Självkostnad tid - principer & beräkningsmall
En tydlig modell för självkostnad tid
Vad kostar egentligen en arbetad timme? I partnering- och samverkansprojekt är frågan central – men svaret är inte alltid självklart. URKRAFT har under flera år arbetat med, tillämpat och successivt utvecklat en modell för självkostnad tid. Med tydlighet redan i upphandlingen vill vi bidra till mer jämförbara anbud, sundare konkurrens och färre ekonomiska diskussioner under projektet.
Innehållsförteckning: Självkostnad tid – principer & beräkningsmall
- Vad kostar egentligen en arbetad timme?
- Varför behövs gemensamma beräkningsprinciper?
- Självkostnad ska vara självkostnad – åt båda håll
- Tydligheten behöver finnas redan i upphandlingen
- Samma ersättningsprincip genom hela entreprenaden
- Därför gör vi modellen öppen för alla
- Så fungerar beräkningsmodellen
- Beräkningsprinciper och beräkningsmall
- Källor och beräkningsunderlag
- Om informationen på denna sida
- Frågor och svar om självkostnad tid
Vad kostar egentligen en arbetad timme?
Frågan kan verka enkel. I praktiken är den betydligt mer komplicerad – inte minst i entreprenader som genomförs på löpande räkning och i partnering- och samverkansprojekt, där ekonomin bygger på öppenhet, transparens och ersättning enligt självkostnadsprincipen.
URKRAFT har under flera år arbetat med självkostnad tid och använt beräkningsmallar i samband med upphandling och genomförande av entreprenader. Utifrån erfarenheterna från den praktiska tillämpningen har vi nu tagit ytterligare ett steg och utvecklat och förtydligat både beräkningsprinciperna och själva beräkningsmodellen.
Modellen utgår nu från den årliga personalkostnaden för respektive individ och den tillgängliga årsarbetstiden. Samtidigt har vi tydligare definierat vilka kostnader som ska ingå i självkostnad tid och vilka som ska hanteras på annat sätt i entreprenadens ersättningsmodell.
Varför behövs gemensamma beräkningsprinciper?
Frågan om självkostnad tid är inte ny. Genom åren har olika modeller och vägledningar tagits fram för att förenkla debitering och tillämpning av självkostnadsprincipen.
Ett exempel är LR06, som bland annat byggde på schabloniserade procentpåslag på verifierade löner. Efter 2015 upphörde Sveriges Byggindustrier, numera Byggföretagen, med att ta fram generella procentsatser. Företagens kostnadsbilder och bland annat pensionskostnader hade utvecklats på ett sätt som gjorde det svårt att genom generella schabloner spegla det enskilda företagets kostnader.
Byggherrarna har senare tagit fram en omfattande vägledning om tillämpningen av självkostnadsprincipen. Vägledningen ger stöd i hur principen kan förstås och tillämpas och uppmärksammar bland annat att timpris inte är definierat i AB 04 eller ABT 06 samt vikten av att parterna tydliggör vad ett överenskommet timpris omfattar. Samtidigt finns ett stort utrymme för parterna att själva avtala om hur olika kostnader och beräkningsprinciper ska hanteras.
I praktiken innebär det att beställare och upphandlare kan använda egna beräkningsmodeller, schabloner och krav samtidigt som entreprenörer utgår från sina egna sätt att beräkna och fördela kostnader.
Om principerna inte är gemensamma och tydliga redan i upphandlingen kan anbud som ser jämförbara ut därför bygga på olika ekonomiska förutsättningar. Gemensamma beräkningsprinciper skapar bättre förutsättningar för jämförbara anbud, konkurrensneutralitet och en transparent ekonomisk uppföljning.
Självkostnad ska vara självkostnad – åt båda håll
Utgångspunkten för vår modell är enkel: entreprenören ska varken tjäna eller förlora pengar på sin självkostnad för arbetad tid.
Entreprenören ska inte bygga in dolda marginaler eller vinster i självkostnaden. Entreprenörens affär ska i stället finnas öppet och tydligt i det entreprenörsarvode som parterna har avtalat. Entreprenörsarvodet ska både ge möjlighet till vinst och täcka de kostnader och ekonomiska åtaganden som enligt Entreprenadkontraktet inte ersätts som självkostnader eller på annat särskilt avtalat sätt.
