URKRAFTs experter svarar*: Nej. Att en eller flera anbudsgivare begär mer tid innebär inte i sig att beställaren måste förlänga anbudstiden.
Det är beställaren som ansvarar för upphandlingen och bestämmer anbudstiden inom ramen för upphandlingslagstiftningen. Tiden ska vara rimlig med hänsyn till bland annat upphandlingens komplexitet och det arbete som krävs för att utarbeta ett anbud.
I vissa situationer måste anbudstiden däremot förlängas, exempelvis om beställaren gör väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten eller om kompletterande upplysningar som begärts i god tid inte lämnas inom föreskriven tid.
URKRAFTs rekommendation:
Vårt råd är att frågan om anbudstid hanteras redan innan upphandlingen annonseras. Beställaren behöver förstå marknaden och vilket arbete som faktiskt krävs av anbudsgivarna för att kunna lämna genomarbetade anbud.
När vi arbetar som beställarstöd är detta en viktig del av förberedelserna. Behovsanalys, marknadsanalys och dialog med marknaden kan ge värdefull kunskap – men det viktiga är inte exakt hur arbetet görs utan att beställaren skaffar sig tillräcklig förståelse innan anbudstiden bestäms.
Minst lika viktigt är att upphandlingsdokumenten är tydliga och genomarbetade från början. Leverantörerna ska kunna förstå uppdraget, kraven och affärsupplägget och därmed kunna bedöma om upphandlingen är intressant att lämna anbud på.
Under anbudstiden bör leverantörerna använda möjligheten att ställa frågor om något är oklart. Det ger beställaren möjlighet att svara och förtydliga så att informationen blir tillgänglig för alla.
Vid bygg- och anläggningsentreprenader upphandlar vi dessutom ofta något som ska fungera och skapa värde under 40–50 år eller ännu längre. Några extra dagar eller veckor för att skapa bra konkurrens och genomarbetade anbud är i det perspektivet en mycket liten del av helheten.
Om seriösa leverantörer begär förlängd anbudstid rekommenderar vi därför beställaren att också fråga sig varför. Är tiden rimlig i förhållande till vad leverantörerna faktiskt förväntas prestera?
Det är beställaren som bestämmer anbudstiden – men en professionell beställare lyssnar också på marknaden.
Författare
