdragning genom CAK-listan.

URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid ska visa den definierade kostnaden för den anställde och ska inte användas för att finansiera entreprenörens företagsövergripande organisation eller andra centrala kostnader.

Vår erfarenhet är att företag har olika modeller för hur centrala kostnader och overhead beräknas och fördelas. Vissa företag finansierar dessa kostnader genom entreprenörsarvodet, medan andra fördelar delar av dem på individer, timkostnader eller enskilda projekt. Både vilka kostnader som ingår och hur de beräknas och fördelas kan därför skilja sig betydligt mellan olika företag.

Det kan exempelvis handla om kostnader för företagsledning, central administration och stödfunktioner, huvudkontor, företagsövergripande utbildning och kompetensutveckling samt andra kostnader som avser företagets verksamhet som helhet och inte den enskilda entreprenaden.

Om varje entreprenör tillåts använda sin egen modell för att fördela sådana kostnader på självkostnad tid blir entreprenörernas timkostnader inte beräknade på samma grunder. Det försvårar jämförelser och riskerar att motverka den konkurrensneutralitet och transparens som den gemensamma beräkningsmodellen ska skapa.

I URKRAFTs modell ska därför företagsövergripande och centrala kostnader finansieras genom entreprenörsarvodet enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser, och inte genom den individuellt beräknade självkostnadstiden.

Projektspecifika kostnader är däremot något annat. Om exempelvis en person från en central stödfunktion eller företagsledningen behöver utföra arbete specifikt för entreprenaden kan personen, om det är avtalat och relevant för projektet, avropas och ersättas för sin arbetade tid enligt samma principer för självkostnad tid som övriga personer i projektet. På motsvarande sätt kan projektspecifika utbildningar eller andra insatser som krävs för entreprenadens genomförande ersättas som projektkostnad om detta följer av Entreprenadkontraktet.

Avgörande är alltså om kostnaden avser företagets verksamhet generellt eller uppstår specifikt för den aktuella entreprenaden – och att det redan i upphandlingen är tydligt hur respektive kostnad ska ersättas.

URKRAFTs experter svarar*: Det viktigaste arbetet börjar redan innan entreprenören upphandlas. Beställaren behöver tydliggöra projektets behov, ställa relevanta krav och använda en genomarbetad utvärderingsmodell för att välja en entreprenör med rätt kompetens, erfarenhet och arbetssätt.

Under projektets genomförande behöver beställaren vara aktiv, ha rätt kompetens och avsätta tillräckliga resurser för att följa upp ekonomi, inköp, kvalitet och måluppfyllelse. Regelbundna avstämningar, tydliga mandat och systematisk kontroll gör det lättare att upptäcka och hantera avvikelser i tid.

Avtalet behöver också innehålla tydliga bestämmelser om ansvar, insyn, uppföljning och vilka åtgärder som kan vidtas om entreprenören eller dess underentreprenörer inte uppfyller sina skyldigheter.

Om påtalade brister inte åtgärdas behöver beställaren kunna använda de avtalsenliga möjligheter som finns. Vid allvarliga avtalsbrott kan det, beroende på omständigheterna, även finnas grund för hävning.

URKRAFTs erfarenhet är att en väl förberedd upphandling, en engagerad beställare och tydliga affärsvillkor är avgörande för att minska riskerna och skapa ett tryggt partneringprojekt.

URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid ska vara transparent, spårbar och verifierbar. Det innebär att beräkningen ska kunna följas från den färdiga timkostnaden tillbaka till de uppgifter och underlag som ligger till grund för den.

Beräkningen ska på begäran kunna styrkas med exempelvis lönespecifikationer, underlag för lagstadgade och kollektivavtalade kostnader samt annan relevant dokumentation. Underlagen ska vara spårbara till respektive individ och kunna följas över tid i den omfattning som krävs för att verifiera beräkningen.

Det gäller även när någon av de uppgifter som ligger till grund för självkostnaden förändras. Förändringar av lön och andra beräkningsunderlag ska kunna styrkas med relevant dokumentation och verifieras innan de tillämpas vid beräkningen av självkostnad tid.

Syftet är inte att beställaren ska bedöma hur entreprenören driver sitt företag eller sätter sina löner, utan att beställaren ska kunna verifiera den kostnad som enligt Entreprenadkontraktet ska ligga till grund för ersättningen i entreprenaden.

Öppna böcker förutsätter att den kostnad som ersätts också går att följa och verifiera.

URKRAFT:s experter svarar*: Förändringar av en anställds lön till följd av ordinarie lönerevision hanteras enligt det kollektivavtal som är tillämpligt för den anställde. Den förändrade lönen får tillämpas från den tidpunkt då lönerevisionen gäller, under förutsättning att den kan styrkas och verifieras.

De gemensamma beräkningsfaktorerna i modellen revideras den 1 april varje år. Då uppdateras de procentuella satser och andra beräkningsunderlag som är kända och som enligt modellen ska ingå i självkostnad tid.

Individuella löneförändringar utöver ordinarie lönerevision, exempelvis till följd av befordran, förändrad befattning eller andra företagsspecifika beslut, ska däremot inte automatiskt påverka självkostnad tid. Sådana förändringar ska godkännas av beställaren innan de får påverka ersättningen.