Men principen behöver fungera åt båda håll. Beställaren bör inte heller använda en beräkningsmodell som innebär att ersättningen systematiskt understiger den definierade och verifierbara självkostnaden.
Om självkostnaden exempelvis är 650 kronor per timme men ersättningen begränsas till 550 kronor försvinner inte de resterande 100 kronorna. Entreprenören måste då antingen bära förlusten eller söka täckning någon annanstans i affären.
På motsvarande sätt ska en självkostnad på 600 kronor inte genom schabloner, interna beräkningsmodeller eller andra påslag bli 700 kronor innan entreprenörsarvodet läggs på.
En bra självkostnadsmodell ska därför varken gynna beställaren på entreprenörens bekostnad eller entreprenören på beställarens. Den ska skapa förutsättningar för en öppen, transparent och sund affär för båda parter.
Tydligheten behöver finnas redan i upphandlingen
En fungerande självkostnadsmodell handlar inte i första hand om att kontrollera entreprenören i efterhand. De ekonomiska spelreglerna behöver vara tydliga och kända för samtliga anbudsgivare redan när konkurrensen sker.
Det behöver bland annat vara tydligt:
- Vad som ingår i självkostnad tid och hur den ska beräknas,
- Hur lön och tillgänglig arbetstid ska hanteras,
- Hur lagstadgade och kollektivavtalade kostnader ska beräknas,
- Vilka individuella eller företagsspecifika kostnader och förmåner som inte ska ingå,
- Vad entreprenörsarvodet ska täcka,
- Hur och när förändringar av löner och andra beräkningsunderlag ska hanteras,
- Hur underlagen ska redovisas, vara spårbara och kunna verifieras.
Byggherrarnas vägledning framhåller också möjligheten att avtala om hur kostnadsposter ska hanteras och att förenklingar som avtalas redan vid upphandlingen kan underlätta både jämförelse och kontroll.
Ju tydligare spelreglerna är före anbudslämningen, desto bättre förutsättningar skapas för jämförbara anbud, konkurrensneutralitet och färre ekonomiska gränsdragningsfrågor under genomförandet.
Samma ersättningsprincip genom hela entreprenaden
URKRAFTs modell är avsedd att tillämpas genom hela entreprenaden. När självkostnad tid har fastställts för de personer som ska arbeta i projektet används samma beräknings- och ersättningsprincip genom entreprenadens olika faser fram till färdigställd och avlämnad entreprenad.
Det är särskilt värdefullt i partneringprojekt där olika faser kan överlappa varandra och samma person kan arbeta med frågor som hör till olika skeden. Ersättningsprincipen behöver då inte förändras beroende på i vilken fas den enskilda arbetstimmen utförs.
Självkostnad tid är samtidigt inte entreprenörens slutliga ersättning. På självkostnaden tillkommer det entreprenörsarvode som entreprenören lämnat i anbudet och som parterna avtalat i Entreprenadkontraktet:
Självkostnad tid + avtalat entreprenörsarvode = ersättning för arbetad tid
En sammanhängande ersättningsprincip minskar risken för ekonomiska gränsdragningsfrågor mellan olika faser och gör det möjligt att fokusera på vilka personer och kompetenser projektet behöver, snarare än vilken ersättningsmodell som gäller för den enskilda arbetstimmen.
Därför gör vi modellen öppen för alla
Vi har valt att göra modellen öppet tillgänglig eftersom vi tror att öppenhet och gemensam kunskap om entreprenadens ekonomi är värdefull för hela branschen och samhället runt den. Modellen ska kunna förstås och granskas inte bara av beställare och entreprenörer, utan också av exempelvis byggherrar, upphandlare, jurister, konsulter, politiker, beslutsfattare och medborgare.
Särskilt i offentligt finansierade projekt ser vi ett värde i att principerna bakom ersättningen är möjliga att förstå även för den som inte själv arbetar med entreprenadens ekonomi.
