URKRAFTs experter svarar*: Om flera anbudsgivare har tolkat samma krav på ett annat sätt än beställaren avsett finns det anledning att först undersöka om upphandlingsdokumenten varit tillräckligt tydliga.
Utgångspunkten är att upphandlingsdokumenten ska vara utformade så att leverantörerna kan förstå vad som efterfrågas och på vilka grunder anbuden kommer att bedömas. Leverantörerna har samtidigt ett ansvar att läsa upphandlingsdokumenten och använda möjligheten att ställa frågor när något uppfattas som oklart.
Situationen blir särskilt viktig om anbudstiden redan har löpt ut. Beställaren kan då inte utan vidare ändra förutsättningarna eller låta anbudsgivarna lämna sådant som egentligen skulle ha funnits i anbudet. Möjligheterna till ändringar och kompletteringar efter anbudstidens utgång är begränsade.
Om samtliga eller nästan samtliga anbudsgivare har gjort samma tolkning bör beställaren därför analysera om problemet ligger i anbuden eller i hur kravet har formulerats.
URKRAFTs rekommendation:
När flera anbudsgivare oberoende av varandra gör samma tolkning bör beställaren vara försiktig med att automatiskt dra slutsatsen att samtliga har gjort fel.
Vår erfarenhet är att återkommande missförstånd ofta är värdefull information till beställaren. De kan visa att något som varit självklart för den som skrivit upphandlingsdokumenten inte varit lika självklart för den som ska förstå dem och lämna anbud.
Det kan också vara en tydlig signal om att upphandlingsdokumenten behöver ses över.
Beställaren bör då analysera vad som faktiskt har kommunicerats, hur en rimligt informerad och normalt omsorgsfull leverantör har kunnat förstå kravet och vilka konsekvenser detta får för den fortsatta upphandlingen.
Målet måste vara att leverantörerna redan från början ska förstå vad som efterfrågas, vad de ska lämna in och hur deras anbud kommer att bedömas.
Författare
