Frågor och svar

URKRAFT:s experter svarar*: Partnering är en arbetsform för att utveckla och genomföra bygg- och anläggningsprojekt där beställare, entreprenör, konsulter och andra viktiga aktörer ges förutsättningar att använda sin samlade kompetens, utveckla bättre lösningar och arbeta för projektets bästa.

Grundtanken är att rätt kompetens ska involveras vid rätt tidpunkt – innan viktiga vägval och lösningar redan är låsta.

Men partnering handlar om mer än ett bra samarbete. Upphandlingen, ekonomin, organisationen, beslutsvägarna, rollerna, ledarskapet och kulturen behöver stödja samma tanke.

Därför beskriver vi på URKRAFT partnering utifrån A-S-K modellen – Affären, Strukturen och Kulturen. När dessa delar utformas för att stödja varandra skapas bättre förutsättningar att använda projektets samlade kompetens och skapa största möjliga värde för projektet.

Partnering passar inte automatiskt alla projekt. Valet av arbetsform ska alltid utgå från projektets behov, förutsättningar och organisation. (1)

URKRAFT arbetar konsekvent enligt en beprövad struktur för utveckling av ledarskap och team. Vi inleder alltid med att tydliggöra nuläge och önskat läge tillsammans med uppdragsgivaren. Därefter utformar vi ett utvecklingsupplägg som kombinerar forskning, beprövade metoder och praktisk tillämpning i vardagen. Kunder upplever att arbetssättet skapar tydlighet, trygghet och ett mer effektfullt ledarskap som håller över tid.

Priset varierar beroende på vilken utbildning du väljer och om utbildningen genomförs fysiskt eller digitalt. Aktuellt pris framgår på bokningssidan för respektive utbildning. Samtliga priser anges exklusive moms.

URKRAFTs experter svarar*: Nej. Att en eller flera anbudsgivare begär mer tid innebär inte i sig att beställaren måste förlänga anbudstiden.

Det är beställaren som ansvarar för upphandlingen och bestämmer anbudstiden inom ramen för upphandlingslagstiftningen. Tiden ska vara rimlig med hänsyn till bland annat upphandlingens komplexitet och det arbete som krävs för att utarbeta ett anbud.

I vissa situationer måste anbudstiden däremot förlängas, exempelvis om beställaren gör väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten eller om kompletterande upplysningar som begärts i god tid inte lämnas inom föreskriven tid.

URKRAFTs rekommendation:

Vårt råd är att frågan om anbudstid hanteras redan innan upphandlingen annonseras. Beställaren behöver förstå marknaden och vilket arbete som faktiskt krävs av anbudsgivarna för att kunna lämna genomarbetade anbud.

När vi arbetar som beställarstöd är detta en viktig del av förberedelserna. Behovsanalys, marknadsanalys och dialog med marknaden kan ge värdefull kunskap – men det viktiga är inte exakt hur arbetet görs utan att beställaren skaffar sig tillräcklig förståelse innan anbudstiden bestäms.

Minst lika viktigt är att upphandlingsdokumenten är tydliga och genomarbetade från början. Leverantörerna ska kunna förstå uppdraget, kraven och affärsupplägget och därmed kunna bedöma om upphandlingen är intressant att lämna anbud på.

Under anbudstiden bör leverantörerna använda möjligheten att ställa frågor om något är oklart. Det ger beställaren möjlighet att svara och förtydliga så att informationen blir tillgänglig för alla.

Vid bygg- och anläggningsentreprenader upphandlar vi dessutom ofta något som ska fungera och skapa värde under 40–50 år eller ännu längre. Några extra dagar eller veckor för att skapa bra konkurrens och genomarbetade anbud är i det perspektivet en mycket liten del av helheten.

Om seriösa leverantörer begär förlängd anbudstid rekommenderar vi därför beställaren att också fråga sig varför. Är tiden rimlig i förhållande till vad leverantörerna faktiskt förväntas prestera?

Det är beställaren som bestämmer anbudstiden – men en professionell beställare lyssnar också på marknaden.

URKRAFTs experter svarar*: Partnering kan skapa mycket goda förutsättningar för att använda projektets samlade kompetens, identifiera risker och möjligheter tidigare och tillsammans utveckla lösningar som skapar största möjliga värde. Men partnering skapar inte automatiskt ett bra projekt.

Det intressanta är att många av partneringens största möjligheter också kan bli dess största risker.

Att involvera entreprenören tidigt skapar möjlighet att använda kunskap om produktion, kalkyl, inköp och byggbarhet medan projektet fortfarande går att påverka. Men om entreprenören får ett stort kunskapsövertag samtidigt som beställaren blir passiv eller saknar tillräcklig kompetens kan samma förutsättning bli en risk.

Öppen ekonomi kan ge beställaren bättre insyn och möjlighet att tillsammans med entreprenören styra projektets ekonomi. Men om det är oklart vad öppna böcker faktiskt innebär, hur självkostnader beräknas eller hur rabatter, bonusar och återbäringar hanteras kan den upplevda transparensen vara större än den verkliga.

En gemensam organisation kan ge snabbare beslut och bättre användning av projektets samlade kompetens. Men om roller, ansvar och mandat är otydliga kan samma organisation i stället skapa långsamma beslutsvägar och osäkerhet.

