Måluppföljning och projektenkät

URKRAFTs experter svarar*: Partnering kan inte begränsas till beställaren och entreprenören eller till några personer i projektledningen. Arbetsformen behöver omfatta hela projektorganisationen och de aktörer som är viktiga för att projektet ska lyckas.

Det innebär att även konsulter, underentreprenörer, leverantörer och yrkesarbetare behöver förstå projektets mål, hur man ska arbeta tillsammans och vilken betydelse den egna insatsen har för helheten. Alla behöver inte vara delaktiga i samma frågor eller möten, men alla behöver förstå sin roll i det gemensamma projektet.

Det handlar också om att skapa närhet till dem vi faktiskt bygger för. Det kan vara verksamheten och de människor som ska använda det färdiga resultatet, men också tredje man som påverkas under genomförandet. Vid exempelvis ombyggnader och renoveringar kan människor samtidigt arbeta, bo eller vistas i den miljö där projektet genomförs. Deras behov och vardag blir då en viktig del av projektets förutsättningar.

På URKRAFT utgår vi från A-S-K modellen – Affären, Strukturen och Kulturen. Affären och strukturen skapar förutsättningar för hur projektet ska genomföras, medan kulturen behöver byggas och utvecklas mellan människorna i hela projektorganisationen.

Vår erfarenhet är att detta inte skapas genom en startworkshop. Partnering behöver byggas, underhållas och utvecklas under hela projektet. Nya människor kommer in, organisationen förändras och under tidspress är det lätt att falla tillbaka i traditionella roller och gränser mellan organisationerna.

För oss är en viktig målsättning att varje deltagare ska kunna se mer än sin egen arbetsuppgift – förstå sin del i helheten, vem vi bygger för och hur den egna insatsen bidrar till att projektet lyckas.

URKRAFT:s experter svarar*: Gemensamma mål är en viktig del av partnering och samverkan. Men det räcker inte att formulera målen vid projektets start – de behöver också följas upp regelbundet för att säkerställa att projektorganisationen arbetar i den riktning som parterna har kommit överens om.

Genom systematisk måluppföljning får projektets deltagare möjlighet att bedöma hur väl samarbetet fungerar, om arbetssätten stödjer de gemensamma målen och om det finns områden som behöver utvecklas.

Uppföljningen skapar också förutsättningar för en öppen dialog om projektets styrkor, utmaningar och förbättringsmöjligheter. På så sätt blir målen inte bara formuleringar i ett dokument, utan ett aktivt verktyg för att styra och utveckla projektet.

URKRAFT:s experter svarar*: En projektenkät ger deltagarna möjlighet att beskriva hur de upplever samarbetet, kommunikationen, ledarskapet och arbetssätten i projektet. Genom att samla in och sammanställa deltagarnas uppfattningar skapas en gemensam bild av hur samarbetet fungerar i praktiken.

Resultatet kan synliggöra både styrkor och områden där det finns olika uppfattningar eller behov av förbättringar. Det ger projektorganisationen ett konkret underlag för dialog, gemensamma prioriteringar och utvecklingsinsatser.

Det viktiga är inte enbart att genomföra enkäten, utan framför allt hur resultatet används. När deltagarna tillsammans analyserar resultaten, beslutar om förbättringsåtgärder och följer upp dessa kan projektenkäten bli ett värdefullt verktyg för att stärka samarbetet och projektets genomförande.

URKRAFT:s experter svarar*: Hur ofta måluppföljning och projektenkäter bör genomföras beror på projektets storlek, komplexitet, organisation och genomförandetid. Det finns därför ingen generell tidsintervall som passar alla projekt.

En lämplig utgångspunkt är att genomföra en första uppföljning när projektorganisationen har etablerats och deltagarna har fått erfarenhet av att arbeta tillsammans. Därefter bör uppföljningar ske regelbundet och gärna i samband med viktiga milstolpar eller övergångar mellan projektets olika faser.

Det är viktigt att uppföljningarna planeras redan vid projektets start och att det finns tid avsatt för att analysera resultaten, genomföra förbättringar och följa upp tidigare beslutade åtgärder.

Syftet är att upptäcka utvecklingsbehov i tid och skapa förutsättningar för kontinuerliga förbättringar under hela projektets genomförande.

URKRAFT:s experter svarar*: Om en projektenkät visar på brister i samarbetet är det viktigt att se resultatet som en möjlighet till utveckling, snarare än som ett misslyckande. Att olika uppfattningar och utmaningar synliggörs är en naturlig del av ett öppet och transparent samarbete.

Det första steget är att gemensamt analysera resultaten och försöka förstå orsakerna bakom de områden som fått lägre omdömen. Det kan exempelvis handla om otydliga roller och mandat, bristande kommunikation, försenade beslut eller olika förväntningar mellan projektets parter.

Utifrån analysen bör projektorganisationen komma överens om konkreta förbättringsåtgärder, vem som ansvarar för genomförandet och när åtgärderna ska följas upp.

Genom att arbeta strukturerat med resultaten kan projektet stärka förtroendet, förbättra samarbetet och förebygga att mindre problem utvecklas till större konflikter.