Modellen är inte framtagen för att fastställa vilket timpris en entreprenör ska ha. Företag har olika lönenivåer och kostnadsförutsättningar. Ambitionen är i stället att skapa en gemensam struktur för hur självkostnad tid ska beräknas, vilka kostnader som ska ingå och vilka som ska hanteras på annat sätt i entreprenadens ersättningsmodell.
De uppgifter och beräkningsunderlag som ligger till grund för självkostnad tid ska vara transparenta, spårbara och verifierbara.
Genom att publicera beräkningsmodell, principer, definitioner och källor vill vi göra det möjligt för andra att förstå, använda och granska modellen.
Modellen fortsätter samtidigt att utvecklas och uppdateras av URKRAFT utifrån förändringar i lagar, kollektivavtal och andra förutsättningar samt erfarenheter och frågeställningar som uppstår vid praktisk tillämpning.
Så fungerar beräkningsmodellen
Beräkningsmodellen utgår från att självkostnad tid fastställs individuellt för respektive anställd och bygger på två huvuddelar:
1. Årlig personalkostnad per anställd
Består av den anställdes lön samt de lagstadgade och kollektivavtalade kostnader som enligt beräkningsprinciperna ska hänföras till anställningen.
2. Tillgänglig årsarbetstid
Utgår från årets möjliga arbetstid och reduceras med de tidsreducerande faktorer som enligt modellen ska beaktas, exempelvis semester, helgdagar, arbetstidsförkortning och sjukfrånvaro.
Självkostnad tid beräknas enligt följande princip:
Årlig personalkostnad per anställd ÷ tillgänglig årsarbetstid = självkostnad tid/timme
För att fastställa vilka kostnader och beräkningsfaktorer som ska ingå utgår modellen från tillämplig lagstiftning, kollektivavtal, AB 04 och ABT 06, relevanta vägledningar, uppgifter från myndigheter och arbetsmarknadens parter samt branschstatistik där det är lämpligt.
Den individuella beräkningen skapar samtidigt en tydlig koppling till de arbetsrättsliga villkor som ligger till grund för kostnaden för den anställde. Eftersom modellen utgår från individens lön samt tillämpliga lagstadgade och kollektivavtalade kostnader blir det möjligt att följa och verifiera vilka kostnadsunderlag som ligger bakom den självkostnad tid som beräknas för respektive individ.
Modellen ersätter inte kontrollen av arbetsrättsliga villkor, men skapar transparens och spårbarhet som kan vara ett stöd vid sådan uppföljning.
Beräkningsprinciper och beräkningsmall
För att modellen ska kunna tillämpas på ett tydligt och enhetligt sätt i både upphandling och genomförande har vi samlat beräkningsprinciperna och beräkningsmodellen i två dokument som hör samman och ska användas tillsammans.
Bilaga 1.1 – Beräkningsprinciper för självkostnad tid
Beräkningsprinciperna beskriver de gemensamma reglerna för hur självkostnad tid ska fastställas.
Bilagan reglerar bland annat vilka kostnader som ska ingå respektive inte ingå i självkostnad tid, hur den tillgängliga årsarbetstiden ska fastställas samt vilka krav som ställs på transparens, spårbarhet och verifierbarhet.
Dokumentet är utformat för att kunna användas som en kontraktshandling i partneringprojekt där arbetad tid ersätts enligt självkostnadsprincipen.
Bilaga 1.2 – Beräkningsmall för självkostnad tid
Beräkningsmallen är det praktiska verktyget för att genomföra beräkningen.
I mallen anges de individuella uppgifter och övriga verifierbara beräkningsunderlag som behövs för att beräkna den årliga personalkostnaden och den tillgängliga årsarbetstiden. Utifrån dessa uppgifter beräknas självkostnad tid för respektive individ.
Mallen skapar samtidigt en gemensam struktur som gör beräkningen lättare att följa, jämföra och verifiera.
Bilaga 1.1 och bilaga 1.2 ska användas tillsammans. Beräkningsmallen tillämpas enligt principerna och avgränsningarna i bilaga 1.1. Vid motstridiga uppgifter mellan dokumenten gäller bilaga 1.1.
Om modellen ska vara avtalsbindande i det enskilda projektet behöver bilagorna införas i upphandlingsdokumenten och kopplas till Entreprenadkontraktet.
