Frågor och svar

URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid ska motsvara entreprenörens definierade och verifierbara kostnad för den arbetade timmen enligt beräkningsprinciperna. Det är en grundläggande princip i en transparent partneringaffär.

Om ersättningen överstiger självkostnaden uppstår en marginal i timkostnaden. Om ersättningen understiger självkostnaden får entreprenören i stället en kostnad som behöver finansieras någon annanstans i affären. Båda situationerna riskerar att skapa ekonomiska incitament som motverkar den öppenhet och transparens som partnering bygger på.

En tydlig ersättningsmodell ska därför skilja mellan kostnad och vinst. Beställaren ska ersätta den definierade självkostnaden fullt ut, men inte mer. Entreprenören ska samtidigt kunna göra en sund och tydlig affär genom det entreprenörsarvode som parterna har konkurrensutsatt och avtalat.

Det minskar behovet och incitamentet att skapa marginaler eller kompensera kostnader på andra delar av entreprenaden och gör det tydligt för båda parter var entreprenörens vinst ska uppstå.

Självkostnad tid ska därför vara just självkostnad – varken mer eller mindre.

URKRAFT:s experter svarar*: Tillgänglig årsarbetstid är den arbetstid som enligt beräkningsmodellen återstår när årets möjliga arbetstid har reducerats med de tidsreducerande faktorer som ska beaktas, exempelvis semester, helgdagar, arbetstidsförkortning och sjukfrånvaro.

Den är viktig eftersom den årliga personalkostnaden ska fördelas över den tid som faktiskt utgör beräkningsgrund för arbetad tid.

Beräkningsprincipen är:

Årlig personalkostnad per anställd ÷ Tillgänglig årsarbetstid = Självkostnad tid per timme

Om årsarbetstiden sätts för högt blir självkostnaden per timme för låg. Om den sätts för lågt blir självkostnad tid för hög.

Rätt självkostnad tid förutsätter därför både rätt personalkostnad och rätt beräkningsgrund för arbetstiden.

URKRAFT:s experter svarar*: En projektenkät ger deltagarna möjlighet att beskriva hur de upplever samarbetet, kommunikationen, ledarskapet och arbetssätten i projektet. Genom att samla in och sammanställa deltagarnas uppfattningar skapas en gemensam bild av hur samarbetet fungerar i praktiken.

Resultatet kan synliggöra både styrkor och områden där det finns olika uppfattningar eller behov av förbättringar. Det ger projektorganisationen ett konkret underlag för dialog, gemensamma prioriteringar och utvecklingsinsatser.

Det viktiga är inte enbart att genomföra enkäten, utan framför allt hur resultatet används. När deltagarna tillsammans analyserar resultaten, beslutar om förbättringsåtgärder och följer upp dessa kan projektenkäten bli ett värdefullt verktyg för att stärka samarbetet och projektets genomförande.

URKRAFT:s experter svarar*: De ekonomiska spelreglerna behöver vara tydliga och kända för samtliga anbudsgivare innan anbud lämnas. Det gäller inte bara beräkningen av självkostnad tid, utan hela ersättningsmodellen – exempelvis självkostnader, entreprenörsarvode, inköp, rabatter, påslag och vilka kostnader som ska ersättas på olika sätt.

Entreprenörer har olika interna modeller för hur kostnader, påslag och marginaler hanteras. Om beställaren inte tydligt anger vilken modell som ska gälla i entreprenaden finns därför en risk att anbudsgivarna räknar på olika förutsättningar. Anbuden kan då se jämförbara ut utan att faktiskt vara det.

Det är också viktigt att de ekonomiska förutsättningarna inte förändras efter tilldelningen på ett sätt som innebär att den vinnande entreprenören får möjligheter till ersättning eller marginaler som övriga anbudsgivare inte hade kännedom om när de lämnade sina anbud. En entreprenör kan exempelvis ha vunnit upphandlingen med ett lägre entreprenörsarvode, men om nya ersättningar, påslag eller marginaler förhandlas fram efteråt förändras de ekonomiska förutsättningar som konkurrensen byggde på.

Det riskerar att sätta likabehandlingen och konkurrensneutraliteten ur spel och kan även aktualisera upphandlingsrättsliga frågor om förändringar av det upphandlade kontraktet.

Därför anser vi att beställaren redan i upphandlingen ska definiera hur självkostnader beräknas, vad entreprenörsarvodet ska täcka, hur inköp och rabatter hanteras, vilka påslag som får göras och hur övriga kostnader ska ersättas.

Det som entreprenörerna konkurrerar om ska också vara den affär som genomförs efter tilldelningen.

URKRAFT:s experter svarar*: Entreprenörsarvodet är en central del av entreprenörens affär och ska täcka de kostnader och ekonomiska åtaganden som enligt Entreprenadkontraktet inte ersätts som självkostnader eller på annat särskilt avtalat sätt. I entreprenörsarvodet ska också entreprenörens möjlighet till vinst finnas.

Det behöver därför vara tydligt redan i upphandlingen vad entreprenörsarvodet ska täcka, så att varje anbudsgivare kan bedöma sina kostnader, sin risk och vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att genomföra entreprenaden som en sund och lönsam affär.

Entreprenören ska ges möjlighet att själv prissätta sitt entreprenörsarvode i konkurrensen utifrån de förutsättningar som beställaren har angett. Det är entreprenören som bäst känner den egna verksamheten, dess kostnadsstruktur och affärsmässiga förutsättningar och som därför behöver bedöma vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att täcka de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt ge möjlighet till vinst. När förutsättningarna är tydligt angivna i upphandlingen är det också entreprenören som ansvarar för det entreprenörsarvode som lämnas i anbudet.

