URKRAFTs experter svarar*: Det finns ingen enkel gräns. Bedömningen måste göras utifrån vilken betydelse ändringen får för upphandlingen, leverantörerna och konkurrensen.
Mindre förtydliganden och justeringar kan normalt göras under anbudstiden. Vid väsentliga ändringar ska anbudstiden som utgångspunkt förlängas så att leverantörerna får tillräcklig tid att anpassa sina anbud.
Men en förlängd anbudstid löser inte alla situationer. Om förändringarna blir så omfattande att upphandlingens art förändras kan upphandlingen behöva göras om.
URKRAFTs rekommendation:
Här finns en viktig praktisk aspekt.
När en upphandling annonseras läser leverantörerna upphandlingsdokumenten och gör en första bedömning: Passar uppdraget oss? Uppfyller vi kraven? Är affärsupplägget intressant? Ska vi lägga tid och resurser på att lämna anbud?
En potentiell anbudsgivare kan redan då välja bort upphandlingen.
Om beställaren senare gör stora förändringar genom exempelvis frågor och svar finns därför en risk att upphandlingen har blivit intressant även för leverantörer som redan valt att inte delta.
Beställaren kan inte utgå från att dessa potentiella anbudsgivare återkommer och tar del av förändringarna.
Vi rekommenderar därför beställaren att ställa en kontrollfråga:
Om de nya förutsättningarna hade funnits med från början – hade andra leverantörer då kunnat vara intresserade av att lämna anbud?
Om svaret kan vara ja bör beställaren vara försiktig med att hantera förändringen enbart genom frågor och svar och en förlängd anbudstid. Vid stora och genomgripande förändringar kan det vara bättre – och i vissa fall nödvändigt – att avbryta, justera upphandlingsdokumenten och annonsera på nytt.
Då får hela marknaden möjlighet att bedöma upphandlingen utifrån samma förutsättningar från början.
Bra konkurrens handlar inte bara om att behandla de kvarvarande anbudsgivarna lika, utan också om att ge den relevanta marknaden möjlighet att förstå upphandlingen och ta ställning till om man vill delta.
Författare