Källor och beräkningsunderlag
För att modellen ska vara transparent redovisar vi öppet de huvudsakliga källor och underlag som ligger till grund för beräkningsprinciperna.
Källorna omfattar bland annat lagstiftning, kollektivavtal, standardavtal och vägledningar samt information från myndigheter och arbetsmarknadens parter. För vissa beräkningsfaktorer används även branschstatistik.
Källorna har olika funktion i modellen. Vissa reglerar en kostnad eller rättighet, medan andra används för att fastställa en procentsats, beräkningsgrund eller annan faktor.
Källmatrisen visar därför både vilket område som berörs, hur det behandlas i modellen och vilken huvudsaklig källa som ligger till grund för tillämpningen.
Princip för källsättning
För tjänstepersoner/tjänstemän har källor från Byggföretagen/Unionen/Sveriges Ingenjörer/Ledarna och ITP-systemet använts i första hand. För yrkesarbetare har Byggavtalet mellan Byggföretagen och Byggnads samt Fora/SAF-LO använts i första hand. Lagkällor används för sådant som följer direkt av lag, exempelvis semester, arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt. Basbelopp anges som faktor, t.ex. 7,5 inkomstbasbelopp och 30 inkomstbasbelopp, inte som omräknade krontal i löptexten.
Område
Vad modellen utgår från
Huvudsaklig källa
Självkostnadsprincip
Definierad och verifierbar självkostnad, transparens, originalverifikat och gränsdragning mot entreprenörsarvode
Byggherrarna [SK1] och BKK [SK2]
Tjänstemän
Lön, arbetstid, arbetstidsförkortning (ATF) och övriga kollektivavtalsvillkor
Sveriges Ingenjörer [TA1], Byggföretagen [TA2] och Unionen [TA3]
Yrkesarbetare
Lön, arbetstid, ATF och övriga kollektivavtalsvillkor
Byggnads [BA1–BA2]
Semester
Lagstadgad semester samt kompletterande kollektivavtalsvillkor
Semesterlagen [L3], Sveriges Ingenjörer [TA1] och Byggnads [BA1]
Pension – tjänstemän
ITP, pensionspremier och särskild löneskatt på pensionskostnader
Collectum [P1], Avtalat [P2, F1] och Skatteverket [L4]
Pension – yrkesarbetare
Avtalspension SAF-LO och särskild löneskatt på pensionskostnader
Fora [P3], Avtalat [P4] och Skatteverket [L4]
Arbetsgivaravgifter
Lagstadgade arbetsgivaravgifter
Skatteverket [L1] och Socialavgiftslagen [L2]
Sjukfrånvaro
Statistik över sjukfrånvaro under arbetsgivarens sjuklöneperiod
SCB [L5]
Källförteckning med direkta länkar
[SK1] Byggherrarna – Vägledning om tillämpning av självkostnadsprincipen
(https://www.byggherre.se/vara-fragor/upphandling-avtal-och-juridik/vagledningar-avtal-och-kontraktsmallar/vagledning-om-sjalvkostnadsprincipen)
[SK2] BKK – Förtydligande nr 2 om AB 04/ABT 06 kap. 6 §§ 9–10 och originalverifikat
(https://foreningenbkk.se/wp-content/uploads/2016/11/BKKs-fortydligande-2-11-110908.pdf)
[TA1] Sveriges Ingenjörer – Tjänstemannaavtalet Byggföretagen 2025–2027, avtal mellan Byggföretagen, Unionen, Sveriges Ingenjörer och Ledarna
(https://www.sverigesingenjorer.se/kollektivavtal/avtalsomrade/byggforetagen/?block=22154&mode=Index&resourcename=1.+Tj%C3%A4nstemannaavtalet+-+Byggf%C3%B6retagen+2025+-+2027.pdf)
[TA2] Byggföretagen – Tjänstemannaavtalet; arbetstidsförkortning för tjänstemän från 1 april 2026
(https://byggforetagen.se/avtal/a3cd80f7-ff07-de11-b4e1-02bf9e69ca65/)
[TA3] Unionen – Byggföretagen, kollektivavtal och avtalsdokument
(https://www.unionen.se/kollektivavtal/byggforetagen)