Om entreprenören väljer att lämna ett entreprenörsarvode som inte ger täckning för de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt möjlighet till vinst, ska detta inte kompenseras genom att kostnader eller marginaler senare flyttas till andra delar av entreprenaden. Om så sker riskerar det att motverka den öppenhet och transparens som ersättningsmodellen och partnering bygger på.

Ett entreprenörsarvode kan därför inte bedömas enbart utifrån procentsatsen. Det måste alltid bedömas tillsammans med vad arvodet ska täcka och vilka övriga ersättningsprinciper som gäller i entreprenaden.

URKRAFT:s experter svarar*: Nej. Att entreprenören har en verklig kostnad innebär inte automatiskt att kostnaden ska ingå i självkostnad tid.

Självkostnad tid omfattar de kostnader som enligt beräkningsprinciperna ska hänföras till den enskilda anställde. Andra kostnader ska hanteras enligt entreprenadens ersättningsmodell, exempelvis genom entreprenörsarvodet eller som en separat ersättningsgill kostnad om detta framgår av Entreprenadkontraktet.

Alla verkliga kostnader är alltså inte självkostnad tid, men relevanta kostnader behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.

URKRAFTs experter svarar*: Konkurrensen ska inte upphöra när entreprenören har upphandlats. Tvärtom är en viktig del av partnering att beställaren och entreprenören gemensamt arbetar med affärsmässiga inköp och konkurrensutsättning under projektets genomförande.

Det handlar bland annat om upphandling av underentreprenörer, material, konsulter och andra köpta tjänster. Genom att planera inköpen tidigt, jämföra alternativ och konkurrensutsätta lämpliga delar av projektet kan parterna skapa bättre förutsättningar för konkurrenskraftiga priser och rätt kvalitet.

Öppna böcker och ekonomisk transparens gör det möjligt för beställaren att följa upp inköp, kostnader, rabatter och andra kommersiella villkor. Men transparens räcker inte i sig – det krävs också ett aktivt och systematiskt inköpsarbete.

Partnering innebär alltså inte att konkurrensen försvinner, utan att den används både när entreprenören väljs och vid inköpen under projektets genomförande.

URKRAFT:s experter svarar*: Enligt semesterlagen har en anställd rätt till 25 semesterdagar per semesterår. Genom kollektivavtal eller individuella anställningsvillkor kan den anställde ha rätt till fler semesterdagar.

I vår beräkningsmodell används den anställdes faktiska antal semesterdagar, dock högst 30 dagar. Har den anställde 25 dagar används 25, har personen 28 används 28 och vid 30 dagar eller fler används högst 30 dagar.

Semesterdagar därutöver betraktas i modellen som individuella eller företagsspecifika anställningsvillkor och ska finansieras genom entreprenörsarvodet.

Den gemensamma övre gränsen skapar likvärdiga förutsättningar och konkurrensneutralitet mellan entreprenörerna, samtidigt som den anställdes faktiska semestervillkor beaktas upp till 30 dagar.

URKRAFT:s experter svarar*: Sjukfrånvaro är en normal kostnadsfaktor för en arbetsgivare. Samtidigt ersätts entreprenören enligt modellen endast för den tid som faktiskt arbetas och redovisas i projektet. Beställaren betalar alltså inte för de timmar en medarbetare är sjuk.

Sjukfrånvaron beaktas i stället när den tillgängliga årsarbetstiden beräknas. Om den inte beaktades skulle arbetsgivarens årliga personalkostnad fördelas över fler arbetstimmar än vad som normalt är tillgängligt för arbete, vilket skulle innebära att den beräknade självkostnaden per arbetad timme blir för låg.

För att den enskilda medarbetarens faktiska sjukfrånvaro inte ska påverka beställarens kostnad använder URKRAFTs modell aktuell branschstatistik som en gemensam beräkningsgrund. Modellen blir därmed både mer förutsägbar och konkurrensneutral mellan entreprenörerna.

Kostnaden för sjukfrånvaro skulle även kunna hanteras genom entreprenörsarvodet. I så fall behöver det vara tydligt redan i upphandlingen att entreprenörsarvodet ska bära denna kostnad, så att anbudsgivarna kan ta hänsyn till detta när arvodet prissätts.

URKRAFT har i stället valt att beakta normal sjukfrånvaro vid beräkningen av tillgänglig årsarbetstid, eftersom syftet är att självkostnad tid så långt som möjligt ska motsvara entreprenörens relevanta kostnad för den arbetade timmen – varken mer eller mindre.

URKRAFT:s experter svarar*: Hur ofta måluppföljning och projektenkäter bör genomföras beror på projektets storlek, komplexitet, organisation och genomförandetid. Det finns därför ingen generell tidsintervall som passar alla projekt.

En lämplig utgångspunkt är att genomföra en första uppföljning när projektorganisationen har etablerats och deltagarna har fått erfarenhet av att arbeta tillsammans. Därefter bör uppföljningar ske regelbundet och gärna i samband med viktiga milstolpar eller övergångar mellan projektets olika faser.

Det är viktigt att uppföljningarna planeras redan vid projektets start och att det finns tid avsatt för att analysera resultaten, genomföra förbättringar och följa upp tidigare beslutade åtgärder.

Syftet är att upptäcka utvecklingsbehov i tid och skapa förutsättningar för kontinuerliga förbättringar under hela projektets genomförande.