URKRAFTs experter svarar*: Utgångspunkten är att anbudet ska vara komplett när anbudstiden går ut. Möjligheten att därefter rätta, förtydliga eller komplettera ett anbud är begränsad och måste bland annat bedömas utifrån principerna om likabehandling och öppenhet.
Det är stor skillnad mellan att förtydliga eller komplettera uppgifter i ett redan lämnat anbud och att ge en anbudsgivare möjlighet att i efterhand förändra eller förbättra sitt anbud.
Beställaren behöver därför bedöma vad som saknas, varför uppgiften saknas och vilken betydelse en komplettering skulle få. En komplettering får inte innebära att anbudsgivaren i praktiken får möjlighet att lämna ett nytt eller förändrat anbud efter sista anbudsdag.
URKRAFTs rekommendation:
Vårt viktigaste råd börjar egentligen långt tidigare: försök se upphandlingen med anbudsgivarens ögon.
Det ska vara enkelt att förstå vad som efterfrågas, vilka uppgifter som ska lämnas och vad som kommer att ligga till grund för kvalificering och utvärdering.
När vi utbildar och stödjer beställare återkommer vi ofta till just detta. Upphandlingsdokumenten är inte i första hand till för beställarens interna administration – de är beställarens kommunikation med marknaden.
Tydliga, relevanta och välstrukturerade upphandlingsdokument skapar bättre förutsättningar för konkurrens och genomarbetade anbud och minskar samtidigt risken för formella fel och behovet av kompletteringar i efterhand.
Målet med upphandlingen är att skapa god konkurrens och få attraktiva och genomarbetade anbud.
Undvik därför onödigt omfattande standardtexter, uppgifter som inte är relevanta för den aktuella upphandlingen och komplicerade strukturer som ökar risken för missförstånd och formella fel.
Ju tydligare och enklare det är att lämna ett korrekt anbud från början, desto mindre blir också behovet av att i efterhand ta ställning till svåra frågor om kompletteringar och förtydliganden.
När en komplettering ändå aktualiseras rekommenderar vi att beställaren ställer tre frågor:
Vad saknas? Var det tydligt att uppgiften skulle lämnas? Innebär kompletteringen att anbudsgivaren får möjlighet att förändra eller förbättra sitt anbud?
Författare
