URKRAFTs experter svarar*: För oss på URKRAFT innebär öppen ekonomi att parterna har den insyn i projektets ekonomi som behövs för att tillsammans kunna förstå, följa upp och påverka den.
Öppen ekonomi handlar alltså inte bara om att beställaren i efterhand ska kunna kontrollera entreprenörens fakturor och kostnader. Det viktiga är att den ekonomiska informationen används aktivt under projektets gång för att fatta bättre beslut.
Det börjar redan i planeringen. Budgetar, kalkyler, resursbehov, inköp, risker och möjligheter behöver göras synliga och begripliga för dem som ska arbeta med och fatta beslut om projektets ekonomi. När projektet utvecklas följs detta upp mot verkligt utfall och kompletteras med prognoser för återstående arbete.
Öppenheten är också viktig innan kostnaderna uppstår. När entreprenören exempelvis ansvarar för upphandling av underentreprenörer, leverantörer, konsulter eller andra aktörer behöver beställaren ha insyn och möjlighet till samråd kring upphandlingen. Det handlar inte om att beställaren ska ta över entreprenörens ansvar för inköpet, utan om att tillsammans skapa förutsättningar för konkurrens och tydliga kriterier för vad som är viktigt i valet av aktör. På så sätt kan projektet inte bara följa vad något kostade, utan också vara med och skapa förutsättningarna för att rätt aktör väljs på rätt grunder innan kostnaden uppstår.
På så sätt kan projektorganisationen hela tiden ställa frågor som: Var befinner vi oss ekonomiskt? Varför ser kostnaderna ut som de gör? Vad återstår? Vart är vi på väg – och vad kan vi fortfarande påverka?
Öppenheten behöver också omfatta de kostnader som uppstår genom inköp av material, underentreprenörer, konsulter och andra köpta tjänster. För oss innebär det att projektet ska kunna följa verkliga nettokostnader, där exempelvis rabatter, bonusar och återbäringar hanteras öppet enligt den affär som parterna har kommit överens om.
Men öppen ekonomi innebär inte att alla i projektet behöver ha tillgång till all ekonomisk information. Insynen behöver finnas hos rätt personer och på den nivå som behövs för att kunna styra, följa upp och fatta beslut. Det behöver också vara tydligt från början vilken ekonomisk information som ska vara öppen, hur den ska redovisas och hur den ska följas upp.
Öppen ekonomi bygger därför både på transparens och struktur. Om informationen finns men är svår att förstå, kommer för sent eller inte används i projektets styrning skapar öppenheten i sig begränsat värde.
För oss är målet alltså inte öppenhet för öppenhetens skull. Målet är att använda den ekonomiska transparensen för att skapa en gemensam förståelse för projektets ekonomi och ge organisationen möjlighet att agera medan det fortfarande går att påverka resultatet.
Öppen ekonomi är därför inte samma sak som löpande räkning. Löpande räkning beskriver en ersättningsform. Öppen ekonomi beskriver hur vi skapar insyn och använder ekonomisk information för att tillsammans styra projektet.
Författare