[BA1] Byggnads – Ditt kollektivavtal; Byggavtalet 2025–2027 mellan Byggföretagen och Byggnads
(https://www.byggnads.se/stod-pa-jobbet/byggnads-kollektivavtal/ditt-kollektivavtal)
[BA2] Byggnads – ATF som kollektivavtalad förmån
(https://www.byggnads.se/aktuellt/2025/november/maxa-din-ledighet-med-hjalp-av-atf/)
[P1] Collectum – Aktuella premier och basbelopp för ITP; ange nivåer som faktor av inkomstbasbelopp, t.ex. 7,5 IBB och 30 IBB
(https://collectum.se/avtal-och-faktura/faktura-och-premier/aktuella-premier-och-basbelopp)
[P2] Avtalat – Tjänstepensionen ITP för tjänstemän
(https://www.avtalat.se/tjansteman/tjanstepensionen-itp/)
[P3] Fora – Avtalspension SAF-LO för arbetare
(https://www.fora.se/foretag/forsakringsavtalet-med-fora/tjanstepension-och-forsakringar-som-ingar/avtalspension-saf-lo/)
[P4] Avtalat – Avtalspension SAF-LO för arbetare
(https://www.avtalat.se/arbetare/avtalspension-saf-lo/)
[F1] Avtalat – Premier tjänstemän ITP 1; kollektivavtalade försäkringar och premier
(https://www.avtalat.se/arbetsgivare/kostnader-och-premier/premier-tjansteman-itp1/)
[L1] Skatteverket – Arbetsgivaravgifter
(https://www.skatteverket.se/foretag/arbetsgivare/arbetsgivaravgifterochskatteavdrag/arbetsgivaravgifter.4.233f91f71260075abe8800020817.html)
[L2] Socialavgiftslag (2000:980)
(https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/socialavgiftslag-2000980_sfs-2000-980/)
[L3] Semesterlag (1977:480)
(https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/semesterlag-1977480_sfs-1977-480/)
[L4] Skatteverket – Särskild löneskatt på pensionskostnader
(https://www.skatteverket.se/foretag/drivaforetag/foretagsformer/aktiebolag/sarskildloneskatt.4.6e8a1495181dad540843a8.html)
[L5] SCB – Sjukfrånvaro under sjuklöneperioden, de första 14 dagarna då arbetsgivaren betalar sjuklön
(https://www.scb.se/lamna-uppgifter/undersokningar/sjukfranvaro-under-sjukloneperioden-sus/)
Om informationen på denna sida
Informationen på denna sida beskriver och förklarar URKRAFTs modell för självkostnad tid och hur vi ser på dess tillämpning.
Bilaga 1.1 Beräkningsprinciper för självkostnad tid och bilaga 1.2 Beräkningsmall för självkostnad tid är framtagna för att kunna användas som kontraktshandlingar tillsammans med Entreprenadkontraktets övriga ersättningsbestämmelser. Informationen och förklaringarna på denna webbsida utgör däremot inte i sig kontraktshandlingar.
I det enskilda projektet är det alltid de kontraktshandlingar och de versioner av bilagorna som parterna har avtalat som reglerar vad som gäller mellan parterna.
Frågor och svar om självkostnad tid
I vårt arbete med självkostnad tid möter vi återkommande frågor om hur olika kostnader och situationer ska hanteras. Nedan har vi samlat några av de vanligaste frågorna. Svaren utgår från URKRAFTs beräkningsmodell och de principer för upphandling, entreprenadkontrakt och ersättning som modellen är avsedd att användas tillsammans med.
URKRAFT:s experter svarar*: Schabloner eller á-timpriser kan vara enklare att administrera, men de behöver inte motsvara den individuellt beräknade självkostnaden för den person som utför arbetet.
Två personer med samma roll kan ha olika lön och därmed olika lagstadgade och kollektivavtalade kostnader. Skillnaden i självkostnad tid kan därför vara betydande.