Och en kultur byggd på öppenhet och tillit kan göra det möjligt att lyfta problem tidigt och lösa dem tillsammans. Men tillit får inte förväxlas med att kontroll inte behövs eller att svåra frågor ska undvikas för att bevara en god relation.

Det är därför vi på URKRAFT arbetar utifrån A-S-K modellen – Affären, Strukturen och Kulturen. De tre delarna behöver stödja varandra.

En bra kultur kan inte kompensera för en affär som skapar fel ekonomiska drivkrafter. En bra affär räcker inte om organisationen saknar mandat och rätt kompetens. Och tydliga strukturer skapar inte ett bra projekt om människorna ändå arbetar i egna stuprör.

Partnering tar alltså inte bort projektets risker. Möjligheten ligger i att göra dem synliga tidigare och använda projektets samlade kompetens för att förebygga, hantera och följa upp dem.

URKRAFT rekommenderar:

Se möjligheter och risker som något projektet ska arbeta aktivt med genom hela processen – från upphandling och tidig utveckling till projektering, produktion och uppföljning.

Fråga regelbundet:

Har vi skapat en affär, en struktur och en kultur som gör det lättare för människorna i projektet att göra det som är bäst för projektet?

Och när svaret är nej – agera medan det fortfarande går att påverka.

URKRAFTs experter svarar*: Entreprenadföretag är helt beroende av att få nya uppdrag för att klara av att finnas på marknaden långsiktigt. För de entreprenörer som bygger sin verksamhet på kontinuitet och bra genomförda uppdrag med nöjda deltagare och slutanvändare är det nödvändigt att göra bra ifrån sig. I de fall där entreprenörer inte prioriterar att göra sitt bästa så vinner man inte kommande uppdrag, detta blir en katastrof för de entreprenörer som bygger sin verksamhet på nöjda kunder. Speciellt kännbart blir det för de som enbart fokuserar på partnering & samverkan om man inte hela tiden gör sitt bästa.

Vi tror att människor i sin natur vill göra sitt bästa och att man vill leva upp till det förtroende man fått genom att ingå ett kontrakt med kunder i partnering & samverkan. Som kund och beställare säkrar man upp valet av rätt människor i upphandlingen. Där gör man noggranna och medvetna val genom att ex vis hämta in referensbetyg från tidigare genomförda uppdrag. Om människorna känner sig utvalda så skapas en stolthet och en vilja att leva upp till den tillit man fått förtroende att förvalta, det är en nog så stark drivkraft om något. (54)

Våra ledarskapsprogram är uppbyggda för att ge verklig utveckling – inte bara inspiration. De sträcker sig ofta över tid och innehåller en kombination av utbildningsdagar, reflektion, praktisk träning och coaching. Kartläggningar som SDI eller Core Strengths används när de bidrar till ökad självinsikt och förståelse för hur ledarskapet påverkar andra. Deltagare beskriver programmen som strukturerade, relevanta och direkt användbara i vardagen. (2)

Ja. Vi skräddarsyr alltid uppläggen utifrån gruppens storlek, syfte och förutsättningar. Det kan till exempel handla om att stärka samarbetet, skapa energi i en konferens eller bara göra något roligt tillsammans. (2)

Vid våra fysiska utbildningar ingår kursmaterial, konferensavgift, fika, lunch och kursintyg. Vad som ingår kan variera något mellan olika utbildningar och framgår därför alltid på respektive bokningssida.

Resa och eventuell övernattning ingår inte i kursavgiften.

URKRAFTs experter svarar*: Partnering kan inte begränsas till beställaren och entreprenören eller till några personer i projektledningen. Arbetsformen behöver omfatta hela projektorganisationen och de aktörer som är viktiga för att projektet ska lyckas.

Det innebär att även konsulter, underentreprenörer, leverantörer och yrkesarbetare behöver förstå projektets mål, hur man ska arbeta tillsammans och vilken betydelse den egna insatsen har för helheten. Alla behöver inte vara delaktiga i samma frågor eller möten, men alla behöver förstå sin roll i det gemensamma projektet.

Det handlar också om att skapa närhet till dem vi faktiskt bygger för. Det kan vara verksamheten och de människor som ska använda det färdiga resultatet, men också tredje man som påverkas under genomförandet. Vid exempelvis ombyggnader och renoveringar kan människor samtidigt arbeta, bo eller vistas i den miljö där projektet genomförs. Deras behov och vardag blir då en viktig del av projektets förutsättningar.

På URKRAFT utgår vi från A-S-K modellen – Affären, Strukturen och Kulturen. Affären och strukturen skapar förutsättningar för hur projektet ska genomföras, medan kulturen behöver byggas och utvecklas mellan människorna i hela projektorganisationen.

Vår erfarenhet är att detta inte skapas genom en startworkshop. Partnering behöver byggas, underhållas och utvecklas under hela projektet. Nya människor kommer in, organisationen förändras och under tidspress är det lätt att falla tillbaka i traditionella roller och gränser mellan organisationerna.

För oss är en viktig målsättning att varje deltagare ska kunna se mer än sin egen arbetsuppgift – förstå sin del i helheten, vem vi bygger för och hur den egna insatsen bidrar till att projektet lyckas.