Vikten av att upphandla rätt kompetens vid val av partnering- eller samverkansledare

Partnering och samverkan är en arbetsform som kräver både erfarenhet och en väl genomtänkt metodik, och därför är det viktigt att sondera marknaden, lyssna på andra beställare och även ta kontakt med de som arbetar professionellt med partnering. På så sätt kan man skapa en bättre förståelse för vad en partneringledare/samverkansledare faktiskt bör leverera och vilka förutsättningar som krävs för att lyckas.

Lars har arbetat med partnering i över åtta år och har under denna tid utvecklat sin metodik och sina upphandlingar i takt med nya erfarenheter och insikter. Men under de första åren var det dock inte självklart att förstå vilken kompetens man skulle kravställa för att få det stöd man behövde. Vid den första upphandlingen anlitades en konsult för stöd i partneringprocessen, men det visade sig senare att konsulten saknade den djupa kunskap och erfarenhet som krävdes. Det var först när Lars jämförde sina erfarenheter med andra beställare som han insåg hur professionella aktörer, såsom URKRAFT, arbetade. Då blev skillnaderna tydliga i var bristerna fanns hos den man anlitat.

Genom samarbetet med URKRAFT fann man rätt kompetens och kunde vidareutveckla sin struktur och metodik. Tillsammans med URKRAFT har man format en arbetsprocess där erfarenhet, beprövade metoder och strukturerad vägledning har blivit en del av det gemensamma arbetssättet.

Utmaningen med att identifiera rätt kompetens hos en partnering-/samverkansledare

I upphandlingen av en partnering-/samverkansledare är det avgörande att företaget och konsulterna har den kompetens som krävs för att fungera som beställarens stöd. Från idé till utformandet av en upphandlingsstrategi, framtagande av förfrågningsunderlag, stöd i utvärderingsprocessen, samt ha en väl beprövad plan och struktur för genomförandet ända till överlämnandet av partneringprojektet. Partnering handlar om strukturerad samverkan mellan olika aktörer, och en partnering-/samverkansledare måste därför ha både teoretisk och praktisk erfarenhet för att kunna säkerställa att processen genomförs på rätt sätt.

Vid upphandling av en partnering-/samverkansledare är det lätt att tro att alla som erbjuder dessa tjänster har den kompetens som krävs, men verkligheten kan vara mer komplex. Det finns de som lämnar anbud trots att de aldrig har arbetat med partnering i praktiken – lycksökare som saknar verklig erfarenhet men ändå marknadsför sig inom området. Om upphandlingen inte är tillräckligt genomtänkt finns det en risk att man anlitar en sådan aktör, vilket kan få negativa konsekvenser för hela projektet, om man inte gör rätt från början.

Grundläggande krav för att titulera sig partnering- eller samverkansledare

Ett grundläggande krav bör vara att partnering-/samverkansledaren har genomgått sedvanliga externa utbildningar inom partnering, på samma sätt som andra yrkesroller med stort ansvar kräver specifik utbildning, såsom läkare, advokater och mäklare. En partneringledare måste kunna säkerställa att arbetet utförs enligt branschstandard och att partneringmetodiken tillämpas korrekt genom hela projektets livscykel.

Om en upphandling inte fokuserar på rätt krav och kriterier kan det leda till:

• Otydligt stöd – En partneringledare/samverkansledare behöver kunna vägleda och ge praktiska råd, men utan rätt erfarenhet kan insatserna bli allmänna och inte anpassade efter beställarens behov.
• Brist på struktur – Partnering handlar om samverkan och transparens, och om partneringledaren/samverkansledaren saknar erfarenhet av att etablera tydliga processer kan det skapa osäkerhet i samarbetet.
• Svårt att uppnå målen – Partnering är en metodik, och utan en partneringledare/samverkansledare som har en beprövad arbetsprocess kan det bli svårt att realisera de förväntade effekterna av det man vill uppnå.

Lars Ålanders erfarenhet – en gemensam utveckling

Lars lyfter vikten av att få flera medarbetare att bli involverade i att utveckla partneringarbetet och upphandlingsprocesserna. Tillsammans med URKRAFT har man vägletts genom en strukturerad arbetsprocess där erfarenheter, exempel och praktiska metoder har omvandlats till ett gemensamt arbetssätt. Genom denna samverkan har man inte bara fått vägledning utan också aktivt bidragit till att forma sin egen struktur för partnering.

Genom samarbetet med URKRAFT har vi fått konkreta exempel och beprövade metoder som vi tillsammans har arbetat in i vår verksamhet. Det är ett arbetssätt vi själva har varit delaktiga i att forma, där flera medarbetare har bidragit med insikter och erfarenheter från våra projekt. Det har gjort att vi idag har en tydlig struktur där vi känner oss trygga i varje steg av partneringprocessen, säger Lars Ålander, projektledare och upphandlare.

En annan positiv effekt av samarbetet är att vi har kunnat använda de erfarenheter och metoder som utvecklats inom partnering även inom andra områden. Den process man tillsammans med URKRAFT har etablerat har även lett till att upphandlingar och arbetssätt inom andra områden, såsom ramavtal och strategiska inköp, har förbättrats och byggts på samma principer.

Vi ser att det vi har lärt oss inom partnering inte bara gäller partneringprojekt. Våra upphandlingar av ramavtal och andra strategiska avtal har också utvecklats genom att vi applicerat samma tydliga struktur och principer. Vi har nu ett mer enhetligt och genomtänkt arbetssätt för alla våra upphandlingar, oavsett område, säger Lars.

Lärdomar inför framtida upphandlingar

Lars Ålanders erfarenhet visar hur viktigt det är att förstå vilken kompetens som behövs vid en partneringupphandling. För att säkerställa att rätt partneringledare/samverkansledare anlitas kan det vara värdefullt att:

• Lyssna på andras erfarenheter – Ta del av insikter från andra beställare och de som arbetar med partnering dagligen.
• Utforma tydliga krav – Ställ krav på att partneringledaren/samverkansledaren ska redovisa konkreta exempel och visa att de har den utbildning och erfarenhet som krävs.
• Se upp för lycksökare – Säkerställ att partneringledaren/samverkansledaren har praktisk erfarenhet och inte bara säljer in sig utan relevant bakgrund.
• Välja en metodisk och strukturerad aktör – En partneringledare/samverkansledare med en etablerad arbetsprocess ger trygghet och kvalitet genom hela uppdraget.