Om en roll exempelvis ersätts med ett á-timpris på 750 kronor per timme, men personens beräknade självkostnad är 650 kronor, uppstår en marginal på 100 kronor per timme innan entreprenörsarvodet läggs på. Om självkostnaden i stället är 850 kronor får entreprenören inte täckning för den kostnad som enligt modellen ska ersättas.
En avvikelse på 100 kronor per timme kan låta liten, men motsvarar 100 000 kronor vid 1 000 arbetade timmar för en person. I en entreprenad med exempelvis fem tjänstemän och fem yrkesarbetare kan motsvarande avvikelse innebära 1 miljon kronor vid samma antal arbetade timmar per person.
Schabloner och á-timpriser kan därmed skapa ekonomiska incitament kopplade till vilken person som används i projektet. Det riskerar att skapa dolda marginaler eller kostnader och motverka de principer om öppenhet, transparens och gemensam ekonomi som partnering bygger på.
Vår modell utgår därför från den individuellt beräknade och verifierbara självkostnaden för den person som utför arbetet. Det skapar också spårbarhet mellan den person vars självkostnad har beräknats och den person vars arbetade tid redovisas och ersätts i projektet.
Schabloner kan däremot vara lämpliga för enskilda beräkningsfaktorer där individuell beräkning inte är ändamålsenlig. I vår modell används exempelvis branschstatistik för sjukfrånvaro och föräldralön som gemensam beräkningsgrund. Schabloner kan även användas som stöd vid budgetering och kalkylering, men ska då inte förväxlas med den individuellt beräknade självkostnad tid som ligger till grund för ersättningen.
URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid ska motsvara entreprenörens definierade och verifierbara kostnad för den arbetade timmen enligt beräkningsprinciperna. Det är en grundläggande princip i en transparent partneringaffär.
Om ersättningen överstiger självkostnaden uppstår en marginal i timkostnaden. Om ersättningen understiger självkostnaden får entreprenören i stället en kostnad som behöver finansieras någon annanstans i affären. Båda situationerna riskerar att skapa ekonomiska incitament som motverkar den öppenhet och transparens som partnering bygger på.
En tydlig ersättningsmodell ska därför skilja mellan kostnad och vinst. Beställaren ska ersätta den definierade självkostnaden fullt ut, men inte mer. Entreprenören ska samtidigt kunna göra en sund och tydlig affär genom det entreprenörsarvode som parterna har konkurrensutsatt och avtalat.
Det minskar behovet och incitamentet att skapa marginaler eller kompensera kostnader på andra delar av entreprenaden och gör det tydligt för båda parter var entreprenörens vinst ska uppstå.
Självkostnad tid ska därför vara just självkostnad – varken mer eller mindre.
URKRAFT:s experter svarar*: Entreprenörsarvodet är en central del av entreprenörens affär och ska täcka de kostnader och ekonomiska åtaganden som enligt Entreprenadkontraktet inte ersätts som självkostnader eller på annat särskilt avtalat sätt. I entreprenörsarvodet ska också entreprenörens möjlighet till vinst finnas.
Det behöver därför vara tydligt redan i upphandlingen vad entreprenörsarvodet ska täcka, så att varje anbudsgivare kan bedöma sina kostnader, sin risk och vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att genomföra entreprenaden som en sund och lönsam affär.
Entreprenören ska ges möjlighet att själv prissätta sitt entreprenörsarvode i konkurrensen utifrån de förutsättningar som beställaren har angett. Det är entreprenören som bäst känner den egna verksamheten, dess kostnadsstruktur och affärsmässiga förutsättningar och som därför behöver bedöma vilken nivå på entreprenörsarvodet som krävs för att täcka de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt ge möjlighet till vinst. När förutsättningarna är tydligt angivna i upphandlingen är det också entreprenören som ansvarar för det entreprenörsarvode som lämnas i anbudet.
Om entreprenören väljer att lämna ett entreprenörsarvode som inte ger täckning för de kostnader som arvodet ska bära och samtidigt möjlighet till vinst, ska detta inte kompenseras genom att kostnader eller marginaler senare flyttas till andra delar av entreprenaden. Om så sker riskerar det att motverka den öppenhet och transparens som ersättningsmodellen och partnering bygger på.