Om förändringen samtidigt innebär en förändring av organisation, roll eller personal ska detta även hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser.

URKRAFT:s experter svarar*: Om en projektenkät visar på brister i samarbetet är det viktigt att se resultatet som en möjlighet till utveckling, snarare än som ett misslyckande. Att olika uppfattningar och utmaningar synliggörs är en naturlig del av ett öppet och transparent samarbete.

Det första steget är att gemensamt analysera resultaten och försöka förstå orsakerna bakom de områden som fått lägre omdömen. Det kan exempelvis handla om otydliga roller och mandat, bristande kommunikation, försenade beslut eller olika förväntningar mellan projektets parter.

Utifrån analysen bör projektorganisationen komma överens om konkreta förbättringsåtgärder, vem som ansvarar för genomförandet och när åtgärderna ska följas upp.

Genom att arbeta strukturerat med resultaten kan projektet stärka förtroendet, förbättra samarbetet och förebygga att mindre problem utvecklas till större konflikter.

URKRAFT:s experter svarar*: Byte av en offererad eller överenskommen nyckelperson ska hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser. Det är därför viktigt att redan i upphandlingen reglera både förutsättningarna för personbyte och hur eventuella ekonomiska konsekvenser ska hanteras.

I URKRAFTs Entreprenadkontrakt ska beställaren skriftligen godkänna en tillkommande nyckelperson. Personen ska bland annat ha minst likvärdig kompetens och erfarenhet samt uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.

Förändring av personal berättigar enligt våra kontraktsvillkor inte till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Att en ersättande person har en högre individuell självkostnad innebär därför inte att merkostnaden automatiskt får föras över på beställaren.

Den nya personens självkostnad tid ska samtidigt beräknas enligt samma principer som för övriga medarbetare och vara transparent, spårbar och verifierbar. Att den nya personens självkostnad kan beräknas och verifieras innebär alltså inte i sig att beställaren har accepterat en högre kostnad till följd av personbytet.

I entreprenader där motsvarande reglering saknas behöver frågan hanteras utifrån de kontraktshandlingar och ersättningsprinciper som parterna faktiskt har avtalat.

URKRAFT:s experter svarar*: I URKRAFTs modell beräknas självkostnad tid för den individ som faktiskt utför arbetet och inte som ett schablonpris för den roll personen har. En persons individuellt beräknade självkostnad förändras därför inte beroende på vilken arbetsuppgift personen utför.

Det innebär däremot inte att entreprenören utan vidare kan ersätta en överenskommen resurs med en person med högre självkostnad och låta merkostnaden belasta beställaren. Om förändringen innebär en annan bemanning, ansvarsfördelning eller organisation än den som avtalats ska detta hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser.

En projektchef med en självkostnad på exempelvis 750 kronor per timme får alltså inte en lägre individuellt beräknad självkostnad för att personen utför arbetsuppgifter som tidigare utförts av en projektingenjör med lägre självkostnad. Frågan är i stället om den förändrade bemanningen är överenskommen och om beställaren enligt Entreprenadkontraktet ska bära den eventuella merkostnad som uppstår.

I URKRAFTs Entreprenadkontrakt regleras förändringar av personal och organisation, och förändring av personal berättigar inte till ersättning för eventuella merkostnader eller till förändring av avtalade villkor.

Självkostnadsmodellen visar individens självkostnad enligt de avtalade beräkningsprinciperna. Den avgör däremot inte vilken bemanning eller kostnadsnivå beställaren ska acceptera för en viss arbetsuppgift. Det regleras genom entreprenadens organisation, bemanning och kontraktsvillkor.

URKRAFT:s experter svarar*: Kostnader för arbetskläder, arbetsskor, handverktyg och annan personlig utrustning kan vara nödvändiga kostnader för att en medarbetare ska kunna utföra sitt arbete. De ingår däremot inte i den individuellt beräknade självkostnad tid enligt URKRAFTs modell.

Behovet och kostnaden kan dessutom skilja sig betydligt mellan olika personer och funktioner. En yrkesarbetare kan exempelvis ha ett större behov av arbetskläder, arbetsskor och handverktyg än en tjänsteperson. Att lägga ett generellt påslag på samtliga individers självkostnad tid riskerar därför att ge en ersättning som inte motsvarar den kostnad som det aktuella behovet faktiskt medför.

Hur dessa kostnader ska ersättas behöver i stället regleras tydligt i Entreprenadkontraktet och vara känt redan vid upphandlingen. Kostnaderna kan exempelvis täckas genom entreprenörsarvodet, ersättas separat enligt avtalade principer eller hanteras genom ett särskilt timtillägg.

Om parterna väljer ett timtillägg kan detta exempelvis beräknas genom att en överenskommen årlig kostnad för den aktuella kostnadsposten fördelas över relevant antal arbetstimmar. Ett sådant tillägg är då en separat avtalad ersättning och inte en del av den individuellt beräknade självkostnad tid enligt vår modell.

Det avgörande är alltså inte om kostnaden finns, utan var den enligt Entreprenadkontraktet ska ersättas. Kostnaden ska inte automatiskt läggas på självkostnad tid utan behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.