Frågor och svar

URKRAFT:s experter svarar*: URKRAFT har under flera år använt beräkningsmallar för självkostnad tid där månadslönen för tjänstemän dividerats med ett genomsnitt om 168 timmar per månad. Modellen har använts i många av våra upphandlingar och fungerat som en praktisk grund för beräkningen av självkostnad tid.

Utifrån erfarenheterna från den praktiska tillämpningen har vi nu valt att utveckla beräkningsmetoden ytterligare. I den nya modellen utgår beräkningen i stället från den årliga personalkostnaden för respektive individ och den tillgängliga årsarbetstid som kostnaden ska fördelas över.

Det är alltså inte grundprincipen som har förändrats, utan metoden för hur självkostnad tid beräknas. Ambitionen är fortfarande densamma: självkostnad tid ska varken skapa vinst eller förlust.

Den årsbaserade modellen ger en mer sammanhållen beräkningsgrund där personalkostnaden och den arbetstid som kostnaden ska fördelas över hanteras under samma period.

URKRAFTs experter svarar*: Det beror på vad parterna har avtalat. Partnering är en arbetsform och innebär inte i sig att alla rabatter, bonusar och andra ekonomiska förmåner automatiskt ska tillfalla beställaren.

Vid ersättning enligt självkostnadsprincipen finns regler i AB 04 och ABT 06, kapitel 6 § 10 punkt 2, som skiljer mellan årsomsättningsrabatter och andra rabatter. Årsomsättningsrabatter ska beaktas när entreprenörsarvodet bestäms, medan övriga rabatter ska gottskrivas beställaren.

Parterna kan samtidigt avtala om andra principer. I de partneringupphandlingar där URKRAFT medverkar arbetar vi därför med att tydligt reglera hur rabatter, bonusar, återbäringar och andra ekonomiska förmåner ska hanteras.

Det är särskilt viktigt eftersom ekonomiska förmåner kan uppstå på flera sätt. En rabatt kan lämnas direkt på fakturan, medan en bonus eller återbäring kan betalas ut långt senare och baseras på inköp från flera projekt eller på företagets totala omsättning.

Om beställaren vill att sådana ekonomiska förmåner ska komma projektet till del behöver det framgå tydligt av upphandlingsdokumenten och entreprenadkontraktet. Entreprenören ska samtidigt kunna prissätta sitt entreprenörsarvode utifrån de ekonomiska förutsättningar som faktiskt ska gälla.

Samma principer behöver, där det är relevant, också föras vidare till underentreprenörer, installatörer och leverantörer.

För oss är det avgörande inte hur stor rabatten är, utan att projektets verkliga kostnader blir begripliga, verifierbara och hanteras enligt den affär som parterna har kommit överens om.

URKRAFTs experter svarar*: Ja, ett koncernbolag kan mycket väl vara det bästa alternativet för projektet. Det kan ha rätt kompetens, kapacitet, erfarenhet och resurser. Men att bolaget ingår i samma koncern som huvudentreprenören ska inte i sig ge någon fördel vid valet av underentreprenör eller leverantör.

I de partneringprojekt där URKRAFT medverkar är vår grundprincip att inköp ska konkurrensutsättas utifrån en gemensamt överenskommen upphandlings- och inköpsstrategi. Det gäller även när huvudentreprenören har egna bolag som erbjuder de aktuella tjänsterna.

Koncernbolaget ska därför kunna jämföras med andra aktörer på relevanta och likvärdiga förutsättningar. Utvärderingen behöver omfatta såväl pris som kompetens, kvalitet, kapacitet, produktivitet, risker och andra faktorer som är viktiga för projektet.

Det är också viktigt att konkurrensen genomförs på ett rättvist och transparent sätt. Ett närstående bolag ska inte få en fördel genom att exempelvis ha tillgång till mer information eller andra kalkylförutsättningar än övriga anbudsgivare. Beställaren behöver ha insyn i processen och eventuella intressekonflikter ska hanteras öppet.

Om det finns särskilda skäl att anlita ett koncernbolag utan konkurrensutsättning behöver dessa redovisas, prövas och hanteras enligt de principer som parterna har avtalat.

För oss handlar detta också om trovärdighet gentemot marknaden. Andra entreprenörer och leverantörer ska kunna känna att de har en verklig möjlighet att konkurrera om projektets uppdrag.

Koncernbolaget får gärna vinna uppdraget, men det ska vara för att det är det bästa valet för projektet – inte för att det tillhör samma koncern.

URKRAFTs experter svarar*: I bygg- och anläggningsprojekt kan samma underliggande vara eller tjänst ibland passera flera led innan kostnaden når beställaren.

En leverantör har sin ersättning. En underentreprenör kan lägga till sin marginal och därefter kan huvudentreprenörens entreprenörsarvode tillkomma.

Det är inte fel att varje företag får betalt för det värde, den risk och den prestation som företaget faktiskt tillför.

Problemet uppstår om projektet inte kan förstå vilka kostnader och marginaler som finns i de olika leden eller varför de finns där.

Öppna böcker behöver därför ge möjlighet att förstå hela värdekedjan. Frågan är inte bara vilken procentsats som läggs på, utan vilket värde respektive aktör tillför och vilken verklig kostnad projektet får.

URKRAFTs experter svarar*: Det går inte att sätta en generell tidsgräns. Det beror på vilken resurs det gäller, hur länge den ska användas, inköpspris, hyresvillkor, service, finansiering, transporter, underhåll, risk och vilket restvärde utrustningen förväntas ha när projektet inte längre behöver den.

Därför räcker det inte att jämföra ett inköpspris med en månadshyra.

Projektet behöver jämföra den verkliga totalkostnaden för alternativen under hela den förväntade användningstiden.

I partnering är detta en typisk fråga för den gemensamma ekonomistyrningen och upphandlings- och inköpsstrategin. Om projektet tidigt ser att en resurs ska användas under lång tid kan det finnas stora värden i att pröva andra lösningar än den som normalt används.

URKRAFTs experter svarar*: Ekonomisk kontroll handlar i grunden om att säkerställa att projektet betalar rätt belopp för det som redan har köpts eller utförts.

Aktiv ekonomistyrning börjar tidigare.

Då frågar projektorganisationen också om vi behöver köpa detta, om lösningen kan förändras, om ett annat material eller en annan leverantör ger större värde, om en resurs ska hyras eller köpas och hur beslutet påverkar slutkostnadsprognosen.

Det innebär att öppna böcker används som underlag för beslut och inte bara för kontroll.

Det är möjligt att ha ordning på varje faktura och ändå använda pengarna på fel saker.

För oss är därför ett av de viktigaste syftena med öppen ekonomi att skapa möjlighet att påverka projektets framtida kostnader medan det fortfarande går att påverka dem.