Ett entreprenörsarvode kan därför inte bedömas enbart utifrån procentsatsen. Det måste alltid bedömas tillsammans med vad arvodet ska täcka och vilka övriga ersättningsprinciper som gäller i entreprenaden.
URKRAFT:s experter svarar*: Nej. Att entreprenören har en verklig kostnad innebär inte automatiskt att kostnaden ska ingå i självkostnad tid.
Självkostnad tid omfattar de kostnader som enligt beräkningsprinciperna ska hänföras till den enskilda anställde. Andra kostnader ska hanteras enligt entreprenadens ersättningsmodell, exempelvis genom entreprenörsarvodet eller som en separat ersättningsgill kostnad om detta framgår av Entreprenadkontraktet.
Alla verkliga kostnader är alltså inte självkostnad tid, men relevanta kostnader behöver ha en tydligt avtalad plats i entreprenadens ersättningsmodell.
URKRAFT:s experter svarar*: Självkostnad tid ska vara transparent, spårbar och verifierbar. Det innebär att beräkningen ska kunna följas från den färdiga timkostnaden tillbaka till de uppgifter och underlag som ligger till grund för den.
Beräkningen ska på begäran kunna styrkas med exempelvis lönespecifikationer, underlag för lagstadgade och kollektivavtalade kostnader samt annan relevant dokumentation. Underlagen ska vara spårbara till respektive individ och kunna följas över tid i den omfattning som krävs för att verifiera beräkningen.
Det gäller även när någon av de uppgifter som ligger till grund för självkostnaden förändras. Förändringar av lön och andra beräkningsunderlag ska kunna styrkas med relevant dokumentation och verifieras innan de tillämpas vid beräkningen av självkostnad tid.
Syftet är inte att beställaren ska bedöma hur entreprenören driver sitt företag eller sätter sina löner, utan att beställaren ska kunna verifiera den kostnad som enligt Entreprenadkontraktet ska ligga till grund för ersättningen i entreprenaden.
Öppna böcker förutsätter att den kostnad som ersätts också går att följa och verifiera.
URKRAFT:s experter svarar*: Förändringar av en anställds lön till följd av ordinarie lönerevision hanteras enligt det kollektivavtal som är tillämpligt för den anställde. Den förändrade lönen får tillämpas från den tidpunkt då lönerevisionen gäller, under förutsättning att den kan styrkas och verifieras.
De gemensamma beräkningsfaktorerna i modellen revideras den 1 april varje år. Då uppdateras de procentuella satser och andra beräkningsunderlag som är kända och som enligt modellen ska ingå i självkostnad tid.
Individuella löneförändringar utöver ordinarie lönerevision, exempelvis till följd av befordran, förändrad befattning eller andra företagsspecifika beslut, ska däremot inte automatiskt påverka självkostnad tid. Sådana förändringar ska godkännas av beställaren innan de får påverka ersättningen.
Om förändringen samtidigt innebär en förändring av organisation, roll eller personal ska detta även hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser.
URKRAFT:s experter svarar*: Byte av en offererad eller överenskommen nyckelperson ska hanteras enligt Entreprenadkontraktets bestämmelser. Det är därför viktigt att redan i upphandlingen reglera både förutsättningarna för personbyte och hur eventuella ekonomiska konsekvenser ska hanteras.
I URKRAFTs Entreprenadkontrakt ska beställaren skriftligen godkänna en tillkommande nyckelperson. Personen ska bland annat ha minst likvärdig kompetens och erfarenhet samt uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.
Förändring av personal berättigar enligt våra kontraktsvillkor inte till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Att en ersättande person har en högre individuell självkostnad innebär därför inte att merkostnaden automatiskt får föras över på beställaren.
Den nya personens självkostnad tid ska samtidigt beräknas enligt samma principer som för övriga medarbetare och vara transparent, spårbar och verifierbar. Att den nya personens självkostnad kan beräknas och verifieras innebär alltså inte i sig att beställaren har accepterat en högre kostnad till följd av personbytet.
I entreprenader där motsvarande reglering saknas behöver frågan hanteras utifrån de kontraktshandlingar och ersättningsprinciper som parterna faktiskt har avtalat.